Удаленная работа в период карантина

Удаленная работа — один из немногих способов, который позволит бизнесу удержаться на плаву в период массовых карантинных мероприятий, вызванных эпидемией COVID-19. Плюсы от такого формата деятельности очевидны, и о них шла речь в предыдущей статье.

Однако, быстрое переформатирование бизнеса, спровоцированное новыми реалиями, несет в себе ряд угроз. Наладить удаленную работу не так сложно, как кажется на первый взгляд. Если в компании достаточный парк ноутбуков, отправить всех сотрудников по домам, предварительно обеспечив их минимальным набором необходимой техники и программного обеспечения — дело нескольких часов. Предприимчивые управленцы даже могут постараться обойтись без систем тайм-трекинга, просто поставив в обязанность персоналу регулярно отчитываться руководству по почте или в скайпе. Конечно, эффективность такого метода вызывает сомнения: чем именно будет заниматься сотрудник в перерыве между такими «отчетами» — большой вопрос, но, босс хотя бы сможет увидеть тех, кто остается вовлеченным в жизнь бизнеса.

Гораздо большую опасность представляют собой базы данных, к которым руководство само предоставляет открытый доступ, полностью теряя все процессы из виду. В любой современной компании существует множество программ, без которых работа уже невозможна. Всевозможные 1С, CRM и ERP системы привнесли в жизнь офисных тружеников максимум удобства, систематизировав и собрав нужную информацию в одном месте. В базах программ хранится практически все: контакты коллег по цеху, данные о партнерах и поставщиках, списки клиентов. Централизованная система хранения данных — это не только удобство для пользователей, но и облегчение задачи злоумышленнику, который решится украсть информацию. Ведь все яйца уже аккуратно сложены в одну корзину.

Бесконтрольное использование CRM и ERP представляет опасность не только в режиме удаленной работы. Даже в офисе, под неусыпным наблюдением начальства, без дополнительных систем защиты, никто не может дать гарантии, что хитроумный инсайдер не попытается украсть ценную коммерческую информацию. «Визуальный» контроль работы — фикция, не защищающая ровным счетом ни от чего.

В режиме домашней работы в условиях карантина ситуация значительно усугубляется. Во-первых, отключаются моральные сдерживающие факторы: босс не видит — значит можно все. Во-вторых, карантинные мероприятия сопровождаются экономическим коллапсом — многие работники начинают задумываться о дополнительных источниках дохода. А что может быть проще, чем продать конфиденциальную информацию конкурентам?

Единственный эффективный способ, позволяющий предотвратить ЧП — взять под полное наблюдение все перемещения данных.

Современные мониторинговые комплексы способны отслеживать «цифровую жизнедеятельность» сотрудника: прогулки в интернете; копирование данных на флешки, в облака и почту; обращения к критически важным документам и так далее. И, конечно же, активность в разнообразных CRM и ERP.

Внедрение систем сбора и хранения информации, без программ контроля, которые позволят зафиксировать обращение к данным и отследить их дальнейшие использование, приносит больше вреда, чем пользы. Особенно остро такая ситуация ощущается в бизнесе, с территориально распределёнными командами или работниками.

Внедряя мониторинговые комплексы с DLP-компонентом бизнес не только надежно защитит данные, но и сможет вести учет времени работы, отделив продуктивную активность персонала от вредоносной. А функциональность контроля рабочего стола, «умеющая» снимать скриншоты и компилировать их в gif-файлы вместе с визуальными отчетами о рабочем времени персонала позволит провести анализ продуктивности труда в считанные минуты. Благодаря «щадящему» режиму мониторинга, который позволяет сотрудникам самостоятельно включать и выключать наблюдение, любой потенциальный моральный дискомфорт от контроля будет сведен к минимум.

Отдельный плюс — система биометрической идентификации — распознавания лиц. Такая опция определит, кто обращался к конфиденциальной информации и будет незаменимой для проведения расследования в случае ЧП.

В период эпидемиологического кризиса крайне важно не только перевести сотрудников в режим «home office», но и внедрить адекватные метрики и системы контроля персонала в совокупности с инструментами защиты данных. Чтобы облегчить задачу бизнесу, мы запустили сразу три инициативы.

Грамотно организовать удалённую работу вам поможет наш вебинар «Контроль удаленных сотрудников: эффективная работа в карантин», который состоится 27 марта в 15:00 по МСК.

Кроме того, только до 30 апреля вы можете приобрести «Стахановец» со скидкой от 10% до 25% . Либо совершенно бесплатно развернуть «Квант» на 30 дней, а если вы являетесь членом «Опоры России» — на 60 дней .

20% работодателей могут разрешить сотрудникам удаленную работу после окончания карантина из-за эпидемии коронавируса. Дистанционная работа, впрочем, потребует других инструментов контроля и мотивирования персонала, так как до трети компаний видят снижение эффективности труда вне офиса.

Одна пятая работодателей готова оставить сотрудников «на удаленке» после завершения карантина, однако существенно большая часть будет решать этот вопрос с каждым сотрудником отдельно. Максимальная вероятность остаться в дистанционном формате — ИТ-поддержка (26%), юридические функции (22%), ИТ-разработка (20%), бухгалтерия (17%), маркетинг (13%), обучение (11%). Такие данные приводит в своем исследовании рекрутинговое агентство Kontakt InterSearch Russia. Напомним, из-за введения карантинных мер компании в Москве и большинстве регионов стали переводить сотрудников на работу вне офиса. Только в Москве число получивших удаленные рабочие места уже составило около 2 млн человек.

Одной из причин, которая мешает широкому распространению удаленной работы, работодатели назвали сложности в управлении эффективностью и мотивацией у сотрудников.

16% компаний, проводивших оценку динамики мотивации сотрудников, заявили о ее снижении. При этом 12% заявили, что мотивация выросла, а 15% посчитали, что ничего не изменилось.

На какие нарушения со стороны работодателей чаще всего жалуются россияне

Снижению работоспособности сотрудников могла способствовать ориентация работодателей на традиционные инструменты командообразования — чаты, информационные рассылки, регулярные обращения руководства, которые могут оказаться недостаточно эффективными сейчас по причине стресса сотрудников. Впрочем, важность этого фактора признали только четверть компаний, которые провели опрос среди сотрудников об их самочувствии. Их исследования показали разброс показателей уровня тревожности практически по всей шкале от менее 10% до более 75% сотрудников, еще 17% компаний заявили, что их сотрудники не испытывали никакой тревоги.

При этом 30% компаний организуют группы для общения сотрудников друг с другом, а 57% респондентов заявили, что не принимают никаких мер.

"Текущая вынужденная ’’удаленка’’ может уверенно повлиять на процессы во многих компаниях. За один месяц мы совершили скачок к новым реалиям, к которым в обычном режиме многие могли бы идти несколько лет",— отмечает партнер компании Анастасия Стасева. По ее словам, на первый план выходит внимательная работа с каждым сотрудником, постоянное отслеживание уровня выгорания и лояльности. "Прежние методы подобной оценки ’’в долгую’’, один раз в год, уходят в прошлое. Сейчас время быстрых инструментов, пульс-опросов и незамедлительной реакции. Изменения произойдут и в компетенциях, которые компании будут оценивать у своих текущих и новых сотрудников",— говорит она.