Удаленная работа правила оформления

Кого можно брать на дистанционную работу

Определение дистанционной работы — статья 312.1 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». Это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя.

Представьте, что есть два бухгалтера. Мария работает в компании «Зяблик», ходит в офис. Она офисный сотрудник. И Елена — она делает всё то же самое, только из дома. Она дистанционный сотрудник.

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.

Условия работы — как для офисных сотрудников

Кадровые статьи «Дела»:

сотрудник уходит в отпуск без заявления

уезжает в командировку

работает в праздники

и выходные

По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают, как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:

• дает отпуск;
• оплачивает больничный;
• доплачивает за переработку или работу в праздники;
• платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
• расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
• дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника всё свое. Вот для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника всё свое, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

Без трудовой книжки, но с электронной подписью

Документы для трудового договора

Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:

• Шаблон приказа с Консультанта-плюс

  Как принимать и передавать документы

• личные документы сотрудника. Это паспорт, страховое свидетельство и документы об образовании, если нужны;
• документы об условиях работы. Обычно среди них должностная инструкция, инструкция по охране труда, положение о персональных данных и коммерческой тайне;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу.

Есть два отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.

Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть два способа для этого. Первый — через Почту России или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что всё видел и со всем согласен.

Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь, как всегда, подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не так.

Как получить электронную подпись

Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще. Получение электронной подписи может занять неделю и три тысячи рублей.

В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.

Если сотрудник подписывается эл. подписью, бумажная версия договора всё равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.

Мой совет — подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.

Дистанционный формат работы

В трудовом договоре работодатель и сотрудник договариваются обо всем: сколько сотрудник работает, как получает задания и отчитывается, какое оборудование будет использовать.

Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Я расскажу об особенностях. Первое, что должно быть в договоре — формат работы. Это кажется очевидным, но я видела трудовые договоры, где не было слова «дистанционный», хотя речь об удаленной работе. Подходит такая фраза:

Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.

Место работы или место заключения договора

Требования к трудовому договору

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает.

Отпуск удаленного сотрудника:

письмо Минфина

статья 312.1 Трудового кодекса

От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это место нахождения, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.

28 дней — обязательный отпуск,

24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.

Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаю писать не «место работы», а «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.

Поводы для увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить точно также, как офисного, если он нарушает условия работы.

Можно ли уволить сотрудника за прогул?

На практике за один прогул уволить не получится, но за несколько прогулов — да.

Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:

• график и продолжительность работы. Рекомендую установить общую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю;
• в какие часы сотрудник на связи и как показывает, что он на связи. В договоре пишем, что сотрудник отвечает в телеграме не реже раза в час, кроме обеда. По понедельникам — планерка. Если сотрудник не вышел на связь без предупреждения, это может расцениваться как прогул.
• как сотрудник получает задачи. Например, «Руководитель сотрудника отправляетслужебные задания и необходимую информацию для их выполнения на электронную почту ivanov@firma.ru»;
• как отчитывается. «Работник отправляет результаты работы на электронную почту работодателя petrov@firma.ru. Срок — в служебном задании»;
• дополнительные причины увольнения. Например, «если сотрудник не выполняет задания в срок и у него нет уважительной причины, работодатель вправе объявить выговор с последующим расторжением договора. Список уважительных причин — в приложении №1».
• оборудование и компенсация. В договоре пишете, что понадобится сотруднику для работы, он покупает нужные вещи сам или за счет работодателя. Пример формулировки: «Работник использует собственную оргтехнику для работы. Работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование оргтехники в размере 1000 рублей в месяц. Срок — до 10-го числа каждого месяца».

Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать всё это, как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.

Согласие сотрудника

Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника.

Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен.

Работа, которую обязан предложить работодатель — 74-я статья Трудового кодекса

Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:

• согласиться с Марией и разрешить ей работать в офисе;
• отказать и уволить Марию.

Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.

Можно уволить, если сотрудник отказывается от новой работы — Трудовой кодекс

Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт 77-й статьи Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.

Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.

Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.

А есть еще надомники — это другое

Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

В Трудовом кодексе нет подробного описания, чем надомники отличаются от дистанционных сотрудников. Единственный критерий, который можно применить на практике, — насколько много ручного труда в работе сотрудника. Если много, это надомник.

Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:

Работодатель сам выбирает, как оформить сотрудника. Если он вдруг ошибется и оформит надомника как дистанционного сотрудника, большой ошибки не будет. Никаких штрафов за это нет.

Это не первая кадровая статья в «Деле». Вот что мы еще написали:

Коммерческая тайна работодателя: как сделать так, чтобы сотрудники не передавали секреты конкурентам?

Исключительные права работодателя: если штатный дизайнер сделал макет, у кого права на этот макет?

Материальная ответственность сотрудника: компания получает штраф от налоговой, его можно взыскать с бухгалтера?

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Если коротко, то — нет. Сейчас в Москве и некоторых других регионах (например, в Липецкой области) действительно приняты и реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, предусматривающие для работодателей и работников дополнительные обязанности. В частности, в соответствии с указом мэрии Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ организации и ИП на время распространения коронавирусной инфекции обязываются:

• обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
• отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
• оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
• незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2019-nCoV);
• обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
• не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится. Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ. В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ). 

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции. Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

«В сложившихся обстоятельствах обращаюсь с просьбой ко всем работодателям города Москвы последовать их примеру и, по возможности, перевести часть ваших работников на работу из дома. Особенно это касается женщин, дети которых в ближайшие недели не будут ходить в школу. Тем самым вы внесете огромный вклад в борьбу с коронавирусной инфекцией», — отмечается в сообщении мэра. 

Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст. 57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.

Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.

Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).

1. Готовы ли вы работать удаленно?

В дальнейшем в ТК РФ могут внести новый вид занятости — временная удаленная работа. Законопроект уже подготовлен, он предлагает внести в ТК РФ новую статью «Временная удаленная работа». Она урегулирует порядок установления для работника особого режима работы, позволяющего совмещать работу на стационарном рабочем месте на территории работодателя с удаленной работой. Место для удаленной работы разрешается выбирать самому работнику. Вводить такой режим труда допускается на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, которое может быть заключено и дистанционно — путем обмена электронными документами. 

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

• указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;
• место выполнения дистанционной работы, под которым может пониматься место жительства работника или его нахождения (письмо Минфина от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978);
• порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации;
• порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
• размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, ПО и средств защиты информации;
• порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, оплата интернета).

Также в дополнительном соглашении к трудовому договору можно указать причины, по которым в него вносятся изменения и сотрудник переводится на дистанционную работу (в настоящей ситуации это будет профилактика и предупреждение коронавирусной инфекции). 

Далее соглашение подписывается работником и работодателем, и сотрудник переводится на дистанционную работу с момента, указанного в соглашении.

Труд дистанционных сотрудников

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места. Дистанционными считаются сотрудники, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

На дистанционных работников распространяется действие ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, а также им в равной степени гарантируются те же самые права, что и всем другим работникам. В том числе им гарантируется право на еженедельный и ежедневный отдых, на получение в полном объеме заработной платы без каких-либо ограничений, на ежегодный оплачиваемый отпуск, на получение пособий по временной нетрудоспособности, на стимулирующие/премиальные выплаты и так далее.

Единственное отличие дистанционных сотрудников от обычных состоит в том, что они работают вне своего постоянного рабочего места. Но это не исключает контактов с работодателем и контроля с его стороны. Просто непосредственные, личные контакты в случае дистанционной работы заменяются на интернет-переписку, телефонные переговоры и обмен электронными документами.

Несмотря на ряд схожих моментов, дистанционных сотрудников, работающих удаленно, необходимо отличать от надомников.

Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет (ст. 310 ТК РФ).

Исходя из данного определения, можно сказать, что надомники всегда изготавливают какую-либо продукцию, в то время как труд дистанционных сотрудников не ограничивается производством продукции. Дистанционные сотрудники могут оказывать услуги и выполнять работы, результатом которых не является получение конечного продукта.

Еще одно отличие проявляется в характере выполнения работы. Надомник может выполнять работу с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают и работодателя не интересует, чьими именно действиями был получен конечный результат. Дистанционный же работник всегда выполняет порученную работу/задание лично, о чем регулярно отчитывается перед работодателем в оперативном режиме (по интернету или телефону).

Нюансы дистанционной работы

По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Это значит, что если в договоре будет прописано, что дистанционный сотрудник работает 5 дней в неделю с 9 до 18 часов, то отсутствие работника в указанное время на рабочем месте будет считаться прогулом и может повлечь неблагоприятные для него последствия, вплоть до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Также есть определенные нюансы в отношении места работы дистанционного работника. Как правило, место выполнения работы/осуществления трудовой функции выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.

Однако это не означает, что дистанционный работник может работать на территории иностранного государства. Это обусловлено тем, что в таких случаях работодатель не сможет обеспечить дистанционному работнику безопасные условия труда и его охрану, поскольку нормы ТК РФ не имеют юридической силы на территории других стран.

Следовательно, местом работы дистанционного работника может являться любое место жительства/временного пребывания дистанционного работника в пределах территории РФ (письма Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-378, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578).

При этом если фактическое место проживания работника находится на территории Крайнего Севера или приравненных к нему местностей, а работодатель располагается, скажем, в Москве, то зарплата работнику должна будет выплачиваться с учетом «северных» надбавок. И наоборот – если работодатель находится на Севере, а работник проживает в Москве, то зарплата ему будет начисляться без учета районного коэффициента (ст. 316 ТК РФ).

Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре/дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.

При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя (определение Верховного суд РФ от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).

Более того, вызов дистанционного работника в офис работодателя будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные (письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).

Понятно, что в новых условиях профилактики инфекции дистанционная работа обусловлена лишь заботой о здоровье и безопасности сотрудников и вряд ли работодатель станет требовать появляться в офисе, если сам объявил карантин. 

Охрана труда дистанционных сотрудников

Перевод сотрудника на удаленку не исчерпывается заключением с ним соглашения о дистанционной работе. Следует помнить, что на удаленных сотрудников распространяются такие же права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников. В частности, им со стороны работодателя должны обеспечиваться безопасные условия труда.

Но в то же время обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда дистанционных работников носят ограниченный, «урезанный» по сравнению с обычными сотрудниками характер. В отношении дистанционных сотрудников работодатель в сфере охраны труда должен исполнять следующие обязанности (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ):

• расследовать и вести обязательный учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
• выполнять предписания проверяющих должностных лиц, обнаруживших нарушения прав дистанционных работников;
• осуществлять обязательное социальное страхование дистанционных работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• осуществлять ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются. В частности, в отношении дистанционных работников работодатель не обязан:

• проводить специальную оценку условий труда (СОУТ);
• проводить обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования;
• приобретать и выдавать за свой счет средства индивидуальной защиты;
• обеспечивать режим труда и отдыха;
• проводить инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда и так далее.

Таким образом, при наличии обоюдного согласия работодателя и сотрудника перевести его на удаленную работу не составляет большого труда. 

При этом, во время текущей эпидемии коронавируса работодатель получает возможность уберечь своих работников от вирусной опасности и сэкономить значительные средства на обеспечении охраны труда, а работник – возможность более эффективно планировать свое рабочее время и снизить до минимума вероятность заражения.