Техническое обеспечение удаленной работы

Даже если до последнего вы слышать не хотели об удаленке для своих сотрудников, с коронавирусом не поспоришь — страны одна за другой объявляют карантин и настоятельно рекомендуют работодателям отправить людей по домам. Зацепило не только сферу туризма: рестораны закрываются для посетителей и готовят на вынос, звёзды анонсируют онлайн-концерты, конференции переносят в интернет. Боитесь за будущее своего бизнеса? Давайте разберемся, можно ли работать без офиса и как пережить этот сложный период с минимальными потерями!

• Как организовать удаленную работу команды из дома
• Удаленная работа с клиентами: как подготовиться
• В чем секрет эффективной дистанционной работы

Как организовать удаленную работу команды из дома

Если вы раньше не практиковали дистанционное сотрудничество, начать может быть сложно: много нюансов. Разобраться в том, как организовать работу удаленных сотрудников, поможет эта пошаговая инструкция:

1. Решитесь на новый формат. Владельцу бизнеса важно смириться с тем, что придется ослабить контроль и начать доверять сотрудникам, дать им большую свободу принятия решений. Это тяжело, но иначе дистанционная работа команды невозможна.
2. Обсудите изменения с сотрудниками, которых переводите на удаленку. Важно, чтобы они понимали — это не отпуск с элементами работы, а полноценная работа в новых условиях, и могли донести это до своих домашних.
3. Решите, на каких компьютерах люди будут работать. Отдадите им с собой офисные ноутбуки или попросите использовать личную технику? Если второе, поручите системному администратору установить всем необходимое ПО, а также Teamviewer / его аналог и VPN, чтобы можно было решать технические вопросы удаленно.
4. Если используются личные компьютеры, понадобятся удаленный доступ к рабочему столу, логины и пароли от корпоративной почты, баз и всех используемых сервисов.
5. Обучите сотрудников использованию программ, в том числе, приемам, которые ускорят и упростят командную работу: поясните, как расшарить экран при созвоне, например.
6. Проверьте, у всех ли есть хорошие наушники с микрофоном, купите недостающие. Качество звука особенно важно для тех, кто обрабатывает входящие звонки или проводит переговоры с клиентами с компьютера.
7. Наладьте коммуникацию. Больше не будет возможности зайти в соседний кабинет и обсудить задачу, а переписка по е-мейлу может быть долгой и неэффективной, поэтому важно продумать процесс:
   • создайте групповые чаты для членов команд, работающих над каждым проектом, в Zoom, Skype или другом мессенджере (важно, чтобы в нем была нормально работающая возможность поиска в истории переписки, а также функция записи видео) либо используйте возможности сервисов для групповой работы, о которых поговорим ниже;
   • сверьте ожидания, чтобы руководитель не считал, что сотрудники ответят на его сообщение в полночь, а сотрудники понимали, что имеют право не читать чат в нерабочее время. Это поможет избежать напряженности в команде;
   • договоритесь о правилах общения в чате, например: не использовать аудиосообщения (не всегда есть возможность слушать, сложно потом найти нужный файл), писать только по работе, умещать мысль в одно сообщение вместо десятка, если вопрос сложный — назначать созвон и т.п. Это сэкономит время всех участников чата и позволит им сосредоточиться на работе.
8. Согласуйте процесс постановки задач. Перекидываться ими в чате или обсуждать на созвоне без последующей фиксации опасно — неизбежны «забыл», «пропустил» и «думал, это не мне». Подберите удобный и простой в использовании сервис и обучите всех работе с ним.
9. Согласуйте процесс работы с документами. Никаких текстовых файлов, которые придется пересылать, путаясь в версиях! Подойдет любое облачное решение: Google Docs или его аналоги.
10. Поддерживайте командный дух — периодически созванивайтесь, обсуждайте прогресс и сложности. Люди не должны чувствовать себя брошенными наедине с проектом.

Документальное оформление нового формата работы

С сотрудниками, которых переводите на удаленку, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору — для начала на месяц, а потом продлить, если ситуация не позволит им вернуться в офис.

• адрес, по которому сотрудник будет работать
• график работы
• условия, при которых ставится прогул: например, если в течение определенного времени не был получен ответ на письмо, отправленное на корпоративный е-мейл, или звонок на рабочий телефон

Сейчас у работодателей есть возможность найма удалённых сотрудников. В этом случае необходимо заключить трудовой договор о дистанционной работе. Но кроме этого есть возможность перевода действующих сотрудников на удалённый режим работы. В этом случае нет нужды заключать новый трудовой договор, но потребуется грамотно оформить изменения в правоотношениях.

Что нужно учесть:

Первые шаги по переводу сотрудников на удалёнку

1. Кто именно из сотрудников будет переведён на удаленную работу — отдельные работники, одно или несколько подразделений или весь офис.
2. По какому графику, в каком режиме будет осуществляться работа (рабочее время, часы отдыха, выходные дни).
3. Какие технические средства, оборудование и программное обеспечение будут использоваться удалёнными сотрудниками. Возможно ли использование личных устройств и программного обеспечения или нужно обеспечить работников необходимой программно-технической базой. Речь идет не только о функциональности и производительности, но и об информационной безопасности. Последнее особенно важно, когда требуется избежать утечек информации, предотвратить несанкционированный доступ к корпоративным информационным базам, сетям и системам.
4. Требуется ли оформление удалённым сотрудникам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи и в каком порядке будет решена эта задача.
5. Кто конкретно будет отвечать за техническое обеспечение и обеспечение информационной безопасности, а также за юридическое оформление перевода на удалённый режим работы.

Основная нагрузка ляжет на IT-службу и кадровое подразделение. Поэтому их целесообразно сразу же привлечь для подготовки плана действий. Крайне нежелательно использовать личные технические ресурсы сотрудников — домашние компьютеры и установленные на них программы. В идеале нужно продумать организацию виртуального рабочего офиса нужной функциональности и высокого уровня информационной безопасности.

Приказ о переводе на дистанционную работу и трудовой договор

Первично издается приказ. Предполагается, что согласие сотрудника на перевод уже получено. Согласие сотрудника лучше оформить письменно. Как вариант, в приказе делается отметка не только об ознакомлении работника, но и о его согласии на удалённый режим работы.

1. Меняется только режим работы — сотрудник переводится на удалёнку с сохранением всех прочих условий.
2. Меняется не только режим работы, но и некоторые другие условия (должность, оклад/ставка, структурное подразделение и т.п.).

• дату и место издания приказа, его регистрационный номер;
• суть изменения — перевод на дистанционную работу;
• дату начала дистанционной работы;
• сохранение всех прочих действующих условий трудового договора;
• необходимые поручения для кадровой службы.

В зависимости от планируемых изменений вносятся изменения и в трудовой договор. В большинстве случаев практикуется подписание дополнительного соглашения, которое отражает новые условия работы.

В соглашении нужно указать:

Если меняются другие условия, помимо режима работы, они также должны быть отражены в дополнительном соглашении. Аналогично решается вопрос и с дополнительными условиями дистанционной работы, которые работодатель хочет предусмотреть.

Организационные и технические моменты дистанционной работы

Учитываются:

Ошибочно отталкиваться только от возможных расходов на организацию удалённой работы. Такой подход, как правило, ведет к приобретению готовых продуктов и решений, которые преимущественно рассчитаны на быстрое и дешёвое внедрение при базовом (минимальном) наборе средств защиты. Ошибкой будет и использование личных ресурсов сотрудников: домашнего компьютера, смартфонов и планшетов, установленного на них стандартного программного обеспечения, в том числе антивирусного, а также личной электронной почты. Такой домашний офис, как правило, очень слабо защищён от взлома, а порой и вовсе не защищён.