Сложности удаленной работы
Что происходит
Одно из моих самых сильных впечатлений за последнее время — это веб-камеры с видами абсолютно пустых центральных площадей в Риме и в Венеции. Во всей Италии, да и в других странах, сильно ограничено перемещение людей, и это впечатляет не только визуально. Удар пришелся и по организации бизнеса.
Вполне возможно, что в ближайшем будущем все то же самое произойдет и в России. Уже сейчас образовательные учреждения ускоренно переводятся на дистанционный формат. Совсем скоро, возможно, поступят аналогичные рекомендации в адрес компаний.
В целом IT-отрасль эволюционно движется к формату «виртуального» офиса, но такие внешние факторы, как рекомендации сократить перемещения, могут провести изменения революционным образом: перевести на удаленку сразу и всех.
Если предположить, что компании все равно будут вынуждены отправить всех или большую часть сотрудников по домам, то лучше подготовиться к этому заранее и продумать, как будет организована дистанционная работа.
Казалось бы, это не столь серьезное испытание для IT-компаний или гигантских IT-блоков предприятий из других секторов (тех же банков). По сути, разработка уже давно идет виртуально, но многие компании ждут до последнего, прежде чем переходить на полную «удаленку». При этом трудно понять, зачем быть в офисе, если бумажной или физической работы нет и с клиентами ты не встречаешься.
На мой взгляд, такое настороженное отношение к дистанционной работе обусловлено двумя факторами.
- Во-первых, это психологический аспект.
- Во-вторых — трудности с организацией.
По своему опыту организации дистанционной работы большого числа людей в СПАО «Ингосстрах» могу сказать, что технические средства для безболезненного перехода достаточно простые. Основные сложности — именно в изменении менеджмента и практик работы с удаленными сотрудниками.
Так что же мешает?
- Потребность в визуальном контроле сотрудников.
- Устная постановка задач.
- Необходимость устного общения с коллегами.
- Потребность занять кем-то выделенное рабочее место.
И что же делать?
- Ориентироваться только на результат работы сотрудников.
Сервисы организации работы уже давно дают все инструменты не только для фиксации первоначальной постановки и факта завершения задачи, но и для отслеживания всех промежуточных стадий, ведения переписки внутри задач, работы с файлами и даже указания затраченного на задачу времени.
Отрасль IT уже давно привыкла работать с задачами, и многие не представляют организации своей работы без трекера. Вот он — готовый инструмент. И для его применения не требуется присутствие в офисе.
- Перевести устное общение в мессенджеры.
Современные средства связи полностью снимают необходимость собираться в каких-то переговорных или уж тем более куда-то ехать. Кстати, те же Microsoft и Google предлагают воспользоваться своими корпоративными решениями для видеоконференцсвязи бесплатно в течение нескольких месяцев.
- Обеспечить удаленное рабочее место.
В отдельных случаях сотрудников можно обеспечить ноутбуками (и заодно тогда можно забрать стационарный компьютер). И обязательно нужно помочь настроить удаленное рабочее место.
- Отдельно про недоверчивых.
Доверие — это одновременно и самое простое, и самое сложное. Простое — потому что у компаний, как правило, уже есть все для того, чтобы начать работать на доверии (удаленный доступ, трекер и видеоконференции). Сложное — потому что надо сделать усилие над собой. А на технические средства контроля гораздо легче решиться, но их внедрение все же потребует времени.
Нужные для удаленной работы технологии и методики давно присутствуют на рынке, их надо только уметь объединить. А еще — объяснить людям (в первую очередь менеджменту), как работать в новом формате. Ну, и самое главное — решиться.
В дополнение — вот простой набор технических средств, который сводится к вполне понятным и давно доступным инструментам:
- удаленное подключение (например, через VPN и RDP);
- трекер/задачник (например, Jira);
- видеоконференцсвязь (Teams, Slack и др.);
- мониторинг — по желанию (Infowatch Person Monitor).
Подразумевается, что у компании уже должны быть почта, календари и общая база знаний.
И все это касается не только IT. Если работа ваших сотрудников возможна без присутствия в офисе, что они там делают? Зачем вы вообще платите за эти площади?
Традиционно, когда речь идет о плюсах удаленной работы, первым делом говорят об экономии. Для работодателей — это экономия средств на содержание офиса, а для самих сотрудников — времени на дорогу, что позволяет уделять больше внимания другим аспектам жизни. Неудивительно, что удаленный формат с каждым днем становится все популярнее и переманивает все больше людей в режим работы с любимого и такого комфортного дивана. Тем не менее, как и всегда, у любого процесса есть и свои минусы. Совместно с системой для удаленной работы Мегаплан разбираемся, в какие распространенные ловушки попадают «удаленные» сотрудники и что можно сделать, чтобы их избежать.
Работа из дома — это частый выбор представителей таких отраслей, как IT или медиа, а также всех тех профессий, которые могут быть диджитализированы. Инженеры и врачи пока еще не имеют возможности работать на удаленке, но, возможно, это не так уж и плохо.
Согласно исследованиям, 7 из 10 удаленных работников сталкиваются с проблемами, которых для офисных сотрудников не существует вовсе
Подавляющее большинство этих сложностей так или иначе связано с трудностями в вопросах коммуникации. Хорошие новости — если знать врага в лицо, можно найти решение для любой ситуации. Итак, в какие же ловушки дистанционной работы люди попадают чаще всего?
Бесконечная работа
Для сохранения здорового психологического состояния человеку необходимо регулярно переключаться между контекстами. Переключение с контекста «дом» в контекст «работа» и наоборот у офисного сотрудника происходит и на психологическом, и на физическом уровне, причем практически в автоматическом режиме. Вот человек перешагивает порог дома, едет на работу, а вот — завершает ее за обозначенный отрезок времени и теперь уже перешагивает офисный порог, возвращаясь обратно в нерабочий режим.
Удаленный сотрудник зачастую не может позволить себе подобной роскоши — границы между домом и работой со временем стираются чуть ли не полностью, а вечно включенных рабочих чатов и почты трудовой день начинается раньше, а заканчивается позже. Разгрузки не происходит, возникает ощущение, что вы находитесь на работе 24/7, продуктивность падает, а вероятность заполучить эмоциональное и профессиональное выгорание, наоборот, растет.
Что делать?
Качественно автоматизировать отслеживание рабочего времени дома, использовать CRM-системы и четко сформулировать правила взаимодействия и общения с коллегами (например, никаких текущих рабочих сообщений после 18:00 и на выходных, а все срочное отмечается как-то отдельно).
Определить подобные нормы и правила, а также следить за их исполнением должен руководитель удаленной команды. В свою очередь удаленный сотрудник должен быть внимателен к своему собственному режиму. Часто работа из дома «ломает» распорядок дня, возникает желание перенести часть задач на вечер, а то и ночь, а день посвятить каким-то другим личным делам. Если это не мешает показывать стабильный результат — иногда можно позволить себе такие послабления, однако ломаный график не должен войти в привычку. Лучше установите себе четкие временные рамки на работу и вовремя «уходите» с нее.
Одиночество в сети
Практически бесконечное присутствие на работе совсем не гарантирует, что удаленный сотрудник не будет чувствовать свою разобщенность с остальной командой. Минимум 20% удаленщиков признаются, что, работая из дома, перестают чувствовать себя частью команды и ощущают одиночество. Оно и понятно — огромное количество коммуникаций и укрепление связей в коллективе происходят не во время рабочих разговоров, а в неформальной обстановке (на обеде или у ), которой удаленные сотрудники лишены.
Что делать?
Решение этой проблемы кроется в том, чтобы обеспечить всем сотрудникам как можно больше возможностей для общения, причем не только делового. Несмотря на все удобство быстрого обмена сообщениями в мессенджерах, стоит хотя бы пару раз в неделю проводить более живые видеозвонки, в процессе которых важно общаться не только по текущим задачам, но и уделять 10–15 минут неформальной социализации, делиться новостями, событиями из жизни. Кроме того, удаленный формат работы не исключает важность тимбилдингов, совместных мероприятий, неформальных встреч и тренингов, на которые по возможности следует выводить и удаленных сотрудников. Конечно, если они расположены не просто в разных городах, а в разных странах, вряд ли получится приглашать всех на каждый тимбилдинг. Однако устраивать общий корпоративный сбор хотя бы два раза в год необходимо — так каждый будет чувствовать себя частью единой команды.
Пробелы в информации
Много важных решений и интересных идей приходит и обсуждается спонтанно: скажем, пока один сотрудник распечатывает документы, а второй стоит рядом и ждет своей очереди. Удаленщики не могут участвовать в подобных процессах, и огромное количество информации, которая свободно циркулирует в офисе сама собой, часто проходит мимо них — нехватку знаний о рабочих процессах ощущает больше половины удаленных сотрудников. Все это не только негативно влияет на их эффективность, но и снижает общий инновационный креативный потенциал из-за затрудненного процесса обмена идеями.
Что делать?
Опять же, проблема информационного голода решается специальными онлайн-встречами. Наиболее комфортный вариант, который позволяет усилить эффект спонтанного общения и идей, выглядит как «ежедневные короткие встречи по 10 минут + одна более длинная в начале или конце недели». На этих встречах можно обсуждать планы и задачи на день, задавать вопросы, делиться сложностями и новостями. И, конечно, никто не отменял индивидуальных (а периодически — личных, например, пару раз в год) встреч руководителя с разными членами удаленной команды.
