Рекомендации по организации удаленной работы

Почему неправы те, кто считает удаленную работу карьерным тупиком? И что нужно для того, чтобы географически рассредоточенная команда трудилась максимально эффективно? Ключ к успеху кроется в грамотной организация удаленной работы сотрудников.

Еще десять лет назад никто не мог представить успешную компанию, штатные сотрудники которой работают из дома, коворкинга или кофейни. Сегодня удивление, скорее, вызывает фирма, которая обходится без удаленных работников и платформ для унифицированных коммуникаций. Конференции в Skype и Slack, совместное редактирование онлайн-документов, чаты для штатных сотрудников, которые почти никогда не появляются в офисе, — обыденная картина и в небольших компаниях, и в крупных международных корпорациях.

За последние 10 лет удаленных сотрудников в мире стало больше на 91%, подсчитали исследователи Global Workplace Analytics. Эксперты признают удаленную работу в целом очень успешной формой организации труда. Но с некоторыми оговорками.

Во-первых, удаленная работа — не для всех, указывает Global Workplace Analytics. Некоторые люди продуктивнее трудятся в офисе, в окружении коллег. Во-вторых, удаленная работа требует от сотрудников определенных навыков. Каких именно? На этот вопрос недавно попыталась ответить рекрутерская фирма TalentLMS. Опросив более 450 фирм по всему миру, компания составила пять рекомендаций для сотрудников и работодателей, которые хотят повысить эффективность удаленной работы.

Совет 1. Удаленный сотрудник должен уметь трудиться по рабочему графику компании

Многие считают, что удаленный сотрудник сродни «цифровому кочевнику (digital nomad)». Это не так. Цифровой номадизм больше подойдет фрилансерам. Они сами определяют для себя рабочие часы и трудятся в собственном темпе. Как и удаленные сотрудники компаний, «цифровые кочевники» могут работать из любой точки мира. Но на этом сходство заканчивается. В отличие от фрилансеров, удаленный сотрудник должен трудиться по плану, который определила для него компания, и соблюдать рабочий график.

В отличие от фрилансеров, удаленные работники должны находится онлайн в то же время, что и офисные сотрудники компании

По данным TalentLMS, свыше 60% удаленных сотрудников имеют фиксированные рабочие часы, еще часть — ненормированный рабочий день. Так или иначе, они доступны онлайн в то же самое время, в которое остальные сотрудники компании работают на своих местах в офисе. Это дает возможность наладить тесную коллективную работу.

Если раньше вы занимались фрилансом, а теперь хотите стать эффективным удаленным сотрудником, помните, что ваш рабочий график, скорее всего, кардинально изменится, указывает TalentLMS.

Совет 2. Освойте инструменты для удаленной работы

Чтобы стать полезным участником виртуальной рабочей группы, удаленный сотрудник обязан быть «на ты» с современными приложениями для унифицированных коммуникаций и совместной работы. Microsoft Teams, Skype for Business, Zoom, Slack — использование этих и других инструментов не должны вызывать у сотрудника никаких сложностей.

Гарнитуры для унифицированных коммуникаций — один из главных инструментов удаленного сотрудника

Отдельно стоит упомянуть, что удаленный сотрудник должен пользоваться профессиональными периферийными аудиоустройствами, специально разработанными для унифицированных коммуникаций. Для повседневного общения в составе географически рассредоточенной команды недостаточно головной гарнитуры потребительского класса. Работнику понадобится устройство, оптимизированное для работы со Skype for Business, Teams и другими UC-платформами. Профессиональные гарнитуры для удаленных сотрудников имеют несколько важных особенностей:

• Аудиопроцессор, который гарантирует высокое качество звука в VoIP-приложениях.
• Органы управления, специально разработанные для быстрого приема и завершения звонков, а также регулировки громкости и отключения микрофона в Skype for Business, Microsoft Teams, UC-платформах Avaya, Cisco и других поставщиков.
• Технологии снижения ежедневной шумовой нагрузки и защиты слуха от резких скачков громкости, например SoundGuard.
• Конструкция оголовья, амбушюр и микрофонной штанги, позволяющая комфортно носить гарнитуру в течение всего рабочего дня.
• Отказоустойчивость и долговечность, на порядок более высокие, чем у гарнитур потребительского класса.

Ведущие производители профессиональных аудиоустройств имеют в своем ассортименте целые линейки проводных и беспроводных продуктов, разработанные с учетом всех вышеперечисленных требований и созданные специально для «виртуальных сотрудников». Компаниям лучше самостоятельно обеспечивать удаленных работников профессиональными аудиоустройствами с учетом используемой UC-платформы, указывает TalentLMS. Это инвестиция, которая окупится благодаря повышению эффективности коммуникаций, снижению усталости работников и высокому качеству передачи голоса.

Совет 4. Развивайте навыки общения в географически рассредоточенной команде

Большинство респондентов, опрошенных TalentLMS, указывают, что коммуникационные навыки — одно из самых важных умений, которое должен выработать удаленный сотрудник. Обзавестись профессиональной гарнитурой и освоить UC-приложения — только полдела. Нужно понять, в каких случаях использовать те или иные каналы и инструменты коммуникаций, и в каждой ситуации выбирать правильный. Для одних целей подойдет цепочка обсуждений по электронной почте, для других — обмен сообщениями в Skype for Business или Slack, для третьих — голосовое общение.

Удаленному сотруднику нужно уметь строить коммуникации с коллегами

Новым работникам важно также освоить тон общения, присущий тем или иным коммуникационным каналам в компании. Например, в мессенджерах часто используют менее официальный тон, а в электронной почте — более формальный. TalentLMS советует удаленным сотрудникам изучить стилистику общения в разных корпоративных каналах и следовать ей. Так новичкам будет проще установить контакт с коллегами и оставаться с ними на одной «эмоциональной волне». Электронная почта и мессенджеры плохо передают эмоции. Поэтому на первых порах там, где это уместно, лучше использовать голосовую связь в сочетании с профессиональными гарнитурами (они придают речи естественный тембр и лучше передают эмоциональные оттенки голоса).

Совет 4. Учитесь сосредотачиваться в любом окружении

Для некоторых людей работа из дома, кафе или коворкинга может оказаться сложным делом из-за неспособности сосредоточиться. Впрочем, статистика показывает, что людей, испытывающих подобные сложности, немного. По итогам исследования, проведенного недавно компании Buffer, всего 16% удаленных сотрудников не могут полностью сосредоточиться, работая из дома.

Даже такой нюанс, как освещение, влияет на способность удаленного работника сосредоточиться

Фокусировка внимания — такой же навык, как и любой другой, но здесь важен индивидуальный подход, указывает TalentLMS. По итогам опроса, проведенного компанией, 21% удаленных сотрудников проще сосредоточиться в полной тишине, еще 21% — под спокойную монотонную музыку. А 25% удаленных сотрудников указали, что сфоркусироваться в домашних условиях им помогает негромкий фоновый шум, например звук работающего радио или телевизора. Он создает подобие шумовой завесы — выравнивает окружающий акустический фон и делает менее разборчивыми отвлекающие разговоры домашних.

Если вам трудно сосредоточиться дома, ищите факторы, которые помогут фокусировать внимание, советует TalentLMS удаленным работникам. Акустический фон, организация рабочего места и даже освещение — все это влияет на способность удаленного сотрудника сосредотачиваться на повседневных задачах.

Совет 5. Развивайте навыки тайм-менеджмента и самоорганизации

Способность управлять собственным временем, пожалуй, самый важный навык для удаленного сотрудника. Принципы грамотного управления временем хорошо известны, а бесплатных пособий по тайм-менеджменту — в избытке в интернете.

Тайм-менеджмент — важнейший элемент удаленной работы

Планируйте рабочий день заранее, составляйте списки важных задач, грамотно расставляйте приоритеты — вот общеизвестные рекомендации. Главное — научиться им следовать.

Бытует мнение, что удаленная работа — это едва ли не карьерный тупик. Но хватит беглого взгляда на статистику, чтобы понять: удаленная работа сотрудников — это мощный международный тренд. Количество удаленных служащих не росло бы по экспоненте, если бы люди считали удаленную работу бесперспективным занятием. Есть масса примеров успешного карьерного роста удаленных сотрудников как в крупных компаниях, так и в небольших фирмах. Но важно помнить, что эффективная удаленная работа требует специфических навыков, организации и технического оснащения. Имея их, удаленный сотрудник может с легкостью трудиться так же продуктивно и добиваться успеха, как и любой другой работник компании.

Общие положения

Республиканская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений с целью предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории Республики Хакасия рекомендует работодателям организовать применение дистанционной и удаленной работы.

В приоритетном порядке на удаленную или дистанционную работу рекомендуется перейти:

беременным женщинам;

работникам (родителям, опекунам, попечителям, приемным родителям), имеющим детей в возрасте до четырнадцати лет или ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет),

инвалидам;

лицам в возрасте 65 лет и старше;

работникам, осуществляющим уход за инвалидами или длительно болеющими членами семьи, которые по состоянию здоровья нуждаются в уходе;

другим категориям работников, предусмотренных коллективным договором, локальным нормативным актом.

Вопросы возмещения (при необходимости) связанных с выполнением дистанционной или удаленной работы расходов (оплата электроэнергии, используемого программного обеспечения (включая антивирусную защиту) и других расходов) устанавливаются в локальных нормативных актах, принятых с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Время взаимодействия работодателя с работником в период времени отдыха работника (с его согласия) оплачивается работнику в порядке, установленном для оплаты сверхурочной работы, в соответствии со статьей 152 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ).

В случаях, если работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, работник, занятый на дистанционной или удаленной работе, может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и работником.

В случаях, если работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, работник делает это в форме электронного документа или в иной форме, предусмотренной локальным нормативным актом о дистанционной или удаленной работе или трудовым договором.

При подаче работником заявления посредством электронного документооборота о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой в соответствии со статьей 62 ТК РФ, работодатель обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе

Удаленная работа.

Рекомендуется осуществлять переход на удаленную работу всех работников, для которых существуют такие технические возможности.

Вопрос о переходе на удаленную работу должен решаться с учетом задач, которые возложены на работника, и возможности их выполнять удаленно.

Для организации режима удаленной работы работодателю необходимо определить списки работников, переходящих на удаленную работу на дому, и порядок организации работы. Порядок организации работы подразумевает под собой график работы, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

Кроме того, в локальном нормативном акте о переходе на удаленную работу рекомендуется определить срок, на который работник переходит на удаленную работу; режим рабочего времени.

С локальным нормативным актом о переходе на удаленную работу на дому необходимо ознакомить работников.

Заработная плата при удаленной занятости при сохранении должностных обязанностей, которые возложены на сотрудника, должна остаться без изменений.

Дистанционная работа.

Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрена возможность заключения трудового договора о дистанционной работе с работниками, которые используют для выполнения своей трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сети «Интернет» (глава 49.1 ТК РФ).

Такой трудовой договор отличается от обычного, поскольку содержит ряд дополнительных условий. 

Для перехода сотрудника на дистанционную работу нужно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору в соответствии с ТК РФ.

Дистанционная работа предусматривает взаимодействие путем обмена электронными документами, где используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

При этом обеспечение техническими средствами и другими ресурсами работодателем или работа с использованием личного оборудования фиксируется в трудовом договоре.

В случае дистанционной работы с учетом необходимости соблюдения противоэпидемических требований органов государственной власти по предупреждению распространения эпидемии работник и работодатель также могут при необходимости обмениваться электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке.

В трудовом договоре или дополнительном соглашении о дистанционной работе рекомендуется определить режим рабочего времени и времени отдыха работника, в противном случае — данный режим устанавливается работником самостоятельно.

Заработная плата при дистанционной работе выплачивается в полном размере при сохранении объема работы, обусловленной трудовым договором.