Программное обеспечение для удаленной работы

Как сохранить продуктивность и безопасность, при переходе сотрудников на удаленный режим работы? Многие компании в последнее время озадачены этим вопросом. Работа удаленно из дома или командировки может быть такой же эффективной, как и работа в офисе, но только при обеспечении удобной ИТ-среды, используемой вашими сотрудниками для доступа к своему рабочему столу, необходимыми приложениями и программным обеспечением. Правильный набор инструментов и онлайн-решений, а также скорость и безопасность сети очень важны.

Удаленная работа нужна не только в вынужденных ситуациях или когда сотрудники находятся в командировке. Сегодня все больше людей ищут работу с гибким графиком, потому что это снижает уровень стресса, повышает креативность и удовлетворенность работой. Статистика показывает¹, что число людей, работающих на дому, увеличилось на 140% с 2005 года, а работа на дому увеличилась в 10 раз быстрее, чем в других сферах трудовых ресурсов.

45% запросов на доступ к защищенным приложениям поступают извне офиса².

Отчет о безопасности Duo² показывает, что 45% запросов на доступ к защищенным приложениям поступают извне офиса, подчеркивая увеличение удаленной, мобильной работы. По их данным, примерно треть всей работы выполняется с мобильного устройства, а мобильное использование бизнеса составляет 10%.

Многие компании сталкиваются с проблемами при поиске наилучших подходов для организации непрерывного и постоянного доступа к корпоративным ресурсам для сотрудников. Недавние события вынуждают многие компании включать решения для удаленного доступа для всей своей рабочей силы, однако у многих не получается внедрить решения, которые удовлетворяют все требования по безопасности, доступности и производительности. Потребности каждой организации различаются в зависимости от потребностей сотрудников, используемых приложений и данных. Вот почему понимание возможных ИТ-решений, поддерживающих удаленный доступ, поможет вам принять правильное решение, для обеспечения эффективной работу из любого места.

Инструменты, поддерживающие удаленную работу

Инструменты удаленной работы отличаются своей функциональностью. Чтобы поддерживать продуктивную и непрерывную повседневную работу для своих сотрудников, вы должны понимать необходимые им основные функции. Например, если в вашей компании проектное управление — вам нужно искать онлайн-приложение с мощной и простой в использовании платформой управления задачами. Если же ваши сотрудники используют специальное программное обеспечение, требующее мощных вычислительных ресурсов, вам следует искать решения виртуального рабочего стола, развернутых на надежных и мощных ресурсах.

В зависимости от общих потребностей мы можем разделить инструменты для удаленной работы и виртуального рабочего стола на три категории:

Программное обеспечение для синхронизации вашей команды

Работа удаленно не означает, что ваши сотрудники должны чувствовать себя оторванными от других коллег. Тесное общение между сотрудниками важно не только для хорошего самочувствия и командного духа, но и для поддержания высокой производительности проектов и задач. Используя программное обеспечение для совместной работы, ваши сотрудники будут в курсе последней информации о состоянии проекта, новостях компании, а также обо всех незапланированных изменениях, которые происходят очень часто.

Единое решение для чатов, аудио- и видео-звонков, конференций — это идеальное решение для синхронизации вашей команды независимо от того, где находятся ваши сотрудники. Связь в режиме реального времени с использованием программного обеспечения для удаленной работы для чата или видео-звонков поможет объединить вашу команду.

Обмен и редактирование файлов

Работа над одним и тем же документом при одновременном редактировании с другими людьми — очень популярная практика. Это востребованный функционал не только для удаленной работы из разных мест, но и во время работы в офисе. Одновременный обмен файлами и редактирование — это возможность сократить время, затрачиваемое на рецензирование, а также повысить конфиденциальность при обмене файлами только с определенными коллегами. Возможность доступа к своим деловым документам, презентациям, фотографиям и видео из любого места, в любое время и с помощью любого устройства также повышает гибкость работы. И конечно отпадает беспокойство о нескольких копиях файла, созданных чтобы иметь возможность работать из дома, в командировке и офисе.

Когда мы говорим о программном обеспечении для совместной работы для всех ваших деловых документов и других файлов, вы должны учитывать наиболее важные факторы — доступность и уровень безопасности. Вы должны быть дальновидны при использовании онлайн-приложений, потому что только программное обеспечение, развернутое в надежных дата-центрах, может поддерживать и повышать уровень ИТ-безопасности, которого требуют ваши конфиденциальные бизнес-данные. Зная, где находятся ваши данные, вы можете судить об уровне безопасности, который предоставляется в конкретном дата-центре. Для большей защищенности, вы можете добавить надежное VPN-соединение. Бесплатные онлайн-инструменты для хранения и обмена данными не считаются безопасной и надежной средой для бизнеса.

Онлайн-приложения для совместного использования и хранения файлов, а также платформы коллективной работы, как правило, основаны на облачных технологиях

Онлайн-приложения для совместного использования и хранения файлов, а также платформы коллективной работы, как правило, основаны на облачных технологиях, что обеспечивает более удобный доступ к данным и управление ими. Это очень важно для сотрудников, которые работают удаленно. Надежная облачная платформа хранения и безопасное подключение к Интернету упрощают доступ и использование бизнес-файлов для всех ваших сотрудников вне зависимости от места подключения. Облачное хранилище позволяет использовать другой очень важный инструмент — резервное копирование данных. Сотрудникам не нужно беспокоиться, если они случайно удалили важные файлы или данные, потому что облачное хранилище позволяет легко использовать автоматическое резервное копирование и восстанавливать данные, когда вам это нужно. Облачное хранилище помогает сотрудникам, работающим в офисе и вне его, создать надежную платформу для корпоративных файлов, общих рабочих проектов и для удаленных разговоров.

Преимущества облачного хранилища:

Быстрый и легкий доступ

Помогает создавать резервные копии и восстанавливать потерянные данные

Улучшает сотрудничество между членами команды в режиме реального времени

Позволяет синхронизировать смартфоны и другие вычислительные устройства

Повышает уровень безопасности

Высокая масштабируемость облачных ресурсов в соответствии с потребностями вашего бизнеса

ИТ-решения виртуальных рабочих столов

Доступ к рабочему столу вашего офиса помогает поддерживать продуктивную удаленную работу во многих ситуациях. Использование удаленного соединения на базе терминального сервера, позволит вам работать с рабочим столом вашего офиса из любого места. Это простое в использовании, экономичное решение для любого бизнеса и бюджета. Терминальный сервер позволяет нескольким клиентским системам подключаться к сети LAN без использования модема или сетевого интерфейса. Централизованное размещение приложений и ресурсов, а также удаленные клиентские устройства, упрощает работу конечным пользователям.

Основные преимущества терминального сервера:

• Единый пункт обслуживания
• Централизованный мониторинг инфраструктуры
• Экономьте время на обновлениях, регулярно обновляя приложения на сервере, а не на каждой машине
• Доступ к бизнес-ресурсам из любого места, с любого устройства
• Оптимизация затрат с помощью тонкого клиента и снижение затрат на лицензирование

Решения RDP и терминального сервера имеют много преимуществ, но если вам нужно решение для работы конечных пользователей с мощными приложениями, то вам понадобятся решения для виртуализации рабочего пространства. Высокий уровень безопасности и надежный удаленный доступ к приложениям и информации обеспечат непрерывность вашего бизнеса.

VDI или виртуальный рабочий стол — наиболее распространенное DaaS-решение (Desktop as a Service, Рабочий стол как услуга) и высоко ценится за простоту использования и настраиваемую среду. Динамическая структура рабочего места и высокая производительность позволяют работать с тяжелыми приложениями и, например, базами данных SQL. VDI основан на облачных решениях, предлагающих свои лучшие функции — масштабируемость и безопасность. Вы можете быстро адаптировать виртуальные ресурсы к меняющейся бизнес-среде, а также использовать безопасное хранилище. Добавление планов резервного копирования и аварийного восстановления также просто при использовании DaaS-решения. Кроме того, вы сможете вести бизнес без капитальных вложений.

Основные преимущества использования виртуального рабочего стола VDI:

• Настраиваемые ресурсы и мощность виртуальных серверов для каждого конечного пользователя
• Централизованное управление
• Быстрое развертывание
• Учет потребностей бизнеса
• Высокий уровень мобильности для всех ваших сотрудников
• Автоматическое сжатие и быстрая передача данных по сети для обеспечения высокой производительности
• Доступ к VDI с различных устройств: компьютеров, персональных ноутбуков, смартфонов, планшетов или тонких клиентов
• Улучшенная масштабируемость обеспечивается облачной средой

Одной из самых востребованных платформ виртуальных рабочих столов VDI являются XenDesktop и XenApp на базе Citrix. Это очень популярная DaaS-платформа, известная своей простой и адаптируемой средой, а VDI позволяет легко масштабировать вашу среду для более широкого круга сотрудников, работающих из дома или из любого другого места. Полностью мобильная платформа обеспечивает безопасный удаленный доступ при одновременном снижении ИТ-расходов. Решение DaaS на основе Citrix предоставляет единое решение для виртуальных приложений и настольных компьютеров, обеспечивающее работу пользователей на самом высоком уровне.

Как поддерживать безопасность?

Независимо от выбранного решения, наилучшим образом подходящего вашему бизнесу для обеспечения удаленного доступа вашим сотрудникам, есть несколько критически важных рекомендаций, о которых следует помнить.

Обеспечить безопасность устройств, которые сотрудники забирают домой.

Компании с растущим числом удаленных сотрудников должны поддерживать высокий уровень безопасности для разных типов пользователей. Сравнительный отчет Cisco 2020 CISO³ показал, что более 50% респондентов заявили, что мобильные устройства невероятно сложно защитить. Тем не менее, только защищенные устройства должны иметь доступ к бизнес-приложениям. Вот почему вам необходимо проверить состояние безопасности корпоративных и личных устройств, имеющих доступ к вашим бизнес-приложениям. Аутентификация всех пользователей также должна быть принята всерьез. Строгая аутентификация пользователей и постоянный мониторинг безопасности устройств позволяют компаниям снизить потенциальный риск таких угроз, как социальная инженерия или уязвимость устройств.

Используйте индивидуальные ИТ-решения

Независимо от того, выберете ли вы общий доступ к файлам, среду чата, удаленное рабочее приложение RDP или VDI DaaS, адаптированная под нужды вашего бизнеса ИТ-платформа улучшит скорость обработки данных, доступность и уровень безопасности. Инфраструктура или виртуализация, которые обеспечивают ваше решение, должны создаваться в соответствии с объемом передаваемой вами корпоративной информации, используемыми вами приложениями, необходимым вам хранилищем данных, а также количеством сотрудников. Масштабируемость также важна. Возможность быстро увеличить объем хранилища и вычислительную мощность снизит риск перегрузки систем, которая может привести к перебоям в работе. С другой стороны — возможность быстрого сокращения ресурсов позволит вам сэкономить в случае делового спада.

Обеспечение безопасности сети для надежной передачи бизнес-данных

Незащищенные сетевые подключения широко используются сотрудниками, работающими удаленно, что позволяет злоумышленникам легко перехватывать бизнес-данные. В этом случае виртуальная частная сеть или VPN — простое в использовании решение для аутентифицированного удаленного доступа с использованием шифрования и протоколов туннелирования. Правильно настроенный VPN повысит уровень безопасности удаленного доступа независимо от того, где находятся ваши сотрудники. Ваши бизнес-данные будут надежно защищены.

Что такое дистанционная работа

Хотя в Трудовом кодексе РФ понятие «дистанционный труд» появилось давно, вопросы, как перевести работников на удаленку, как настроить удаленную работу на компьютере, как контролировать сотрудников и т. п., стали особенно актуальны только сейчас — на фоне пандемии коронавируса и введенных региональными властями мер самоизоляции.

Как показывает практика, дистанционный труд — удобный вариант для тех, чья деятельность связана с документооборотом, проведением переговоров, ведением проектов, обучением, программированием, созданием литературных, музыкальных и иного рода произведений. Поскольку для работников, которые трудятся дистанционно, предусмотрены те же права, обязанности и гарантии, что и для остальных работающих граждан, обеим сторонам выгоден такой формат взаимодействия. Главное — найти приложения для удаленной работы, которые помогали бы отладить рабочий процесс и были удобны как работодателю, так и работнику.

Подробнее: Как заключить дополнительное соглашение на дистанционную работу

Бесплатные программы, которые помогут работать вне офиса

Каждый, у кого есть современный телефон, айфон, ноутбук или персональный комп, пользуется массой приложений, даже не подозревая, что такое программное обеспечение для удаленной работы тоже пригодится. Условно весь софт для выполнения должностных обязанностей «на дому» поделим на группы:

• офисные и «рабочие» (специализированные);
• программы для удаленного доступа к рабочему компьютеру;
• мессенджеры («болталки»);
• софт для контроля рабочего времени.

Рабочее ПО

Начнем с простых — пакета MS Office, куда входят привычные Word, Excel, блокнот, Paint. Все они относятся к офисным программам, и без стандартного набора человеку на дистанционке не справиться. Устанавливаются они элементарно, но работодателям рекомендуется проверить, у всех ли работников на дистанции имеются подходящие версии. Дополнительно на собственный компьютер, возможно, придется установить специализированные продукты, в зависимости от выполняемых обязанностей. Инженерам потребуется AutoCad или иная профессиональная программа для удаленной работы на компьютере вне рабочего места, бухгалтерам — интернет-банкинг и 1С, а дизайнерам — Photoshop или CorelDraw.

ПО для доступа к другому ПК

Вторая категория приложений, которая понадобится, — программы для удаленной работы на другом компьютере, которые позволяют подключиться к своей ЭВМ на рабочем месте и, фактически работая на личном гаджете, выполнять обязанности через рабочий комп. Выбор здесь огромный, и обычный работник вряд ли разберется самостоятельно, если только он не админ в собственной компании. Наиболее простыми, не требующими дополнительных установок, считаются:

• Chrome Remote Desktop;
• Ammyy Admin;
• teamviewer;
• AnyDesk;
• Windows Remote Desktop, работающий только в Windows;
• Screen Sharing, подходящий только для macOS;
• другие.

Все эти программы бесплатные, но назвать их универсальными, кроме, пожалуй, тимвивер, Ammyy Admin и AnyDesk, нельзя, у каждой есть преимущества и недостатки. В любом случае, когда выбираете софт для удаленной работы, рекомендуем проконсультироваться со специалистом в сфере ИТ-технологий, обслуживающим компьютерную сеть вашей организации.

Для разговоров и совещаний

Мессенджеры давно стали частью нашей жизни, и у каждого на телефонах не одна, а несколько «болталок». Но поскольку удаленная работа на другом компьютере предполагает общение с коллегами и руководством, желательно заранее договориться, каким приложением вы пользуетесь, — Skype, Telegram, WhatsApp, Viber, иным.

Другой тип программных задач — это софт для конференций, группового общения, совещаний и т. д. Из всего набора бесплатного софта для этих целей, помимо всем известных возможностей Skype, выделим:

• Zoom;
• Linkchat;
• Mind;
• TrueConf;
• Videomost;
• Google hangouts;
• Cisco webex и др.

Некоторые из этих программ бесплатны, некоторые есть возможность расширить за дополнительную плату. Чтобы команда была постоянно на связи, достаточно базовой версии очень популярной программы Zoom, также неплох Mind, в базе он поддерживает одновременную связь до 25 человек. Другие решения поддерживают режимы видеосвязи в формате 4К с несколькими тысячами пользователей одновременно, как например MyOwnConferece. Все зависит от стоящих перед вами задач.

ПО для контроля отработанного времени

Самый сложный для обеих сторон вопрос — не программа для удаленной работы на компьютере через интернет, а способ контроля отработанного времени. В большинстве случаев это платный софт, но разработчики предоставляют и бесплатные версии с небольшими ограничениями для тестирования функциональности. Среди утилит на слуху StaffCop, ManicTime, CrocoTime, ActivTrak, другие. При выборе посоветуйтесь с тем, кто следит за функционированием систем учета рабочего времени и собирает данные.

Несколько вопросов по настройке и оплате оборудования

В законодательстве сказано, что дистанционные работники обеспечивают себя необходимой техникой и софтом самостоятельно, но работодатель вправе оговорить условия выплаты компенсации за использование личных гаджетов. Поэтому если работник изначально трудится вне офиса, то надежный компьютер для удаленной работы ему понадобится уже при трудоустройстве. Компенсирует ли организация доступ в интернет, плату за коммерческие версии каких-то приложений, иные расходы сотрудника, оговаривается сторонами дополнительно и фиксируется в трудовом договоре.

Если вас перевели на дистанционный труд временно, например, на период пандемии коронавируса, и вы не знаете, какой компьютер нужен для удаленной работы, какие программы закачать, как их установить, все эти вопросы следует обсудить с представителем работодателя, который отвечает за поддержание ИТ-системы в рабочем состоянии. После обсуждения вопросы о выплате компенсаций и оплате лицензионных версий необходимых программ прописываются в допсоглашении о переводе на удаленку.