Представление на удаленную работу как оформить

Что изменилось — краткий обзор

Поправки к ТК РФ вносит законопроект № 973264-7. Он уже принят Советом Федерации. Изменения внесли новые правила дистанционной работы в отношении процессов, которые раньше ничем не регулировались.

Что такое дистанционная работа и какой она бывает

Само понятие дистанционной работы не изменилось. Дистанционка предполагает, что сотрудник работает через интернет, по телефону или через другие средства связи. При этом его место нахождения не стационарно и не совпадает с местом нахождения работодателя, его подразделений и подконтрольных территорий.

Дистанционная работа делится на три вида:

1. Постоянная — на весь период действия трудового договора.
2. Временная — непрерывная удалёнка в течение срока до шести месяцев.
3. Периодическая — чередование дистанционной работы с работой в офисе.

Снижать зарплату дистанционному сотруднику нельзя ни при одном из видов удалённой работы (ст. 312.5 ТК РФ).

Как заключить договор о дистанционной работе

В 2021 году работник получает статус дистанционного, если заключает соответствующий трудовой договор или допсоглашение к нему. Также работодатель может принять локальный нормативный акт и временно перевести работника на дистант в экстренной ситуации, даже если сам работник не дал своего согласия (ст. 312.9 ТК РФ).

Трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, договор о матответственности и ученический договор работодатель и работник могут заключить, обменявшись электронными документами. Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), а у работника — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись.

Составить трудовой договор в конструкторе Норматива за 5 минут

В остальных случаях стороны могут взаимодействовать любым удобным способом, который позволяет зафиксировать факт получения документа. Этот способ надо закрепить, например, в локальных нормативных актах или в трудовом договоре. Напомним, что сейчас обе стороны должны использовать УКЭП для обмена любыми электронными документами.

Паспорт, трудовую книжку, военный билет, аттестат и прочие документы для трудоустройства дистанционный работник тоже может представить в электронном виде. Но вы всегда имеете право потребовать, чтобы он направил вам нотариально заверенные копии на бумаге.

Бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения к нему вы обязаны направить работнику, если он обратится с письменным заявлением. На это у вас будет три рабочих дня со дня получения заявления.

Экстренный перевод на удалённую работу

Работодатель может временно перевести работника на удалёнку, даже без его согласия (ст. 312.9 ТК РФ). Это возможно в двух случаях:

1. Возникла ситуация, которая ставит под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия — производственная авария, пожар, землетрясение, эпидемия и пр.
2. Органы государственной власти или местного самоуправления приняли решение о переводе работников на дистанционку.

Если работника невозможно перевести на дистанционку или вы не можете дать ему всё нужное для работы, придётся оплачивать простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Оплата составит не меньше ⅔ тарифной ставки, оклада.

При переводе на экстренную дистанционку работодатель принимает локальный нормативный акт, в котором закрепляет:

• причину перевода;
• список переводимых работников;
• срок перевода — он должен закончиться не позднее, чем исчезнет обстоятельство, ставшее причиной перевода;
• порядок обеспечения работников всем, что нужно для выполнения трудовой функции;
• порядок организации труда: режим рабочего времени, порядок и способы взаимодействия, порядок и сроки представления отчетов;
• иные положения, связанные с организацией труда.

В трудовой договор никаких изменений вносить не нужно. Когда срок перевода истечёт, работодатель должен вернуть работника на прежнее место, а он должен продолжать делать свою работу.

Организация труда и режим работы дистанционных сотрудников

Отправляя сотрудника на удалёнку временно или навсегда, работодатель должен предоставить ему всё необходимое для работы: оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и пр. Можно разрешить работнику использовать собственные или арендованные средства, но тогда нужно компенсировать ему все затраты.

Раньше дистанционные работники сами решали, когда работать и отдыхать, если в трудовом договоре не предусматривалось иное. Теперь же правила работы удалёнщиков можно закрепить как в трудовом договоре, так и в коллективном договоре, локальном нормативном акте или дополнительном соглашении к договору. Они касаются:

• режима рабочего времени;
• условий и порядка вызова работника на стационарное рабочее место или его выход по собственной инициативе;
• порядка передачи сотрудником результатов работы и отчет о ней по запросу организаци;
• порядка предоставления отпуска постоянному дистанционщику (если дистанционка временная, работник отдыхает по общим правилам).

Время, в которое дистанционный работник взаимодействует с работодателем, входит в рабочее время. Предполагается, что если по графику работник трудится с 9:00 до 18:00, работодатель не сможет звонить ему, скажем, в 23:00 часов и требовать срочного выполнения задачи.

Вести учёт отпусков и больничных удалённых сотрудников

Дистанционного сотрудника можно отправить в командировку. Ей будет считаться любое служебное поручение, для выполнения которого работник отправляется в место, отличающееся от места выполнения трудовой функции.

Дополнительные причины для увольнения

Дистанционного работника можно уволить по стандартным основаниям, из ТК РФ. Но в ст. 312.8 ТК РФ предусмотрели дополнительные причины увольнения, которые относятся только к удалёнщикам:

Работник без уважительной причины не выходит на связь с работодателем больше двух рабочих дней подряд со дня, в который работодатель направил запрос. Работодатель может предусмотреть более длительный срок для увольнения. Работник изменил местность выполнения трудовой функции и больше не может работать на прежних условиях.

Раньше работодатели сами прописывали в трудовом договоре основания для увольнения (ст. 312.5 ТК РФ). Из-за этого дистанционщиков могли уволить почти по любой причине. Теперь формулировку, давшую такую возможность, из ТК РФ удалили.

Если вы сообщили работнику о прекращении трудового договора в форме электронного приказа или распоряжения, то должны передать ему надлежаще оформленную бумажную копию. На отправку заказного письма есть три рабочих дня со дня издания документа.

Ограничение возможности расторжения трудового договора по дополнительным основаниям

Будет полностью обновлена ст. 312.5 ТК РФ. В ней укажут, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы. Впрочем, это пояснение излишне, поскольку в ТК РФ и так говорится о том, что зарплата работника зависит от его квалификации, сложности работы, количества и качества затраченного труда, а не от того, где он выполняет свои обязанности; дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда запрещается (ст. 132 ТК РФ).

Сейчас ст. 312.5 ТК РФ посвящена особенностям прекращения трудового договора о дистанционной работе. В ней установлено, что расторжение трудового договора с дистанционным работником по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным этим договором. Данная норма защищает работодателя от злоупотреблений со стороны недобросовестных работников. Ведь контролировать сотрудника на «удаленке» и фиксировать неисполнение им должностных обязанностей значительно сложнее, чем при работе в офисе. Если работник, например, систематически опаздывает и прогуливает, но периодически выходит на связь, работодателю будет непросто его уволить.

С 1 января 2021 г. у работодателя больше не будет возможности договориться с работником о дополнительных основаниях расторжения трудового договора. Придется руководствоваться новыми правилами и учитывать ограничения. Дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником будут установлены в новой ст. 312.8 ТК РФ и сведутся к следующим:

• сотрудник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд с момента поступления запроса работодателя (если не установлен более длительный срок);
• сотрудник изменил место выполнения работы, и это привело к невозможности исполнения им обязанностей на прежних условиях (для постоянных дистанционных трудовых договоров).

Введение подобных ограничений означает, что компании должны тщательно подходить к разработке форм документов о дистанционной работе. Будь то трудовой договор, дополнительное соглашение к нему или локальный нормативный акт, обязанности работника, порядок его взаимодействия с работодателем, контроль за исполнением должностных обязанностей должны быть максимально детализированы, чтобы при необходимости можно было доказать проступки работника.

(Отметим, что поскольку ТК РФ сейчас позволяет увольнять дистанционного работника по дополнительным основаниям, включенным в договор, работодатели иногда злоупотребляют этой возможностью, предусматривая такие неправомерные основания, как «нецелесообразность дальнейшего сотрудничества», «изменение стратегии развития работодателя», «производственная необходимость». Именно поэтому новым законом была исключена такая свобода регулирования. До вступления в силу поправок Роструд постарался устранить этот пробел. Он указал, что дополнительные основания увольнения могут быть связаны исключительно с недобросовестным исполнением работником своих обязанностей или нарушением трудовой дисциплины. Прочитать об этом вы можете в статье «Рекомендации МОТ об организации удаленной работы». Эта статья о руководстве Международной организации труда пригодится работодателям, чьи работники трудятся дистанционно).