Организация удаленного места работы

Организация удаленного рабочего места может привести к проблемам с налоговыми органами, если они усмотрят в нем признаки обособленного подразделения. В этом случае работодатель обязан встать на налоговый учет по местонахождению такой «обособки» (Налоговый кодекс РФ, ст.83), там же следует платить налог на прибыль и НДФЛ за работника, подавать декларации по иным налогам (НК РФ, ст.288, 289, 226, 386), и т.д. Дистанционная работа такие обязанности исключает, так как по определению она не может вестись в обособленном подразделении компании (Трудовой кодекс РФ, ст.312.1). Грамотное оформление дистанционного сотрудника поможет избежать штрафов и длительных судебных тяжб с налоговиками.

Удаленное рабочее место сотрудника: как можно трудиться вне офиса

Трудовой кодекс предусматривает два вида удаленной работы:

• дистанционную — глава 49.1 ТК РФ;
• надомную — глава 49 ТК РФ.

Согласно ст. 209 ТК РФ, рабочее место прямо или косвенно контролируется работодателем. Сотрудник должен туда прибывать (либо там находиться) в связи с исполнением трудовых обязанностей. Рабочее место становится стационарным, если оно создается более, чем на месяц. Его оборудование работодателем — ключевой признак обособленного подразделения в целях налогообложения (НК РФ, ст.11).

Дистанционная работа выполняется сотрудником в различных местах, не контролируемых работодателем: дома, в отеле, в кафе, на пляже, в арендованном офисе и т.п. Если иное не прописано в трудовом договоре, режим своей деятельности он определяет самостоятельно (ТК РФ, ст. 312.4). Надомный работник на удаленном рабочем месте, как следует из названия, трудится дома. Он вправе привлекать к работе членов семьи, тогда как дистанционный сотрудник делает ее сам.

Спорные вопросы возникают с оборудованием рабочих мест удаленного персонала. В определении дистанционной работы однозначно говорится, что она осуществляется вне стационарного рабочего места (ТК РФ, ст. 312.1). Взаимодействие с коллегами и руководством компании происходит через интернет или иные телекоммуникационные каналы. Даже если работодатель снабдил такого сотрудника специальным оборудованием, например, ноутбуком, налоговым органам сложно доказать, что оно использовалось стационарно более одного месяца. Ведь гражданин мог работать на нем в разных местах, меняя их ежедневно.

Другое дело — надомники. Подразумевается, что они работают дома, не приходя в офис. При этом используют инструменты, сырье, материалы и механизмы, поставляемые работодателем. Либо приобретают их сами с последующей компенсацией их стоимости, износа и т.д. (ТК РФ, ст.310). Об осуществлении надомной работы вне стационарного рабочего места в Трудовом кодексе РФ не сказано. Поэтому, если надомник использует для работы собственное оборудование, у налоговиков вопросов не возникнет. Но если удаленный сотрудник получит его от работодателя, и данный факт будет зафиксирован в договоре, есть вероятность, что инспекторы попытаются признать квартиру надомника обособленным подразделением.

Как правильно организовать удаленное рабочее место

Непосредственной организацией удаленного места работы работодатель не должен заниматься, о нем следует позаботиться самому работнику. Инициатива компании оборудовать его новейшей техникой, специальной мебелью или приспособлениями (например, если надомником или дистанционным сотрудником является инвалид), может быть истолковано налоговиками, как создание стационарного рабочего места под контролем работодателя. Тогда его попытаются признать обособленным подразделением, со всеми вытекающими последствиями. Для работодателя важно минимально присутствовать в трудовом процессе удаленного сотрудника, и грамотно отразить это в договоре с ним.

Чтобы налоговые инспекторы не обнаружили в удаленном месте работы признаков обособленного подразделения, предпочтительно оформить с сотрудником трудовой договор о дистанционной работе. Это прописывается как в названии документа, так и в его тексте. Не следует указывать в договоре место работы удаленных подчиненных, в том числе, его домашний адрес (при оформлении договора с надомниками их адрес, как место работы, обычно указывается).

Иногда работодатель желает, чтобы удаленное рабочее место дистанционного работника располагалось в определенном месте, аренду которого он готов оплатить. Тогда в трудовой договор включается пункт, что помещение арендует сотрудник, а компания компенсирует его расходы. В документе необходимо четко указать размер, срок и порядок выплаты данной компенсации (ТК РФ, ст.]]>312.3]]>).

Автор: Ксения Архипова, Старший партнер. Исполнительный директор АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ»

Опубликовано в журнале «Расчет»

На фоне наблюдаемого распространения новой коронавирусной инфекции перевод сотрудников на удаленную работу, на режим самоизоляции, становится наиболее эффективным способом уберечься от заражения. Такая практика применялась в Китае и показала свою эффективность в контроле за распространением инфекции. Сегодня на удаленную работу переводятся компании по всему миру, например, в Нью-Йорке в офисах может находиться не более 25% персонала, большинство должны работать дистанционно.

В Москве, Московской области, Санкт-Петербурге было также предложено работодателям перевести работников на работу из дома при наличии такой возможности. На режим удаленной работы перешли компании IТ-сегмента, такие как «Яндекс», Rambler Group, Google в России, Mail.ru Group и другие, которые уже рекомендовали своим сотрудникам работать дома, так как в большинстве случаев специфика работы это позволяет.

Компании сотовой связи «Вымпелком», «Мегафон», МТС и другие организации, в которых уже виртуализированы практически все рабочие места, также легко переводят своих работников на работу дистанционно. О переводе части работников на удаленную работу заявили Сбербанк РФ и Банк «Тинькофф», а также многие крупные розничные ритейлеры и другие работодатели, продемонстрировавшие свою готовность позаботься о здоровье подчиненных.

Однако большинство работодателей пока не видят причин для организации дистанционной работы сотрудников, так как число зараженных COVID 19, по официальным данным, в России пока незначительно. Другие хотели бы осуществить перевод сотрудников на удаленный режим работы, но даже не представляют, как это можно сделать.

Официальных разъяснений Роструда по вопросу перевода сотрудников на дистанционную работу в период распространения коронавирусной инфекции пока нет.

Юридические аспекты перевода сотрудников на дистанционную работу

Сегодня трудовое законодательство разрешает работникам трудиться либо на рабочем месте, либо дистанционно. В соответствии со ст. 312.1 Трудового кодекса РФ под дистанционной работой понимается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:

• вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);

• вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя

Условием является использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет» для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением.

Федерация независимых профсоюзов России, объявила о том, что распространение коронавирусной инфекции относится к числу обстоятельств непреодолимой силы, затрагивающим права граждан и каждый работник может обратиться к работодателю с просьбой о переводе на удаленную работу при наличии возможности таковой.

Казалось бы, нет ничего проще, работнику нужно написать заявление о переводе на дистанционную работу и указать уважительную причину. В случае если работодатель согласился, то он подписывает с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором определяет условия удаленной работы и ее сроки. Так как действующее законодательство не предусматривает возможности совмещения труда на рабочем месте и дистанционного, то работник в течение срока действия этого дополнительного соглашения вправе также находиться на своем рабочем месте.

Ели работодатель отказывается переводить работника на дистанционную работу, то тот вправе перейти на больничный в соответствии с постановлением Правительства РФ от 18 марта 2020 года № 294.

В ситуации, когда работники отказываются заключать дополнительные соглашения переходить на дистанционную работу, они могут находиться на своем рабочем месте пока по всей стране или в конкретном регионе не будут введены обязательные меры по переводу работников на удаленную работу.

Компания может издать указ о простое (ст. 157 ТК РФ) в связи с пандемией, при котором работникам выплачивается зарплата в размере не менее двух третей тарифной ставки. Также в качестве альтернативы временному переводу на удаленную работу работодатель вправе перевести работника без его согласия на не обусловленную трудовым договором работу на срок до одного месяца (ст. 72.1 ТК РФ).

Организационные вопросы перевода сотрудников на дистанционную работу

Для того, чтобы организовать дистанционную работу сотрудников компании следует разработать специальный документ — Политику об удаленной работе. В этом документе мы рекомендуем изложить следующие основные положения:

1. Сроки действия Политики и ее приоритет по отношению к другим внутренним нормативным актам.

Многие компании не рассчитывают на длительный период распространения коронавирусной инфекции и переводят сотрудников дистанционно на 1-2 недели с возможностью продления срока. Чтобы данный документ не вступал в противоречия с другими внутренними нормативными актами, необходимо подчеркнуть его приоритет.

2. Подразделения компании, работники которых будут направлены на работу дистанционно.

Большинство компаний не имеют возможности перевести на дистанционную работу всех своих сотрудников, они вправе выделить лишь те подразделения, работники которых могут выполнять работу дистанционно. Например, в инвесткомпании ITI Capital на удаленную работу перевели часть сотрудников сервисных подразделений, 10% сотрудников розничной сети «Спортмастер» также работают дистанционно. В Политике следует четко определить категории работников, на которых будут распространяться ее положения. Также следует указать, является ли условие перехода на дистанционную работу обязательным либо добровольным.

3. Установление карантина (простоя).

Данная мера предусматривается в случаях, когда не все сотрудники согласны самостоятельно перейти на удаленную работу. Как было отмечено выше, работодатель не вправе переводить их принудительно, но согласен полностью компенсировать время карантина, если сотрудник продолжит выполнять работу из дома.

4. Правила работы из дома:

• Рабочий график. Обычно в условиях удаленной работы сотрудники вправе самостоятельно регулировать свой рабочий график, но для некоторых категорий работников (специалистов колл-центров, менеджеров по продажам и пр.) это невозможно, для них компания может устанавливать определенные часы работы;

• Условия взаимодействия с работодателем. Как отмечалось выше, дистанционная работа предусматривает взаимодействие сторон посредством сети Интернет, телефонной, почтовой либо курьерской связи, а также с помощью периодической личной встречи в офисе работодателя.

• Инструментарий для удаленной работы. Многие компании не позволяют сотрудникам использовать свои ноутбуки для работы в офисе. Однако для организации удаленной работы компания должна обеспечить возможность создания удаленного места работы или разрешить сотруднику использовать домашний компьютер. Существует множество специальных программных продуктов, позволяющих обеспечить качественную организацию дистанционной работы, возможности для телефонной, видео- и конференцсвязи. В Политике следует изложить перечень инструментария, который будет применяться работником.

• План работ. Работодатель устанавливает для сотрудника, работающего дистанционно, план работ для его выполнения, внесение изменений в который, согласование отдельных условий может осуществляться посредством электронной переписки.

• Формы отчетности. Работодатель должен определить порядок и формы предоставления отчетов о проделанной работе, который будет содержать необходимые сведения и данные, о выполненных работником действиях в соответствии с представленным работодателем планом.

5. Порядок учета и перечень компенсируемых расходов.

В период пандемии, компании не рекомендуют пользоваться общественным транспортом, и могут предусматривать компенсацию расходов на такси, также может предусматриваться возможность компенсации канцелярских, почтовых и других расходов работника, связанных с осуществлением его деятельности вне рабочего места.