Оформление перевода на удаленную работу зуп

Для помощи в оформлении массового перевода сотрудников на дистанционный формат работы («удаленку») был реализован функционал для формирования пакета документов — «Заявление сотрудника на перевод» и «Дополнительного соглашения к трудовому договору». Документы создаются по шаблону. Затем их можно распечатать или отправить по электронной почте всем сотрудникам для подписания или ознакомления.

Реализован он как расширение — обновление программы не требуется. Расширение не влияет на учет в программе, и не создает движений по регистрам. Работает только с документами, помогая ускорить оформление большого количества документов при переводе большого количества сотрудников на «удаленку».

Внимание! Если принято решение отправлять документы по электронной почте, то вначале адрес почты сотрудника должен быть заполнен в карточке сотрудника или в карточке физического лица. В программе также должна быть настроена возможность работы с электронной почтой системная учетная запись почты. С нее будет выполняться рассылка. Учетная запись настраивается в разделе Администрирование — Органайзер — раздел Почта — ссылка Учетные записи электронной почты.

4 Как оформить перевод сотрудников на дистанционную (удаленную) работу в 1С ЗУП.png

После необходимых настроек формирование документов производится с помощью появившейся ссылки «Оформление переводов на удаленную работу» (раздел Кадры — Сервис — Оформление переводов на удаленную работу).

5 Как оформить перевод сотрудников на дистанционную (удаленную) работу в 1С ЗУП.png

1. Жмём «Подбор» для открытия карточек сотрудников, для которых будем формировать документы.

2. По кнопке Вид списка можно настроить группировку списка — Все сотрудники, По подразделениям, По группам. В списке можно выбрать как одного сотрудника, так и несколько подряд, удерживая клавишу Shift, или выбрать сразу всех сотрудников, нажав сочетание клавиш Ctrl+A. Кнопка Выбрать.

6 Как оформить перевод сотрудников на дистанционную (удаленную) работу в 1С ЗУП.png
7 Как оформить перевод сотрудников на дистанционную (удаленную) работу в 1С ЗУП.png

3. После выбора сотрудников заполните даты, которые будут подставлены в формы документов — Дата заявления, Дата перевода и Дата соглашения. Если для разных сотрудников требуется указать разные даты, сформировать документы можно в несколько приемов, подбирая каждый раз сотрудников, все даты для которых совпадают.

8 Как оформить перевод сотрудников на дистанционную (удаленную) работу в 1С ЗУП.png

4. Если подписание документов будет происходить лично, то документы необходимо распечатать. Нажав «Печать» получим файл в формате MS Word, с Заявлением о переводе» и «Доп. соглашением к трудовому договору» на всех выбранных сотрудников (рис. 7, рис. 8). Макеты заявления и доп.соглашения к трудовому договору можно изменить.

9 Как оформить перевод сотрудников на дистанционную (удаленную) работу в 1С ЗУП.png
10 Как оформить перевод сотрудников на дистанционную (удаленную) работу в 1С ЗУП.png

5. Если документы будут отправляться сотрудникам на их электронную почту, то в поле От укажите учетную запись электронной почты, с которой будет производиться рассылка. Кроме того, при необходимости можно изменить и текст, и тему писем, которые получат сотрудники. Кнопка Отправить. Каждому сотруднику отправляется только его комплект документов! После успешно завершившейся отправки в строке появляется зеленая отметка. Также отправленные письма можно проверить в соответствующей папке почтового клиента (если для используемого почтового сервера предусмотрено сохранение отправленных писем).

11 Как оформить перевод сотрудников на дистанционную (удаленную) работу в 1С ЗУП.png

6. В макеты заявления и доп.соглашения к трудовому договору можно внести изменения. Кнопка Изменить. В результате откроется печатная форма документов для изменения в режиме редактирования макета. Если перед открытием появится предупреждение, нажмите на кнопку Продолжить.

Внимание! При внесении изменений в макет необходимо учитывать, что параметры макета, выделенные символами {}, можно использовать только те, которые уже присутствуют в макетах. Если добавить в макет свой параметр, не предусмотренный макетом, при формировании он не будет учтен, или же возникнет ошибка.

13 Как оформить перевод сотрудников на дистанционную (удаленную) работу в 1С ЗУП.png

Документ для правки откроется в используемой по умолчанию программе для работы с текстовыми документами. После всех правок документ следует сохранить, как при работе с обычным текстовым документом в этой программе.

После внесения необходимых изменений, необходимо сохранить макет, подтвердив завершение редактирования кнопкой «Завершить изменение». Отныне будет отправляться измененная нами форма.

Из-за распространения коронавируса перевод сотрудников на удаленную работу стал для большинства компаний необходимостью. С связи с чем разработчики реализовали в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) функционал, который позволяем массово сформировать необходимые юридические документы для выбранных сотрудников и сразу отправить их им на подписание по электронной почте.

Функционал распространяется в виде расширения, которое необходимо скачивать отдельно — функционал не появится автоматически при обновлении конфигурации, но при этом для его использования не нужна последняя версия программы.

Предварительно скачайте расширение «ОформлениеПереводаНаУдаленнуюРаботу» на свой компьютер. Скачать расширение можно с официального сайта 1С:ИТС, или с нашего сайта.

Затем расширение необходимо загрузить в программу. Делается это через раздел Администрирование, пункт Печатные формы, отчеты и обработки.

В открывшемся меню выберите пункт Расширения.

Откроется список добавленных расширений. Добавим расширение «ОформлениеПереводаНаУдаленнуюРаботу», которое мы скачали ранее. Для этого нажмите на кнопку Добавить из файла…

Откроется окно проводника Windows, в нем откройте файл с расширением .cfe, который вы скачали ранее. Возможно файл будет находиться в архиве — тогда архив нужно предварительно распаковать.

Теперь в списке отобразилось новое расширение для программы 1С:ЗУП 3.1, которое позволит массово формировать документы для перевода сотрудников на удаленную работу. Галочку Безопасный режим можно снять, поскольку файл был скачан с официального сайта 1С. Теперь необходимо перезагрузить программу.

После перезагрузки программы в 1С:ЗУП 3.1 появилась новая ссылка Оформление переводов на удаленную работу в разделе Кадры, которая запускает новое расширение.

Расширение позволит выбрать сразу несколько сотрудников, для которых будет сформирован пакет документов для перевода на удаленную работу. Для этого также предварительно нужно указать даты заявления, перевода и соглашения.

  • Кнопка Печать сформирует и откроет документы на вашем компьютере для редактирования и дальнейшей печати.
  • Кнопка Изменить позволяет редактировать макет документов.
  • Кнопка Отправить отправляет по электронной почте пакет документов всем выбранным сотрудникам с заполненным Email. В специальном поле также можно изменить текст письма.
Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть