Обоснование закупки ноутбука для удаленной работы
Текущие продажи ноутбуков, как и других мобильных устройств, «превышают все планы, которые компания ставила себе на конец первого квартала 2020 года», сказал исполнительный директор компании diHouse (входит в группу «Ланит») Андрей Тарасов. «Снижение курса рубля означает, что товар из новых приходов у всех производителей будет дороже, поэтому ретейлеры, сабдистрибьюторы (те, кто перекупает товар у дистрибьюторов. — РБК) и корпоративные заказчики стараются скупить «старый товар». На это накладывается дефицит со стороны производителей. После тотального карантина производство в Китае только-только налаживается и не работает на полную мощность», — отметил Тарасов.
Дистрибьютор Treolan (тоже входит в «Ланит») ощущает ажиотажный спрос на ноутбуки всех производителей, сообщил представитель его пресс-службы. «Уже наблюдается дефицит в этом сегменте. Из-за проблем с производством [в Китае] мы ожидаем ряд задержек с поставками новых партий к нам на склад», — опасается он. Об ажиотажном спросе на бизнес-модели ноутбуков рассказали и в пресс-службе дистрибьютора ELKO: «Все имеющиеся на складе товары зарезервированы, свободного стока нет, цены растут».
Источник РБК на рынке системной интеграции рассказал, что сейчас «вендоры стараются сотрудничать и перераспределять товар, который должен был идти в другие страны — как европейские, так и ближнее зарубежье, для нашего рынка». Еще один источник РБК знает, что «дистрибьюторы, стараясь удовлетворить спрос, перекупают друг у друга партии того, что есть в наличии», а запасы у всех «уже невелики, если не закончились».
Директор департамента персональных систем компании OCS Distribution Ольга Доровская отмечает, что пока на складах еще есть товар, но он может не подойти под жесткие требования конкретного заказчика. «Новые заказы размещены, но сроки производства и поставки по-прежнему осложнены последствиями распространения коронавируса», — пояснила она. По ее словам, повышенный спрос на ноутбуки есть и в рознице. Но представитель группы «М.Видео-Эльдорадо» Валерия Андреева сказала, что компания «не испытывает проблем с наличием товаров на складе и в магазинах». Представитель пресс-службы «Связного» также сообщил, что не наблюдает дефицита ноутбуков и все поставки выполняются согласно обязательствам партнеров.
Какие марки в дефиците
Наибольшим спросом пользуются бизнес-модели HP и Lenovo, сейчас их купить практически невозможно, рассказал замдиректора департамента заказов и логистики «Инфосистемы Джет» Марк Шингарев. Еще два источника РБК сообщили о значительном росте спроса на ноутбуки ASUS и Dell.
Гендиректор Lenovo в России Александр Катаев подтвердил РБК, что в последнее время компания наблюдает повышенный спрос на компьютеры и ноутбуки. Он вызван как всплеском закупок предприятиями для перевода сотрудников на удаленную работу, так и увеличением покупательской активности из-за повышения курса валют, а также паузой в работе заводов в Китае в начале февраля.
«На данный момент компания Lenovo осуществляет поставки ПК на российский рынок в штатном режиме и проблем с новыми закупками у наших дистрибьюторов нет. Скорее можно говорить о резком всплеске спроса, который создал нехватку ноутбуков и ПК в коротком периоде времени», — сказал он.
Представитель ASUS Кирилл Погорелов также отметил рост спроса на ноутбуки на 20–30% по сравнению с предыдущей неделей. «Это связано и с ростом курса рубля, так как люди, которые откладывали покупку, решили купить до момента, когда на рознице отразится подорожание доллара, а также с тем, что много людей перешло на домашнюю работу», — считает он. По словам Погорелова, заводы ASUS вышли практически на те же производственные мощности, что и до кризиса, поэтому компания сможет обеспечить необходимые рынку объемы.
По словам гендиректора Acer в России Дмитрия Кравченко, продажи их ноутбуков на прошедшей неделе выросли примерно на 75%. «Есть высокий спрос как со стороны розничных клиентов, так и со стороны корпоративных заказчиков. Связываем рост с инициативами по переводу сотрудников на работу из дома и детей на удаленное обучение, а также с волатильностью курса рубля», — сказал он. РБК направил запросы в пресс-службы HP и Dell.
Сколько продлится ажиотаж
Владислав Бахаудинов рассказал, что производители рассчитывают отгрузить продукцию на российские склады только в середине апреля, из чего сделал вывод, что груз, скорее всего, находится на границе с Китаем или в производстве. Однако объемы поставок, которые сейчас находятся в транзите, не покроют возросший спрос. «Дефицит на рынке сохранится еще какое-то время, предположительно, два-три месяца. Не исключено, что тот объем товаров, который еще не дошел до складов в России, уже предварительно раскуплен заказчиками», — утверждает Бахаудинов.
Представитель ELKO отметил, что ближайшие новые партии появятся в продаже ориентировочно через несколько недель. «Предположительно, дефицит будет продолжаться от одного до двух месяцев, но это зависит прежде всего от того, как в дальнейшем будет развиваться эпидемия в Европе и России и как быстро китайские заводы восстановят производство», — объяснил он. Источник РБК в одном из вендоров техники пояснил, что поставки электроники в основном осуществляются морем, в среднем такая доставка «от завода до полки» занимает пару месяцев, а доставка самолетом — пару недель.
Один из собеседников РБК среди дистрибьюторов обратил внимание, что развитие дефицита во многом будет зависеть от того, какие меры введут власти: чем более жесткий карантин будет объявлен, тем сильнее будет ощущаться нехватка товара. «Пока на ближайшие месяц-полтора предпосылок для существенного улучшения ситуации нет», — пессимистичен он.
По оценке аналитической компании IDC, в 2019 году объем российского рынка персональных компьютеров, включая ноутбуки, составил 5,34 млн штук — на 7,8% меньше, чем годом ранее. Продажи только ноутбуков в прошлом году просели на 12,3%, до 3,4 млн штук. Снижение рынка происходило в отсутствие значимого роста реальных располагаемых доходов населения, но на фоне позитивной динамики в коммерческом сегменте благодаря большому количеству проектов и обновлению парка ПК из-за завершения поддержки Windows 7. Представитель IDC затруднился сказать, как будет развиваться ситуация на российском рынке в 2020 году. В целом по миру IDC прогнозирует снижение поставок компьютеров на 9% к 2019 году, до 374,2 млн штук.
Как обеспечить работника ресурсами: два варианта
Организационно удаленная работа может быть устроена по-разному. Первый подход предполагает, что для работы из дома сотрудники используют собственную технику, программное обеспечение и расходные материалы, а также самостоятельно оплачивают интернет и сотовую связь.
При «удаленке» необходимо обмениваться электронными документами с сотрудниками Начать обмен
При втором подходе работодатель полностью обеспечивает сотрудников на «удаленке» всем необходимым для работы. Другими словами, всю материальную базу (ноутбуки, роутеры, телефоны, принтеры и другую технику; расходные материалы), а также программное обеспечение организация закупает за свой счет и на свое имя. А затем по мере необходимости выдает соответствующие ценности работникам.
ВАЖНО. На практике обычно происходит совмещение этих схем. Часть оборудования, расходников и ПО предоставляется работодателем, а другая часть является собственностью работника. Соответственно, в этом случае бухгалтеру нужно знать особенности налогообложения при каждом их описанных способов обеспечения сотрудника ресурсами.
За счет сотрудников
Начнем с первого варианта, который в текущей ситуации реализовать значительно проще, так как снимаются вопросы поиска, приобретения и передачи работникам нужной техники.
Данный способ организации «удаленного офиса» имеет и ряд других преимуществ. Так, если работники используют свою технику, то перед работодателем в принципе не встает вопрос учета оборудования и обеспечения его сохранности. Также в этом случае не приходится говорить о материальной ответственности сотрудников и об ограничениях по использованию техники во внерабочее время. Следовательно, не может быть и претензий со стороны контролирующих органов в части непроизводственного характера тех или иных затрат.
Правовым основанием для применения данной модели организации дистанционной работы являются статьи 188 и 312.3 ТК РФ. В них прямо предусмотрена возможность использования сотрудниками личного имущества (в том числе технических средств и материалов) в интересах работодателя. А на организацию, в свою очередь, возлагается обязанность по выплате компенсации и возмещению расходов.
В части налогообложения данная модель удаленной работы тоже достаточно проста.
Компенсация, которая выплачивается работникам за использование личного имущества, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Причем в том размере, который стороны согласовали в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письмо Минфина от 30.04.15 № 03-04-05/25434).
Данная компенсация полностью учитывается в расходах. Ее можно включить в состав расходов на оплату труда и при ОСНО, и при УСН (ч. 1 ст. 255, подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ), либо в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письмо Минфина от 15.08.05 № 03-03-02/61). Напомним, что право выбора основания для учета расходов дано налогоплательщикам пунктом 4 статьи 252 НК РФ.
Бесплатно получить образец учетной политики и вести бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО и ИП
Также не надо удерживать НДФЛ с суммы возмещения расходов, которые понес сотрудник «на удаленке». Речь идет об оплате доступа в интернет, программного обеспечения и расходных материалов (картриджей, батареек, кабелей и т.п.). В этом случае работнику возмещаются суммы, которые он ранее потратил в связи с выполнением трудовых обязанностей. А обязанность по такому возмещению установлена ТК РФ.
Следовательно, одновременно применимы положения статьи 41 НК РФ о том, что у работников не возникает дохода как экономической выгоды, и пункта 1 статьи 217 НК РФ, который освобождает от НДФЛ законодательно установленные компенсационные выплаты (см. п. 3 Обзора судебной практики Верховного суда РФ № 1 (2016), утв. Президиумом ВС РФ 13.04.16). Такой подход позволяет не начислять на данные выплаты страховые взносы (основание — подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Бесплатно рассчитать зарплату, взносы и НДФЛ в веб‑сервисе
Не должно быть проблем и при учете возмещения расходов при налогообложении у самой организации, причем как на общей системе, так и на УСН (п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Ведь статья 312.3 ТК РФ прямо указывает: порядок возмещения расходов, связанных с исполнением дистанционной работы, определяется трудовым договором. При этом компенсации подлежат, в том числе расходы на программно-технические средства, используемые работником. Также в статье 312.3 ТК РФ сказано, что основанием для компенсации является отчет о выполненной работе.
Таким образом, для учета затрат достаточно иметь допсоглашение о временном переводе на дистанционную работу, где зафиксирован порядок и условия возмещения затрат; утвержденный работодателем отчет сотрудника и соответствующие платежные документы. Отметим, что лучше включить в допсоглашение максимально полный перечень расходов, которые будут компенсироваться работодателем, и оставить этот список «открытым». А чтобы избежать возможных злоупотреблений со стороны сотрудников, нужно прописать, что возмещению подлежат «иные согласованные с работодателем расходы».
ВНИМАНИЕ. В указанном порядке можно учитывать и возмещение каких-то чрезвычайных затрат сотрудника: на ремонт оборудования или срочную покупку нового (письмо Минфина от 08.12.06 № 03-03-04/4/186). Но в этом случае могут дополнительно потребоваться документы, подтверждающие причины и обстоятельства, с которыми связаны соответствующие расходы. Например, это может быть объяснительная записка о причинах поломки, или «служебка» о необходимости «апгрейда» техники для выполнения поставленной задачи. Данные документы сотрудник может приложить к регулярному отчету.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
За счет работодателя
Вторая модель организации работы «на удаленке» потребует от работодателя гораздо большей вовлеченности. Напомним, в этом случае ресурсы, необходимые для работы из дома, закупаются организацией за свой счет и отражаются на ее балансе, а работники получат эти ценности для использования в служебных целях.
Главными вопросами при такой схеме становятся учет переданного имущества и обеспечение его сохранности, а также контроль целевого использования расходных материалов, ПО и оплаченных услуг (сотовая связь, интернет). К сожалению, законодательство не содержит готового решения для этой ситуации.
Так, в части учета передаваемой работникам техники действует только норма пункта 5 ПБУ 6/01, где содержится общее указание: в целях обеспечения сохранности объектов имущества в производстве или при эксплуатации должен быть организован надлежащий контроль за их движением. Порядок такого учета законодательством не урегулирован. Поэтому придется самостоятельно разработать документы, регламентирующие учет имущества, переданного работникам, в том числе формы бланков, которые будут использоваться при его передаче и возврате. При этом нужно учесть «карантинные» реалии, и закрепить возможность обмена электронными документами (в т.ч. скан-образами) с последующим подписанием бумажных документов.
Подключиться к «Контур.Бухгалтерии» для удаленной работы с сотрудниками и клиентами
Что касается самих форм, то они могут быть как индивидуальные (акт или расписка), так и сводные (журнал или ведомость выдачи). Но в любом случае нужно предусмотреть индивидуализацию и предаваемого имущества (вид, наименование, номер, если имеется), и получателя (ФИО, должность). Также не лишним будет указать стоимость имущества и цель передачи. А для оборудования, которое выдается на время (техника, ПО), нужно установить срок, на который оно передается работнику. Сделать это можно, в том числе, указанием на событие: отмена режима повышенной готовности, улучшение санитарно-эпидемиологической обстановки по коронавирусу, прекращение действия допсоглашения о дистанционной работе, увольнение сотрудника, требование работодателя и т.п.
Итак, документы оформлены и оборудование выдано. Наступает черед налоговых вопросов. Ведь тот факт, что имущество, переданное работнику «на удаленке», находится в его полном распоряжении 24 часа в сутки все 7 дней в неделю, может вызвать претензии со стороны налоговых органов в части учета работодателем соответствующих затрат. Особенно, если речь идет об учете затрат на покупку расходных материалов или ПО, которое оплачивается по факту использования.
Избежать этого помогут кадровые документы. В обычной обстановке это Правила внутреннего трудового распорядка и должностные инструкции, куда добавляются пункты о запрете на использование переданного имущества в личных целях. Но поскольку с данными изменениями работников надо знакомить под роспись, а в условиях «карантинной удаленки» это сделать сложно, то подобный запрет нужно включить в текст дополнительного соглашения о временном переходе на дистанционную работу.
Данные положения дадут компании не только возможность применить к нарушителям дисциплинарные взыскания и при необходимости взыскать ущерб в полном размере (п. 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), но и послужат хорошим аргументом в случае предъявления претензий со стороны ИФНС.
Заметим, что можно не ограничиваться кадровыми документами. Если позволяет время и ресурсы допустимо наладить программные средства, которые не дадут сотрудникам возможность использовать оборудование во внерабочее время без ведома работодателя. Также можно отслеживать местонахождение переданного имущества. Эти меры (подтвержденные приказами и распоряжениями по организации) будут дополнительным «козырем» при обосновании производственного характера затрат на технику, ПО и расходные материалы.
Ответственность за сохранность имущества
В заключение рассмотрим вопрос о том, можно ли взыскать с работника «на удаленке» компенсацию за утрату имущества работодателя. Сразу заметим, что этот вопрос в законодательстве проработан не очень хорошо.
Согласно статье 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего заработка. Но даже если стоимость переданного имущества не превышает средний заработок сотрудника, взыскать с него стоимость утраченной или поврежденной техники будет непросто.
Дело в том, что в силу статьи 239 ТК РФ работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если организация не обеспечила надлежащие условия хранения вверенного ему имущества. А судам в случае споров об удержании из заработной платы вреда, причиненного имуществу компании, предписано выяснять, нет ли обстоятельств, исключающих ответственность работника (см. п. 4 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.06 № 52). Очевидно, что в случае с дистанционной работой обеспечить такие условия работодатель не в состоянии. Таким образом, шансы на взыскание с работника стоимости техники, переданной для работы на «удаленке», не сильно высоки.
Схожая ситуация и в случае поломки или утраты оборудования, стоимость которого превышает средний заработок сотрудника. Полная материальная ответственность из-за недостачи ценностей, вверенных на основании письменного договора, распространяется только на тех работников, которые упомянуты в специальных перечнях (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 244 ТК РФ). А в этих перечнях указаны лишь те категории работников, которые занимают должности, или выполняют работы, связанные с обслуживанием денежных или материальных ценностей (постановление Минтруда от 31.12.02 № 85). Данные перечни являются исчерпывающими и расширительному толкованию не подлежат (письмо Роструда от 19.10.06 № 1746-6-1).
Таким образом, заключить договор о полной материальной ответственности при передаче сотрудникам ноутбуков, принтеров, сканеров и прочего оборудования не получится. Равно как и не удастся вменить работнику полную материальную ответственность в случае передачи имущества по разовому документу, о котором также говорится в пункте 2 части 1 статьи 243 ТК РФ. Причина — все то же положение статьи 239 ТК РФ о необходимости обеспечения условий хранения имущества.
Выходит, что единственная возможность взыскать с работника стоимость переданного для удаленной работы оборудования, это доказать, что вверенное имущество утрачено не при исполнении трудовых обязанностей, либо в результате административного проступка или преступления, совершенного сотрудником (п. 5, 6 и 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). А значит, без налаженной системы контроля за использованием оборудования в этом случае не обойтись.
