Компенсация затрат на удаленную работу

Компенсация дистанционному работнику — это возмещение расходов, которые понесены при исполнении трудовых обязанностей в удаленном режиме. Условия и размеры компенсационных выплат стороны трудовых отношений согласовывают между собой.

Положена ли компенсация расходов дистанционному работнику

Удаленная (дистанционная) работа — это выполнение служебных обязанностей сотрудником вне местонахождения работодателя (глава 49.1 ТК РФ).

На законодательном уровне у работодателя нет обязанности выплачивать сотруднику компенсацию расходов при удаленной работе, но стороны вправе согласовать между собой возмещение затрат такого сотрудника (статья 312.3 ТК РФ). Это выгодно не только персоналу, но и компании: организация экономит на аренде помещений, оборудовании рабочего места.

Другим вариантом является предоставление оборудования компании в пользование сотрудника для выполнения служебных заданий работодателя.

Условия дистанционной работы согласовываются сторонами трудовых отношений в трудовом договоре (статья 312.1 ТК РФ). В настоящее время готовятся масштабные изменения в главу 49.1, уточняющие ныне действующие положения. Вводится понятие временного удаленного режима труда. Такой режим работы вводится в упрощенном порядке: решением руководителя организации в локальном нормативном акте без внесения изменений в трудовые договоры. Допускается перевод персонала на временную удаленную работу при чрезвычайных ситуациях: эпидемиях, техногенных катастрофах, иных ситуациях, создающих угрозу нормальной жизни населения.

Какие расходы компенсировать

При приеме на работу вопрос, нужно ли платить компенсацию дистанционному работнику, регулируется трудовым договором. Если на удаленный режим переводится уже работающий сотрудник, заключается дополнительное соглашение к договору о переходе на удаленный труд.

В соглашении указываются размер и условия возмещения затрат сотрудника:

• износ и приобретение нового оборудования;
• оплата электроэнергии;
• покупка программного обеспечения;
• иные затраты, необходимые для организации рабочего места.

Сумма не ограничена законом и по договоренности между работником и работодателем может выплачиваться:

• в фиксированном размере;
• в сумме документально подтвержденных расходов.

Налоги и страховые взносы

Так как компенсация расходов при дистанционной работе устанавливается в соответствии с законодательством и связана с исполнением служебных обязанностей, то выплаты не облагаются:

• налогом на доходы физических лиц (пункт 1 статьи 217 НК РФ);
• страховыми взносами (абзац 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ).

Как учесть при расчете налога на прибыль

Указанное в соглашении с работником и экономически обоснованное возмещение затрат дистанционного работника организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Компенсационные выплаты относятся к иным перечислениям в пользу трудящегося, предусмотренным трудовым (коллективным) договором (пункт 25 статьи 255 НК РФ).

В бухгалтерском учете отнесите компенсацию затрат удаленному сотруднику на те же затратные счета учета, что и заработную плату. Для отражения расчетов с работниками используйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Фирма может не платить взносы и НДФЛ с компенсаций расходов дистанционщиков, если соблюдается ряд условий, говорится в письме Минфина от 29.10.2020 № 03-04-06/94269.

Статья 312.3 Трудового кодекса регулирует взаимоотношения работодателя и сотрудника на удаленке. Там, в частности, говорится, что порядок, размер и сроки выплаты компенсаций за использование сотрудниками своего оборудования и программно-технических средств должен быть зафиксирован в трудовом договоре. То же самое относится и к компенсациям других видов расходов, связанных с дистанционной работой.

Если работодатель установил сумму компенсации в договоре, и она не превышается, НДФЛ и взносы платить не нужно. Но при этом все расходы, понесенные работником, нужно подтвердить документально. Работодателю нужны копии документов и чеков.

Работа признается дистанционной, если сотрудник выполняет ее вне местонахождения работодателя и принадлежащего ему рабочего места. Коммуникация между двумя сторонами — работодателем и сотрудником — осуществляется через Интернет.

При использовании личного имущества сотрудника для дистанционной работы организация обязана компенсировать ему расходы, даже если он письменно отказался от возмещения. Иначе фирму оштрафуют на сумму до 50 000 рублей.

Расходы на компенсации дистанционщику за использование личного имущества в служебных целях можно учесть в базе по налогу на прибыль на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или подп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса. Но для этого нужно соблюсти ряд условий. Как уже упоминалось ранее, сумма компенсации должна быть зафиксирована в трудовом договоре. Во-вторых, необходимы копии документов, которые подтверждают право собственности работника на используемое оборудование. И, конечно, все расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены.

Понятно, что выполнить эти требования достаточно сложно. Не все хранят дома документы на ноутбуки или принтеры, а договор на Интернет может быть оформлен не на самого работника, а на другого члена его семьи. Сложно и обосновать сам размер компенсации.

Как правило, организации предпочитают устанавливать фиксированную ежемесячную компенсацию расходов дистанционных работников, не учитывая их детально, что может стать причиной претензий со стороны налоговой.