Как стать референтом
24 апреля отмечается международный день секретаря. Впервые этот праздник начали отмечать в США в 1952 году благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса. В более широком варианте это праздник всех административных работников — офис-менеджеров, стенографистов, ассистентов руководителя и пр. По данным статистики секретари входят в пятерку самых востребованных и популярных профессий в мире.
В народе секретарей именуют «фильтрами», это отражает суть их работы. Классические обязанности секретаря — это прием звонков, встреча посетителей, работа с документами, чай-кофе. В зависимости от того, чей это секретарь, он фильтрует и перераспределяет соответствующий поток (людей, писем, звонков и т. д.).
Виды секретарей
Секретарь — это всегда придаточное звено к офису, отделу или начальнику. Поэтому существует масса различных видов секретарей в зависимости от сферы их деятельности. Часто функции разных секретарей так перемешиваются, что трудно выделить тип, к которому данный сотрудник принадлежит. Но, по сути, есть два основных направления этой работы: секретарь-ресепшионист и секретарь-референт. Остальное — лишь производные от них.
Секретарь на ресепшн (reception) — это административный работник офиса. Он встречает посетителей, предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает с курьерами, распределяет корреспонденцию. Сейчас часть функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы-автоответчики, которые направляют звонок клиента к соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню. Секретарь на ресепшн — этот тот человек, который первым встречает вас, когда вы входите в офис. В некоторых компаниях на ресепшиониста могут ложиться еще дополнительные обязанности в виде обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров), заказ билетов и оформление виз для сотрудников.
Секретарь-референт является секретарем руководителя. В последнее время на рынке вакансий эта должность чаще называется «помощник руководителя» или «ассистент руководителя». Если секретарь-ресепшионист выполняет административную работу для всего офиса, то секретарь-референт ассистирует только своему руководителю. В его обязанности входит встречать посетителей в приемной начальника, готовить чай-кофе, работать с корреспонденцией, отвечать на звонки. Секретарь-референт владеет расписанием шефа. В зависимости от размера и структуры организации обязанности секретаря могут варьироваться от просто фильтрующего звена на входе в приемную до личного помощника руководителя. В любом случае, мера ответственности секретаря-референта гораздо выше, чем ресепшиониста. Также в силу особенностей своей работы референт часто владеет конфиденциальной информацией. Иногда помощник руководителя занимается и делами, связанными с семьей и личными отношениями шефа.
Специфика профессии
С профессией секретаря принято связывать девушек приятной внешности, встречающих вас с улыбкой. Действительно, в подавляющем большинстве эту должность занимают женщины, благодаря своей способности выдерживать монотонную работу, быть вежливыми и услужливыми. К тому же, работа секретаря — это всегда игра на вторых ролях, которая неприемлема для большинства мужчин. Человек должен понимать, что он все время будет в тени, а лавры достанутся руководителю. Однако, все чаще в роли личных ассистентов руководители хотят видеть именно мужчин, которые могут стать отличными бизнес-партнерами и надежными коллегами.
Секретарь — это лицо офиса, и многим компаниям хочется, чтобы это лицо было миловидным. Поэтому внешние данные и молодой возраст — важные характеристики для работы. Бывает, что секретарями работают дамы почтенных лет, славящиеся своими деловыми качествами. Но это частные случаи, характерные, в основном, для руководителя и секретаря, долго работающих вместе. Также для работы необходимы общительность, открытость, дружелюбие, деликатность и культура общения. Секретарь должен вести себя так, чтобы у клиента осталось ощущение, что компания сделает всё, чтобы решить его проблему. По роду деятельности секретарь общается с самыми разными людьми и должен оставаться вежливым в любой ситуации. Если вы стеснительны, вам трудно идти на контакт, улыбаться незнакомым людям, то эта работа точно не для вас. Помимо прочего, секретарю необходимо иметь самообладание и эмоциональную стабильность, способность оставаться спокойным и собранным. Из деловых качеств важна организованность, внимательность, дисциплинированность, хорошая память и слух, четкая дикция, грамотность и иногда знание иностранных языков.
Собираясь стать секретарем, будьте готовы к ненормированному рабочему дню, частым переработкам. Если вы секретарь офиса (ресепшионист), то вы приходите раньше всех и уходите последним. Если вы помощник руководителя, то ваш график полностью зависит от расписания босса, а оно часто выходит за рамки обычного рабочего дня.
Образование секретаря
Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте. Но диплом вуза даст вам хорошее преимущество при устройстве на работу. Также хорошо, если вы разбираетесь в области, в которой работает компания.
Секретарь должен уверенно владеть ПК и оргтехникой, уметь работать с документами, вести протоколы заседаний. Также среди необходимых характеристик можно отметить грамотность, хорошую устную и письменную речь, знание этикета и высокий общекультурный уровень.
Где работать
Секретарь в том или ином виде есть в любой компании. Рынок вакансий в этом направлении изобилует предложениями. Будьте готовы к тому, что в небольших фирмах функции секретаря будут перемешаны с какой-то еще работой, и вам придется совмещать все эти деятельности. В крупных организациях, как правило, обязанности секретаря прописаны довольно четко.
Зарплата секретаря
Поскольку секретарская деятельность не требует специальных знаний и навыков, то рассчитывать на высокую зарплату тут не приходится. Средний заработок секретаря на ресепшн по Москве составляет 29 000 рублей, по области — 24 000 рублей. Секретарь-референт имеет более высокую степень ответственности и, соответственно, получает больше. Средние цифры по Москве — 37 000 рублей, по Московской области — 31 000 рублей. Для сравнения, например, в Самаре 21 000 рублей (ресепшионист) и 20 000 рублей (референт), в Екатеринбурге 19 000 и 22 000 рублей соответственно.
Карьера секретаря
В карьере секретаря перспектив не так уж много. Развиваться можно по линиям, соответствующим двум типам этих работников. Ресепшионист может вырасти до офис-менеджера, расширяя свои административные функции в офисе. Секретарь-референт может стать личным помощником руководителя. Случается, что ассистент руководителя имеет определенные амбиции и метит на место своего начальника. Как бы там ни было, не стоит распространяться о своих планах и давать понять всем, что вы тут надолго не задержитесь. Если вы не можете смириться с тем, что ваша личность остается в тени, лучше не браться за секретарскую работу, а поискать себе дело по душе.
Карьера секретаря обычно не является целью профессионального роста человека и выполняет роль временного пристанища в определенной области или компании. Так или иначе, секретарь должен вникать в нюансы деятельности компании, поэтому выбирайте области, в которых вам будет интересно.
В результате секретарской работы можно приобрести полезные связи и навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя, ведь секретарь, как никто другой, отлично знает всю внутреннюю кухню своей компании.
