Как стать офис-менеджером

Офис менеджер компании — профессия-мечта. Скажите, где еще вы можете помогать людям, находясь в центре событий вашей организации?

Офис менеджер — первая точка контакта для посетителей офиса, партнеров или коллег. Иногда кажется, что офис менеджер по работе с клиентами имеет бесконечный круг обязанностей и обременительную ответственность.

Справедливости ради стоит сказать, что карьера в этой должности доступна далеко не каждой девушке, даже если вы являетесь соискателем должности офис менеджера без опыта работы, у вас должно быть огромное желание набраться этого опыта. Работа офис менеджером требует, чтобы у человека был определенный склад характера и качества, способные помочь достичь вам успеха в этой профессии.

Читайте наши советы, собранные в этой статье, чтобы понять, в чем заключается работа офис менеджера и кто может достичь успеха, находясь в этой должности.

Содержание статьи

Офис менеджер компании — постоянная работа в многозадачном режиме

Ошибочно думать, что «офис менеджер компании» просто современное название должности секретаря. Классический секретарь имеет гораздо меньше обязанностей, чем офис менеджер компании. В сферу его компетенций входит подготовка документов для руководства, телефонные звонки, помощь в коммуникации всех подразделений или отделов компании. Чем больше сама компания, тем более высокую ответственность предполагает работа офис менеджером. И да. На этой должности приходится постоянно работать в многозадачном режиме.

Офис менеджер компании как регулировщик движения

В некотором смысле офис менеджер компании, вне зависимости от опыта, который у него есть, чем-то напоминает регулировщика на дорожном перекрестке. В его задачу входит правильное взаимодействие с представителями различных отделов компании, выполнение задач по координации их усилий, офис-менеджер также осуществляет и первый контакт с потенциальными клиентами фирмы. Важным умением человека, занимающего эту должность, является способность выбрать правильное расположение в компании, чтобы эффективно осуществлять взаимодействие всех тех, кто нуждается в его услугах. Для этого ему понадобится узнать всю свою организацию с изнанки, познакомиться со множеством людей и в работе с ними учитывать их психологические особенности.

Офис менеджер компании — ангел связи

В чем же заключается работа офис менеджера? В круг его разнообразных обязанностей входит ведение телефонных переговоров и организация телефонных звонков.

Офис менеджер не только лицо, но и голос компании. Для успешного общения важен и тон голоса, и высота, и выбор слов, и грамотная речь, а также уровень вежливости и стрессоустойчивость при общении с проблемными клиентами или посетителями. Если вы обладаете перечисленными навыками, то можете работать офис-менеджером, не обладая богатым опытом.

Офис менеджер компании в совершенстве владеет компьютером

Офис менеджер компании хорошо разбирается в современных технологиях, а с компьютером «на ты». В зависимости от характера бизнеса вашей организации, компьютер является инструментом, с помощью которого офис менеджер создает таблицы в Excel, презентации в Power Point, редактирует изображения или видеоматериалы, пользуясь для этого соответствующими программами. Само собой, он также должен быть способен напечатать необходимые документы в текстовом редакторе. Все эти навыки также будут более, чем полезны, если вы претендуете на должность офис менеджера, не имея опыта работы, окончив лишь школу или вуз.

Свои навыки в работе с компьютером офис менеджер компании должен постоянно совершенствовать.

Офис менеджер компании должен иметь хорошие навыки общения

Офис менеджер компании всегда находится на острие общения между представителями разных подразделений или отделов предприятия. Он также общается с клиентами, посетителями, партнерами. В большинстве случаев люди ждут от него определенной помощи. Значит, вам придется существенно развить свои навыки общения, а также научиться «читать» людей, чтобы понимать, чего же они хотят на самом деле. Конечно, при условии, что вы хотите достичь успеха в должности офис менеджера компании.

Офис менеджер компании — командный игрок

Офис менеджер всегда играет в команде. И его роль в команде далеко не последняя. Офис менеджер компании как никто другой знает, как взаимодействовать не только с кадровыми сотрудниками предприятия, но и людьми, которые появляются в офисе не каждый день или вовсе случайно. Без хорошего офис менеджера компании вообще невозможно никакое взаимодействие практически на всех уровнях управления. Вот об этом следует помнить тому, кто хочет достичь вершин в этой профессии.

Офис менеджер компании не испытывает страха перед аудиторией

Хороший офис менеджер не испытывает страха перед аудиторией, так как его функции чем-то напоминают работу актера на сцене. Если у вас есть страх перед публичностью, необходимостью выступать, постоянно находиться в центре внимания, то об успешной карьере офис менеджера компании вы можете просто забыть. В вашем списке приоритетов, если вы хотите добиться успеха в профессии, должна быть работа над развитием уверенности в собственных силах и избавлении от ненужной застенчивости.

Офис менеджер умеет принимать критику

Работая в должности офис менеджера компании, вы можете столкнуться с тем, что, по мнению большинства коллег, вы не делаете вообще ничего, кроме того, что постоянно пьете кофе или общаетесь со всеми в чате. Вы никак не можете противостоять такому взгляду на вашу деятельность, но в ваших силах научиться принимать критику, даже если она является неоправданной. Критика вообще является общепринятой частью работы офис менеджера компании. Перестаньте беспокоиться, когда слышите несправедливые или оскорбительные фразы. Лучшее средство — продолжать делать свою работу и делать ее безупречно.

Офис менеджер компании обладает организаторскими способностями

Офис менеджер компании — это не только человек, отправляющий письма или готовящий запросы. На своей должности вам придется проявить максимум организаторских способностей, так как именно от такого навыка зависит, как много людей сможет взаимодействовать своевременно и эффективно. Рекомендуется разработать свою собственную систему организации информационных потоков и придерживаться ее.

Офис менеджер компании — хороший слушатель

В обязанности и навыки офис менеджера компании входит навык активного слушания. Во-первых, научившись слушать, вы быстрее научитесь понимать истинные нужды и мотивы людей. Во-вторых, так вам будет проще реагировать на их просьбы и приносить пользу. В-третьих, даже в самых глупых просьбах иногда содержатся важные детали, которые нельзя упускать из виду ни в коем случае.

Офис менеджер компании — способ решения проблем

Офис менеджер компании часто имеет дело с чрезвычайными ситуациями на всех уровнях. Те, кто не знает, как и кто способен решить возникшую у него проблему, сначала обращаются к офис менеджеру компании. Соответственно, офис менеджер компании по мере сил должен способствовать решению возникающих проблем, а с накопленным практическим опытом иметь определенные алгоритмы для решения тех или иных проблем, которые для вас станут вполне стандартными.

Офис менеджер компании — это ее настроение

Офис менеджер компании — ее душа и сердце. Это человек в компании, к которому люди обращаются первыми. Вам следует научиться демонстрировать ко всем искреннее расположение, а ваша улыбка должна быть сердечной, вне зависимости от того, какое у вас в текущую минуту самочувствие, есть ли проблемы со здоровьем и так далее. Позитивный настрой помогут вам быстро получить положительную репутацию среди коллег и руководства компании.

Анна Волошина, HR

Другие полезные статьи: