Как составить дополнительное соглашение на удаленную работу

Дополнительное соглашение о переводе работника на удаленную работу — это документ, регламентирующий изменения первоначального трудового договора. С изменением рабочего места могут поменяться и другие существенные условия, все это должно быть отражено в допсоглашении.

Причины для перевода на удаленку

Трудовой кодекс не указывает, когда может потребоваться перевод сотрудника на удаленную работу, этот вопрос остается на усмотрение работодателя. Перемещение оформляется, если изначально не заключен трудовой договор при дистанционном характере работы, но возникает необходимость в нем, или стороны достигают согласия о возможности выполнения трудовых функций специалистом вне места расположения организации.

Временный перевод, в соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ ФЗ-407 и вступающими в силу с 1 января 2021 года, возможен при возникновении форс-мажорных обстоятельств на время их действия. При перемещении на удаленный режим по инициативе работника или соглашению сторон подписывается дополнительное соглашение, временное перемещение осуществляется без согласия сотрудника.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как перевести работника на другую должность. Используйте эти инструкции бесплатно.

На удаленной работе взаимодействие между работником и работодателем происходит посредством телекоммуникационных сетей. Дистанционный документооборот организуется по правилам, указанным в локальных нормативных актах работодателя. Вопросы режима труда, взаимодействия, выхода сотрудника на связь, контроля за выполнением трудовых обязанностей определяются в локальных актах работодателя. ТК РФ с 01.01.2021 в соответствии с актуальными поправками позволяет сторонам регулировать эти условия во внутренних положениях, правилах и т.д.

Кого можно перевести на удаленку

По ТК, на дистанционный процесс переводится тот специалист, трудовая функция которого напрямую не связана с пребыванием на территории работодателя. Например, работать удаленно смогут кадровики, юристы, секретари — те сотрудники, чьи функции связаны с обработкой документации. Не получится перевести на дистанционный труд уборщиков, вахтеров, рабочих и др.

Процедура перевода

Оформляем перевод

Чтобы перевести сотрудника на удаленку, проведите аудит технических возможностей организации и самого специалиста. Необходимо убедиться в наличии производственных средств на потенциальном рабочем месте или предоставить дополнительные ресурсы. Составьте списки тех, кого вы планируете переводить на дистанционный труд. Определитесь с организацией процесса: режимом труда и отдыха, схемами взаимодействия, способами контроля, разработайте и примите локальный нормативный акт.

В соответствии с ТК РФ определены основные этапы, как перевести работника на дистанционную работу:

• составление заявления или согласия (исключение — временный перевод);
• подписание дополнительного соглашения;
• издание приказа по предприятию.

Заявление о переходе на удаленный режим составляется в свободной форме, сотрудник выражает желание трудиться удаленно, указывает причины, дату, с которой хочет перейти на новый режим, стороны согласуют условия, и руководитель визирует заявление. Временный перевод осуществляется на основании распоряжения государственного органа, издания закона или указа, распоряжения о наступлении чрезвычайной ситуации.

Основное значение при перемещении на удаленный режим сотрудника, с которым уже заключен трудовой контракт, имеет допсоглашение. В нем определяется новый для сторон порядок взаимодействия, правила ведения документооборота, либо делается ссылка на локальный нормативный акт и факт ознакомления с ним трудящегося.

Вот для примера образец дополнительного соглашения на дистанционную работу (пустой бланк):

Составляем допсоглашение

Второй шаг после подписания согласия — необходимость оформить дополнительное соглашение о переводе сотрудника на дистанционную работу, это регламентирует ст. 72 ТК. Основанием для его заключения послужит заявление работника, предложение или инициатива работодателя. Рекомендуется предусмотреть важные нюансы:

1. Рабочее место. Определить его точно по смыслу закона сложно — «вне места нахождения работодателя». Целесообразно продумать, нужен ли этот специалист в офисе, по каким дням, закрепить это в документе. Допускается как обозначить место работы дистанционного работника в трудовом договоре в виде указания на населенный пункт, так и оставить его на усмотрение работника (из любой точки). Но в соответствии с изменениями в ТК РФ работодатель возмещает работнику все расходы, связанные с осуществлением обязанностей дистанционно. И получает право уволить специалиста, если он переедет в местность, где нет условий для удаленного режима.
2. Режим рабочего времени работник устанавливает сам. Если у работодателя есть какие-либо требования, например, быть на связи с 9:00 часов до 17:00, их тоже следует прописать в соглашении. Имеет смысл указать продолжительность рабочей недели и выходные дни.
3. Механизмы взаимодействия и способы контроля.
4. Использование ресурсов работника и выплата компенсации.

Чем подробнее вы пропишете условия работы на удаленке, тем меньше возможность столкнуться с непониманием, халатностью или злоупотреблениями как со стороны работодателя, так и работника.

Издаем приказ

Принятие решения оформляется распорядительным актом. Приказ издается после того, как подписано допсоглашение на дистанционную работу с сотрудником. Утвержденного бланка нет, документ составляется в свободной форме. Допускается использование формы Т-5 или использование самостоятельно разработанной формы. Приказ издается на фирменном бланке, или реквизиты (наименование, ИНН) являются отдельной частью бланка.

В приказе отражается факт перемещения на удаленку, дата начала применения режима, данные работника (фамилия, имя, отчество, должность, отдел, структурное подразделение), указывается ссылка на допсоглашение, основание — заявление сотрудника или инициатива работодателя. Менять зарплату при переходе на удаленку, если объем обязанностей остается тем же, работодателю запрещается. С приказом сотрудника знакомят под роспись.

Как вернуть сотрудника с удаленки

В допсоглашение впишите пункт об окончании дистанционного периода, если планируете его временный характер, или возможность пролонгирования срока действия. Если вы точно знаете, на какое время переводите сотрудников работать удаленно, укажите в приказе даты начала и окончания удаленного режима. В соответствии с изменениями ТК РФ с 01.01.2021 допускается совмещение дистанционной и офисной работы (комбинированный режим), когда чередуются периоды трудовой деятельности в офисе и вне его.

Трудовое законодательство допускает возможность выполнения трудовых функций сотрудниками дистанционно (удаленно), т. е. без привязки к рабочему месту. Важно, чтобы перевод на удаленную работу был правильно оформлен. Для этих целей к трудовому договору оформляется специальный документ — дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу. Отметим, что перевод сотрудников на удаленную работу имеет ряд преимуществ для работодателя, в частности, ему не придется проводить спецоценку труда и платить за аренду помещения.

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу: что это за документ?

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу (образец заполнения документа приведен ниже) содержит перечень изменений, которые вносятся в условия трудового договора. Изменения обязательно должны быть согласованы между работодателем и сотрудником. При переводе на удаленную работу нет необходимости расторгать трудовой договор и заключать новый, так как стороны уже находятся в трудовых отношениях. Если инициатором изменений условий договора является работодатель, он обязан предупредить об этом сотрудника в письменной форме за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ).

Дополнительное соглашение о переводе на работу дистанционно оформляют в двух экземплярах. Каждый экземпляр должен быть подписан работодателем и работником. Важно, чтобы документ был составлен именно в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Соглашение должно соответствовать всем требованиям, которые на законодательном уровне предъявляются к оформлению трудового договора.

Чем регулируется порядок оформления дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу?

Трудовые отношения с сотрудниками, которые работают дистанционно, регулируются нормами главы 49.1 ТК РФ (ст. ст. 312.1 — 312.5). В ст. 312.1 рассмотрены общие положения. В частности, здесь прописано, что именно является дистанционной работой и кого можно считать дистанционными работниками. Все основные моменты, которые нужно учитывать при изменении условий трудового договора, рассмотрены в ст. 312.2 и 74 ТК РФ.

Читайте также: Организация удаленного рабочего места

Как составить дополнительное соглашение

Допсоглашение о переводе на дистанционную работу не имеет унифицированной формы. Каждая организация, ИП составляет его на свое усмотрение, ориентируясь при этом на нормы гл. 49.1 ТК РФ и ст. 74 ТК РФ. Документ может иметь следующую структуру:

• В верхней части указывают наименование документа, присвоенный ему номер и реквизиты трудового договора, к которому заключается допсоглашение.
• Ниже указывают дату и место составления документа.
• После этого необходимо прописать сведения о сторонах трудовых отношений: полное наименование работодателя и Ф.И.О. его руководителя, Ф.И.О. работника.

Если остальные условия трудового договора остаются неизменными, в соглашении также указывают это.

Один экземпляр выдается работнику, а второй остается у работодателя. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу. Образец допсоглашения о переводе на дистанционную работу приведен далее.

Как составить соглашение, если перевод на «удаленку» временный

Ст. 72.2 ТК РФ предусматривает, что работодатель имеет право временно перевести сотрудника (с его согласия) на другую работу на срок до 1 года или до выхода временно отсутствующего коллеги на работу.

Временный перевод на «удаленку» особенно актуален сейчас, в условиях угрозы распространения коронавирусной инфекции — работодатели отправляют персонал по домам на период карантина, и при этом могут не прерывать рабочий процесс.

Временный перевод оформляется путем составления аналогичного дополнительного соглашения к договору. В документе нужно указать следующие сведения:

• дату, с которой необходимо начать исполнение трудовых обязанностей удаленно;
• дату окончания «дистанционного» периода работы;
• иные существенные условия, если они изменяются на период удаленной работы (условия оплаты труда, перечень обязанностей, режим рабочего времени и др.).