Как прописать удаленную работу в пвтр

Многие кадровики растерялись, столкнувшись с проблемой дистанционного режима работы сотрудников, работающих удаленно. Трудовой кодекс устанавливает особенности такого учета в ст. 312.4.

Вспомним общее понятие режима рабочего времени (РРВ) и необходимость его учета:

1. Во-первых, РРВ прямо связан с оплатой. Правильно установленный в организации, он во многих случаях позволит экономить на ФОТ за счет распределения деятельности и снижения количества работы в выходные дни или сверхнормативно.
2. Во-вторых, грамотное установление режима работы позволит работодателю рационально распределить трудовые ресурсы (прямо влияет на производительность) и впоследствии контролировать соблюдение трудовой дисциплины.

Вернемся к графику работы при дистанционной работе— в нем есть особенности, которые и надо учитывать при подготовке документации.

Возможные проблемы при разработке режима рабочего времени дистанционному работнику

Часть 1 ст. 312.4 регламентирует установление режима работы и отдыха дистанционного работника по его усмотрению, если нет иной договоренности в трудовом соглашении. Отсюда два варианта развития:

1. Вы устанавливаете удобный вам график работы дистанционному работнику. Прописываете его в трудовом соглашении (индивидуальный распорядок) или даете ссылку на ПВТР — работник обязан следовать установленному режиму.
2. Если в ТД с дистанционным работником или в ЛНА не предусмотрено специальных режимов. Работник выбирает удобный для себя распорядок самостоятельно. Второй вариант меньше защищает интересы работодателя и дает больше возможности для злоупотреблений.

Основные риски при самостоятельном выборе работника:

1. Сложность контроля дистанционного рабочего времени.
2. Проблемы взаимодействия для оперативного решения вопросов. Часто работодателю нужно, чтобы дистанционный работник был доступен в рабочее время. Если он работает в одном режиме, а остальные сотрудники в другом, оперативно решать задачи будет невозможно. Отсюда более правильным будет все же определить границы дистанционного времени работы.
3. Возможные злоупотребления.Теоретически, работник вправе выполнять свои обязанности и в ночные часы (в период с 22:00 до 6:00), в выходные, праздники, за пределами нормы и тд. По закону, такая работа оплачивается в повышенном размере. Отсюда возникают потенциальные споры в части повышения оплаты труда.

Какими документами регламентируется учет времени при работе дистанционно

РРВ вводится на предприятии в соответствии с ТК. Законодательно регламентируются документы, устанавливающие распорядок. Это правила внутреннего трудового распорядка— ПВТР— обязательный документ в любой организации, ему посвящена ст. 189 ТК.

График работы отдельного сотрудника при дистанционной работе регламентируется следующими документами:

1. ПВТР— в них устанавливается режим «для всех» . Как правило, это в трудовом соглашении не указывается. Однако для дистанционного работника имеет смысл уточнить, что режим работы описан в правилах.

2. Трудовой договор— в нем прописывается распорядок, если он введен для конкретного сотрудника индивидуально.

В 190 ст. Кодекса устанавливается, что Правила разрабатываются и утверждаются с участием коллектива (порядок согласования с представительным органом работников указан в ст. 372). Любой новый работник, в том числе дистанционный, знакомится с документом до подписания трудового соглашения.

Нередки случаи, когда режим работы конкретного сотрудника отличается от принятого в организации и зафиксированного в ПВТР. В таких ситуациях по норме ст. 57 ТК инструкция по дистанционному режиму работы включается в текст трудового договора.

Ознакомление с распорядком может происходить в формате электронного документа.

Из чего состоит режим дистанционного рабочего времени

Режим работы регламентирует ст.100 ТК, выделяют 5 элементов:

• название.
• выходные и рабочие дни.
• начало / окончание рабочего дня.
• норма труда.
• перерывы.

Основные виды режимов:

• нормированный;
• ненормированный;
• режим гибкого рабочего времени;
• сменная работа;
• разделение рабочего дня на части.

Самым подходящим для дистанционной работы будет третий— гибкий режим работы.

Как указать выходные и рабочие дни

Этот элемент зависит от выбранного графика.

Выходные могут быть записаны как конкретные, неменяемые дни (суббота и воскресенье) или плавающие— выпадать на разные календарные дни недели. От того, в каком режиме будет работать удаленный сотрудник, будет определяться данный элемент.

Правила определения начала и окончания рабочего дня при дистанционной работе

Понятие «рабочее время» дано в ст. 91 ТК. Устанавливаются временные показатели, когда работник начинает/завершает выполнение трудовых обязанностей. Оно может быть постоянным для каждого дня или разным— специальные режимы:

• фиксированный— в одно и то же определенное время;
• диапазонный— в интервале «от до».

При этом режиме сотрудник сам определяет начало работы, здесь важно, чтобы он уложился в требуемый диапазон. Мы рекомендуем указывать количество часов рабочего времени дистанционного работника точно, чтобы определить время завершения работы в зависимости от ее начала. Это позволит устранить злоупотребления как в уменьшении, так и в превышении нормы. Для удаленной работы такой режим представляется наиболее оптимальным— при определенной свободе работника, он находится на работе в удобное для работодателя время.

• Гибкий — отдельный вид по ст.102 ТК— определяется соглашением сторон. Работник и работодатель договариваются о начале, окончании и длительности времени работы, которое определяется внешними причинами.

Выше мы уже говорили, что гибкий — самый удобный из режимов при дистанционной работе. Но устанавливать его надо исходя из потребностей работодателя и задач работника.

Нормирование

Понятие нормы дает ст. 161 ТК. Одно из базовых требований закона — общее количество рабочих часов за неделю не более 40. В сложных режимах соблюсти эту норму бывает проблематично. Тогда прибегают к суммированному учету, когда работодатель соблюдает норму за учетный период, за который принимается неделя, месяц или год.

При расчетах нормы дистанционной работы не надо углубляться в такие сложности, так как сам режим не предусматривает превышения 40 часов за неделю. Применяя гибкий график рабочего дня, убедитесь, что общая сумма часов за неделю не больше 40.

Перерывы для отдыха и питания

По нормам ТК— ст. 108— перерыв устанавливается не более 2 ч. и не менее 30 мин. и исключается из общего времени. Перерыв предоставляется обязательно вне зависимости от распорядка. Их может быть несколько, но не больше и не меньше определенной Кодексом продолжительности. Есть исключение— работодатель может не давать перерыв при неполном рабочем времени.

Выбирайте для сотрудника на удаленке такой распорядок, который нужен вам. Если необходимо его присутствие в стандартное рабочее время— устанавливайте фиксированный режим. Если для решения повседневных задач это не обязательно— можете ввести определенную гибкость. Главное требование— прописать все элементы, чтобы не было противоречия требованиям Кодекса, и в первую очередь в части нормы трудового времени.

Учет рабочего времени

Жестких законодательных требований к виду учета нет, это самостоятельный выбор работодателя, зависящий от условий и требований бизнеса. Суммированный учет рабочего времени в отношении дистанционных работников применяется крайне редко.

Основные виды учета рабочего времени дистанционного сотрудника

По дням— учитывается выход на работу каждый день и проработанное дневное время. Применяется при одинаковой длительности рабочего дня, учитываются сверхурочные часы и простои.

При недельном учете дистанционная работа фиксируется в табеле таким образом: подсчитывается количество «выходов» на работу и фактически отработанные за неделю часы. Применяется при еженедельной норме рабочих часов и разной длительности рабочего дня. За неделю работник вырабатывает одинаковую норму времени — 24 ч., 36 ч., 40 ч.. Максимальное количество не больше 40. Используется при неполном и гибком видах рабочего времени.

Здесь тоже есть сложности— у работодателя нет инструментов контроля— когда работник принялся за работу и когда закончил. Возможны отметка о начале и окончании деятельности на корпоративном портале или установка на ПК дистанционного работника программы учета рабочего времени.

Документы учета рабочего времени

Этот вопрос закон относит на усмотрение работодателя. Обычно учет режима работы дистанционного работника ведется с помощью унифицированной формы Т-12 или Т-13. Но можно ввести свою форму учета и ввести ее в действие.

Карантин из-за коронавируса в России пока не объявлен. Но работодатели все равно стараются по возможности поддерживать самоизоляцию и переводить сотрудников на удаленную работу. При этом многие компании оказались не готовы к введению строгих ограничений. Даже если вы и ваши коллеги еще ходите в офис, пора подготовиться к возможному карантину. Как перевести сотрудников на удаленную работу, юрист Оксана Гордиенко рассказала журналисту Екатерине Ульяновой.

В частности, в ней говорится, что условие для выполнения трудовой функции и взаимодействия между работодателем и работником — использование Интернета или других сетей общего пользования. Поэтому перед переводом сотрудников на карантин также советуем проверить, готова ли ваша команда к удаленной работе. Например, у всех ли сотрудников есть доступ к онлайн-инструментам для совместной работы, таким как Asana, Slack, Zoom, Jitsi Meet.

• Работодателю необходимо издать локальный нормативно-правовой акт по организации в форме приказа или распоряжения. В документе необходимо указать, на какой период, по какой причине, с какой целью сотрудников переводят на дистанционную работу. И сообщить, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией.
• Работодателю в приказе необходимо указать, переходит ли весь штатный состав или его часть на удаленный дистанционный режим работы. Это могут быть целые отделы или подразделения. Можно приложить к приказу пофамильные списки работников с указанием должности.
• В индивидуальном порядке, до издания приказа, должны быть решены вопросы с посещаемостью офиса тех сотрудников, у которых нет возможности работать удаленно. Например, те, кто не может выполнять свою трудовую функцию без необходимых документов, находящихся в офисе. Таким работникам могут быть установлены обязательные присутственные дни в офисе и дни для удаленной работы (например, понедельник и среда — в офисе, остальные дни — удаленно).
• С приказом или распоряжением должны быть ознакомлены все работники под роспись.

В этом разделе должны быть перечислены все обстоятельства, при которых работодатель переводит работников на удаленную работу. Обычно это форс-мажорные обстоятельства — катастрофы, наводнения, эпидемии, введение властями режима чрезвычайной ситуации.

И еще один важный момент. Согласно статье 312.1 Трудового кодекса РФ, если работодатель и удаленный сотрудник обмениваются электронными документами, они должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Как получить такую подпись и подписывать с ее помощью документы, подробно описано в этом материале Теплицы.