Как предложить человеку удаленную работу

Переход на удалёнку — серьёзное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы. Чтобы этого не произошло, полезно изучить опыт тех компаний, кто уже переводил на удалёнку своих сотрудников. С разрешения фирмы «1С» портал Biz360.ru публикует рекомендации по организации удалённой работы, которые крупнейший российский разработчик делового ПО подготовил для руководителей своих подразделений и партнёров-франчайзи.

Biz360.ru

1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удалённой работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний — два-три человека, в средних и больших организациях — по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:

  • Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.

  • Определить регламент работы и планёрок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видео-конференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.

Важно! В текущей ситуации могут появляться новые направления, проекты, требующие быстрых и активных действий, быстрое изменение текущих процессов. Возможно, в штаб есть смысл привлечь не только руководителей направлений/подразделений, но и кадровый резерв/пул талантов. Сейчас самое время использовать сотрудников, которые при необходимости могут взять на себя ответственность за новые направления или отдельные сложные проекты, обладают лидерскими качествами, позитивны, профессиональны, с уважением и лояльно относятся к компании и её продуктам, могут активно и быстро расти, не «раскисают» и не «канючат», могут выложиться сами и воодушевить команду на то, чтобы выложиться для решения важной задачи, и это не обязательно опытные и долго проработавшие коллеги. Такие сотрудники пригодятся и в дальнейшем.

2. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:

  • План А: часть сотрудников работает удалённо, часть в офисе.

  • План Б: перевод всей компании на удалёнку.

3. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:

Работа с клиентами, продажи:

  • Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?

  • Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?

  • Продажи возможно упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?

  • Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?

  • Как помочь своим клиентам перейти на удалённую работу?

  • Умеете ли вы проводить вебинары и выкладывать видео? Умеете ли собирать клиентов на эти онлайн-мероприятия, писать в соцсетях и получать отклики? Если этих компетенций нет, необходимо срочно осваивать инструменты онлайн-общения с пользователями.

Наши технические специалисты предлагают изучить следующие площадки: качественные отечественные — webinar.ru, virtualroom.ru, myownconference.ru; качественные зарубежные — gotomeeting.com(англоязычный мощный и дорогой сервис), более бюджетные myownconference.ru, webinar.tw. Все указанные площадки поддерживают возможности онлайн-опросов и сбора статистики. Также можно использовать YouTube. Перед запуском мероприятия необходимо предварительно провести всестороннее тестирование выбранной площадки, провести на ней натурную репетицию вебинара.

Бизнес-процессы, удалённая работа с сотрудниками:

  • Как перевести сотрудников на удалёнку?

  • Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?

  • Что делать с теми, кто не сможет работать удалённо, но будет вынужден оставаться дома — обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?

Финансы:

  • Как оптимизировать затраты?

  • Если будет кассовый разрыв — чем в этом случае платить зарплату?

  • Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчётов — срочно разработать (и такие же отчёты можно рекомендовать клиентам).

  • Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?

  • Как не допускать просроченной дебиторки?

4. По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удалённую работу и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.

5. Если к текущему моменту возможность удалённой работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.

6. Если возможности удалённой работы нет, её требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто ещё не в теме, — доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удалённым рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.

Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удалённый доступ:

  • Настройте доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера (о том, как это сделать, можно прочитать тут или погуглить по запросам типа «как настроить vpn сервер на роутере»);

  • Используйте сервис «1С:Линк» для быстрого удалённого доступа к базам 1С (кроме базовых, подробнее см. тут);

  • Переведите свою 1С в облако — «1С:Фреш» или «ГРМ»;

  • Подключите какие-либо средства удалённого доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут);

  • Выгрузите документы в облака.

  • Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.

7. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?

Для ЭДО, например, для сдачи отчётности в электронном виде, используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удалённых компьютеров они будут нормально работать.

8. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:

  • Номера мобильных телефонов;

  • Фактические адреса;

  • Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удалёнке не удаётся связаться.

9. Важно учесть юридические особенности оформления удалённой работы. По Трудовому кодексу РФ, дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удалённую работу (подробно можно прочитать тут). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.

10. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома и возможны перебои/замедление скорости интернета.

11. Пропишите следующие моменты:

  • Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).

  • Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.

  • Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.

  • Когда и как сотрудник связывается с руководителем и другими участниками рабочего процесса, с помощью каких инструментов, какие каналы связи приоритетные и какие запасные, в том числе можно заранее создать создать чаты или группы — общефирменные, и по подразделениям или задачам («Система взаимодействия» в «1С:Предприятии» это позволяет)

  • Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.

12. Доведите новые рабочие инструкции до сотрудника и убедитесь, что он их понял. Например, внедренцы «1С:Предприятия» должны понимать, как они получают заказы, как общаются со своим руководителем и с клиентом, как организована командная работа, как они отчитываются.

13. Удалённая работа требует от руководителя чёткого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчинёнными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.

Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удалёнке:

  • Если в офисе ежедневно утро начиналось с планёрки, то в то же время проводите её и удалённо (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.

  • Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).

  • Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях — общефирменные, а в больших фирмах — и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.

  • Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.

  • Если у сотрудника маленький ребёнок и его не с кем оставить — нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счёт, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.

14. Важно наладить активное взаимодействие и общение сотрудников, чтобы не нарушилась «старая» коммуникация. Речь не просто про необходимую коммуникацию для выполнения задач, важно, чтобы не снизился командный дух, взаимопомощь, обмен мыслями и идеями и просто человеческое общение.

  • Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.

  • Не забывайте поздравить сотрудника с днём рождения или юбилеем работы в компании — это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.

  • Не допускайте паники и пережёвывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.

  • У сотрудника на удалённой работе есть масса соблазнов, т.к. дома много «отвлекателей». Задача руководителя в том числе помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нём заботится.

  • Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удалённая работа — это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации — и некоторым напрягаться придётся больше. Рабочий день — такой же, как в офисе, всё это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.

  • Пришлите сотрудникам памятку по самоорганизации (за образец можно использовать разработанные в фирме «1С» рекомендации на эту тему).

Home Office

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в Facebook. biz360

Редакция телеканала «Санкт-Петербург» решила выяснить, какие плюсы и минусы ждут россиян, которые решили работать из дома.

Для отечественного законодательства перевод персонала на удаленку — относительно новый механизм. Открывая Трудовой кодекс, мы увидим, что особенности удаленной работы прописаны в главе 49.1 «особенности регулирования труда дистанционных работников». В этой главе нет конкретизации перевода работника из офиса домой. Как правило, работодатели изменяют условия трудового договора с помощью соглашения сторон или же перевода сотрудника из-за организационных, технических, технологических изменений труда.

Самым оптимальным вариантом считается оформление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будет упоминание о дистанционной форме работы сотрудника. В документе должны быть прописаны обязанности, которые должен выполнять сотрудник, работая из дома.

Обязательно должны быть прописаны виды связи (по электронной почте или специальной программе) между сотрудником и руководителем, а также установлены конкретные сроки по времени для ответа работодателю. Например, «работник обязан во время рабочего дня с 10:00 до 19:00 отвечать на все письма руководителя по электронной почте в течение 30 минут».

При заключении дополнительного соглашения, работнику нужно внимательно обращать внимание на пункты, по которым его можно уволить.

Среди весомых плюсов удаленки называют то, что работающего дистанционно сотрудника трудно уволить. Некоторые стандартные основания для увольнения к удаленному работнику неприменимы. В частности, трудно уводить человека за прогул, так как в суде будет сложно доказать, что он отсутствовал в рабочее время в определенном месте.

В случае добровольного отказа от перехода на удаленку работодатель обязан воспользоваться статьей 74 ТК «Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда». Согласно этому пункту, работодатель должен доказать, из-за чего происходит переход на дистанционную работу, уведомить об этом сотрудника за два месяца и предложить ему альтернативную работу, если тот не согласен работать на новых условиях.

Что касается доходов, то зачастую работодатели пытаются настоять на уменьшении оклада. Законодательство оставляет этот вопрос на откуп работодателю и сотруднику для того, чтобы они сами смогли договориться о размере оплаты труда при работе удаленно.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть