Как организовать удаленную работу сотрудников

Сегодня все больше компаний нанимают удаленных сотрудников. Причин этому может быть много — желание вести свободный бизнес, экономия ресурсов (место в офисе, оборудование, оформление документов).

Но многие бизнесмены не понимают, как организовать работу с удаленными сотрудниками, поэтому отказываются от этой идеи. Они видят проблему в постановке и реализации задач, в контроле и постоянной мотивации сотрудников.

Поэтому в этой статье мы рассмотрим вопрос, как работать с командой удаленных сотрудников, и развеем некоторые распространенные мифы об удаленной работе.

Принципы работы с удалённым сотрудником

Прежде чем нанимать на работу удаленных сотрудников, вы должны четко для себя понимать, кого вы хотите видеть в своей команде: нелояльных к вашей компании профессионалов или лояльных новичков, которые делают первые шаги в удаленной работе.

Мы рекомендуем вам выбирать первую категорию, потому что именно они будут работать эффективно, они уже умеют организовывать свой график, не срывать сроки и знают всю специфику удаленной работы. А уже этих профессионалов делать лояльными сотрудниками с помощью выстроенной системы мотивации и поощрений.

И кто вам сказал, что удаленные сотрудники — это не надежно? Ищите надежных людей, и, прежде чем принимать на работу и давать доступы к вашим инструментам, проводите собеседования, выявляйте личностные качества людей, их профессиональный опыт.

Но не путем выяснения историй из их биографий, спрашивайте у менеджера по продажам, какая конверсия его звонков клиентам и какова была конверсия по этому продукту у лучшего менеджера компании, в которой он трудился.

В удаленной работе совсем не важно, сколько дипломов и знакомых есть у человека, какие регалии он заслужил в своей жизни, здесь важно то, что он может дать именно вашему проекту. Поэтому проводите собеседования.

1. Инструменты. Когда вы принимаете человека на работу, ему требуется время на адаптацию и, конечно, ему нужны инструменты, с помощью которых он будет работать. О технологиях мы поговорим ниже.

Но такие инструменты, как выстроенная система работы и контроля должны у вас быть. Или хотя бы понимание, как должна работать ваша компания и с помощью каких технологий ваш сотрудник будет решать ту или иную задачу.

Вам нужно понимать, сколько раз в неделю вы будете проводить встречу с вашим сотрудником, будут ли у вас ежедневные планерки или вам достаточно уделить всего 1 час времени в неделю вашим ключевым менеджерам, которые в свою очередь проводят регулярные созвоны с остальными членами команды.

Когда только что пришедший в компанию человек получает инструменты (а это доступы к сервисам, к сайтам, к конструкторам, к закрытым материалам, базе знаний и т.д.), то сразу же включается в работу.

Поэтому на этот случай у вас должны быть инструкции для каждого отдела и каждой должности. Чтобы удаленный сотрудник, изучив инструкцию, мог понимать, где он может найти нужный инструмент для выполнения поставленной задачи, не отвлекая при этом руководителя.

2. Постановка задач. На самом деле в удаленной работе все очень просто: вы даете сотруднику знания и инструменты, ставите задачу и контролируете ее выполнение. И вот здесь может возникнуть неувязочка: вы, вроде, поставили задачу, в итоге получили кучу проблем и потеряли много времени, прежде чем сотрудник ее выполнил.

Если вы поставили задачу не точно, не четко и не корректно, то толковый сотрудник будет задавать вам вопросы, много вопросов…. Либо сделает работу, но вы получите совсем не то, что хотели. Поэтому, будучи руководителем, вам следует научиться ставить задачи четко и, в случае необходимости, показать свое видение, ожидание от результата.

Со временем сотрудник привыкнет к вашему стилю и будет понимать, что от него требуется, без лишних слов, но на начальном этапе не экспериментируйте и четко ставьте задачу, иначе вы рискуете потерять толковых сотрудников, потому что вас будет не устраивать результат, а переделывать все заново только потому что вы нечетко ставите задачи, вашим сотрудникам может быстро надоесть, и они предпочтут расстаться с вами.

3. Мотивация. Работа с удалёнными сотрудниками — это совсем не то, что работа в офисе. Ваш менеджер должен уметь организовать свой рабочий день, избавиться от отвлекающих его факторов, быть на связи в рабочие часы и уметь отчитываться о проделанной работе.

Поэтому, чтобы человек хорошо трудился, ему нужна постоянная мотивация. Мотивация может быть не только денежной. Поскольку все люди — социальные существа, то всем нам нужно общение, внимание и признание. Иногда 1 час переговоров с сотрудником способны зарядить его новыми идеями и мотивацией на целый месяц.

Когда ваша работа четко слажена и организована, вы можете думать, что нет смысла тратить время на еженедельные созвоны, работа ведется, результат есть. Но вы не знаете, что в этот момент ваш сотрудник может потерять интерес к вашему общему делу и выполняет работу автоматически, потому что он не видит поддержки, ему нужно общение с вами, ему требуется поделиться новыми идеями. Не упускайте этот момент, ведь вы все работает в одной связке, в одной команде.

Так же важна материальная мотивация — бонусы, поощрения за выполненную работу, за выполненный сверх нормы объем и т.д. Все люди работают за деньги, не забывайте об этом.

4. Человеческий фактор. В офисе вы всегда можете увидеть, что у человека что-то произошло (проблемы с женой/мужем, с родителями, детьми, с жильем), а вот в удаленной работе все это не заметно, а потом происходит сбой в рабочем процессе, срывается дедлайн, кнопка «купить» оказывается не прикручена к сайту.

Поэтому здесь важен индивидуальный подход к каждому сотруднику. К тому же, каждый человек в своей деятельности переживает разные этапы: он приходит в вашу компанию зеленым новичком и становится буквально незаменимым сотрудником. Важно отслеживать эти состояния и вовремя распределять обязанности ваших коллег.

5. Контроль удаленных сотрудников. Удаленный контроль за сотрудниками можно осуществлять с помощью системы отчетности, когда каждый сотрудник в компании регулярно ведет ежедневную, еженедельную и ежемесячную отчетность о своей работе.

Некоторым работодателям хочется знать, сколько часов сотрудник потратил на выполнение задачи, а кому-то важен только результат.

Именно регулярная система отчетности позволит найти погрешность в случае сбоя в работе. В любой момент руководитель может заглянуть в отчет каждого сотрудника и увидеть, что тот или иной человек выполнил за день.

Как наладить работу удалённых сотрудников. Технологии

1. CRM-система. Чтобы работа велась четко, задачи ставились регулярно и отслеживалось выполнение поставленных задач, необходимо работать в CRM-системе. Выбрать можно из наиболее популярных — Bitrix24, AmoCRM, Trello, Megaplan.

CRM-система позволяет руководителю видеть все процессы, которые происходят в его компании, видеть, кто что делает, а также сотрудникам помогает взаимодействовать друг с другом, ставить задачи и отслеживать их выполнение. Ведение работы в CRM-системе позволяет увидеть, как работает компания и где происходит сбой.

2. Evernote — блокнот для создания заметок. Может служить инструментом для сдачи отчетов сотрудниками. Ведь блокнот работает как онлайн, так и имеет десктопную версию. То есть, в любом месте можно зайти в блокнот и продолжить свою работу, а также с помощью сервиса можно обмениваться ссылками и голосовыми заметками, графикой и текстами.

3. GoogleDocs. Контролировать и мотивировать удаленных работников можно с помощью простых и удобных документов GoogleDocs. Если для вас важно в реальном времени видеть, что делает сотрудник, то ставьте ему задачу прописывать в документе все выполненные шаги и когда вы зайдете в ваш общий документ, то увидите уже выполненные задачи.

4. Skype — незаменимый инструмент для коллективных созвонов, для проведения планерок.

5. Telegram — сервис, который приходит на смену Skype. Это мессенджер, позволяющий наладить быструю и безопасную связь для обсуждения важных рабочих вопросов. Новинка Telegram — это возможность совершения голосовых звонков.

Таким образом, отвечая на вопрос «Как сделать эффективной работу удаленных сотрудников?», используйте инструменты и сервисы, позволяющие быстро ставить и контролировать выполнение всех задач.

О том как создать постоянный поток клиентов в бизнес с помощью социальных сетей и силы интернета мы рассказываем на открытой онлайн-встрече.

Регистрируйтесь здесь, чтобы получить дорожную карту развития вашего проекта, которая четко покажет, как прийти к результату. _____________________________________________________________________________ Получите пошаговую инструкцию приема сотрудников на работу!

Статья оказалась полезной для вас? Если хотите больше информации об организации работы с удаленными сотрудниками, ставьте Лайк!

Введенный из-за коронавируса карантин стал вызовом для владельцев бизнеса. Перед многими работодателями встал вопрос — как быстро перевести своих сотрудников на удаленную работу без потери эффективности? Стоит ли рассматривать удаленку как долгосрочную перспективу?

В статье расскажем, как организовать работу на удаленке: рабочее место, коммуникации, постановка и отслеживание задач, контроль за исполнением.

Читайте также: 20 бизнес-идей на дому

Организация удаленной работы

Начнем с того, что далеко не всех можно перевести на удаленку — все зависит от того, какие обязанности исполняет тот или иной сотрудник, да и весь отдел. Если человек и раньше работал за компьютером, и все что ему было нужно — это софт и выход в интернет (+ какие-то бумажные документы), то перевести такого сотрудника на удаленную работу не составит труда.

Например, можно отправить работать домой секретарей, маркетологов, разных менеджеров. Водителей, курьеров, людей рабочей специальности на удаленку перевести невозможно.

Что должен предоставить работодатель

Доступ к корпоративным сервисам

Сотрудники должны иметь доступ с личного или корпоративного ноутбука ко всем сервисам, с которыми они работали в офисе — CRM, базы данных, системы документооборота, телефония, корпоративная почта. А также к софту, который был подключен в условиях удаленной работы, например, к облачному сервису для видеоконференций. Нужно вовремя создать учетные записи и раздать их сотрудникам.

Также нужно решить вопрос с удаленным администрированием, чтобы в случае сбоя софта, айтишники могли решить проблему. Для этого можно использовать программу TeamViewer.

Защиту корпоративных данных

Нужно заранее продумать, как организовать защиту данных, чтобы никто из сотрудников или их домочадцев не мог их скопировать, распространить или повредить. Эту задачу нужно поставить отделам безопасности и IT.

Минимум для организации защиты данных:

• строгое разграничение прав доступа для разной категории сотрудников внутри сервиса;
• двухфакторная идентификация по смс при каждом входе в сервис;
• ограничение функций копирования и скачивания (делается в настройках ПО), например, блокировка правой кнопки мыши;
• защита каналов связи.

План работ

Гендиректор должен поставить задачи руководителям отделов, а те — разбить их на более мелкие для каждого сотрудника. В результате должен быть создан план минимум на неделю (такой срок легче контролировать на удаленке). У каждого сотрудника должно быть четкое понимание своей задачи и ее дедлайн. А также его роль в команде.

Также каждому руководителю и сотруднику нужно раздать должностные инструкции — как работать в условиях удаленки (от постановки задачи до ее закрытия).

Платформу для коммуникации

Чтобы перевести сотрудников на удалённую работу — организуйте среду для общения и взаимодействия. Это может быть сервис по управлению проектами + мессенджер для быстрой обратной связи. Сделайте 2 чата — один рабочий, а другой для общения сотрудников между собой по всем остальным вопросам в свободное время. Это позволит сохранить командный дух и восполнить недостаток живого общения в офисе. Ниже мы подробно расскажем, какие сервисы можно использовать.

Обязательно установите четкие правила коммуникации, чтобы не искать сотрудников в процессе работы над проектом, например:

• отвечать на электронные письма не позднее 24 часов, кроме выходных;
• быть на связи в рабочее время на случай срочных вопросов;
• раз в неделю предоставлять отчет по проделанной работе;
• участвовать в совещаниях.

Как делают во Freelancehunt (биржа фриланса):

Общение ведется в рабочем чате сервиса Slack. Для обсуждения всех остальных тем есть отдельный чат. В начале рабочего дня, по его окончанию и во время ухода на обед каждый сотрудник отписывается в первом чате. Вся команда регулярно собирается на видеоконференции, где они обсуждают рабочие задачи, общаются и делятся новостями. Кроме Slack во Freelancehunt используют и другие сервисы — Asana, Telegram, сервисы гугл.

Как делают в Next2U (сервис аренды вещей):

Задачи ставятся в Trello на неделю, по скайпу проводятся регулярные совещания. Например раз-два в неделю руководители каждого направления общаются с отделами, а раз в 2 недели проводится общее совещание, где каждый сотрудник за 5 минут должен рассказать о результатах проведенной работы.

Что должен сделать сотрудник

Эффективность работы на удаленке зависит не от контроля, а от того, насколько сотрудник самоорганизован и дисциплинирован. Чтобы не терять продуктивность, советуем организовать удобное рабочее место дома и взять за основу несколько правил:

• вы должны понимать, что работа дома — это не отдых и не каникулы, избегайте соблазнов и всего отвлекающего;
• позаботьтесь о том, чтобы все работало без перебоев — обеспечьте себя стабильным интернетом, вовремя оплачивайте жкх, купите нормальный компьютер и гарнитуру;
• чтобы лучше сосредоточиться, можно организовать себе график, подобно офисному — например, работа с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед;
• делайте 10 минутные перерывы каждый час, чтобы отдохнуть от компьютера и снять напряжение, в это время можно подышать свежим воздухом или поделать упражнения;
• выберите удобное место для работы дома, чтобы все необходимое было под рукой;
• объясните семье, что вы не на курорте, а на работе и вас нельзя дергать в любой момент, чтобы поиграть с ребенком или выгулять собаку.

Если вы все объяснили семье, но вас продолжают дергать — закройтесь в отдельной комнате. В любом случае, это идеальный вариант, иначе можно отвлекаться даже просто на чужое хождение туда-сюда. Если такой возможности нет (например, вы живете в однушке с тремя детьми, шестью собаками и родственниками супруга) — возьмите себя в руки и наденьте беруши. Еще выручают наушники со звукоизоляцией, можно включить легкую музыку фоном. Если и это не помогло — съезжайте.

P.S. Когда карантин закончится, можно будет расширить границы рабочего пространства для удаленки, то есть работать не только дома. Например, есть коворкинги — центры, где можно арендовать рабочее место. Правда они только в крупных городах. Также можно работать в кафе, где есть интернет, на даче или просто на природе с переносным модемом. Конечно, в кафе особо не поработаешь над серьезным проектом, но какие-то мелкие задачи решить можно. Главное, чтобы интернет был стабильный, и в помещении не было слишком шумно.

Программы и сервисы для удаленной работы

Чтобы выстроить и контролировать процесс работы, используйте специальные программы и сервисы.

Для постановки задач и контроля за их исполнением

CRM — это система управления взаимоотношениями с клиентами. В ней каждый клиент закрепляется за сотрудником, фиксируется история взаимодействия. CRM может быть разработана специально под ваш бизнес или можно подключить сотрудников к сторонним сервисам, например, AmoCRM. Если в обязанности сотрудника входит работа со звонками, то в сервис должна быть встроена телефония с функцией записи разговоров. Если до удаленки у вас уже была CRM — просто обеспечьте сотрудникам доступ к ней.