Как контролировать сотрудников на удаленной работе
В интернете есть масса материалов, поющих дифирамбы удаленной работе. Но как бы удобно ни было делать бизнес с командой удаленных специалистов, существует риск провала проекта только потому, что сотрудники не выполнили вовремя поставленные задачи и здесь возникает резонный вопрос: «Как контролировать сотрудников, которые работают удаленно?» Попробуем разобраться в нашей статье.
Как наладить удалённую работу сотрудников
Наладить удаленную работу сотрудников в компании не просто. Для этого вам нужно найти таких сотрудников, которые умеют выполнять задачи в срок и нести ответственность за их выполнение. А для этого нужно уметь работать из дома без строгого взора начальства, а также уметь планировать свой день.
К сожалению, большинство взрослых людей не обладают такими навыками и делают свою работу, что называется, из-под палки. Конечно, многое зависит от внутренней и внешней мотивации сотрудника. Тем не менее, следует учитывать определенные моменты, работая с удаленными сотрудниками.
1. Подготовьте инструменты и материалы для работы. Прежде чем отпускать сотрудников в свободное плавание, подготовьте фундамент для работы. Вам нужно создать общую рабочую среду, возможно это будет CRM-система или другая платформа, общий чат для разных отделов и доступы удаленных сотрудников к необходимым документам компании.
Возможно, вам понадобятся какие-то инструкции, которые могут подготовить действующие сотрудники. На основе этих инструкций можно создать базу знаний для действующих и будущих сотрудников. Материалы помогут в самостоятельном поиске решений определенных задач.
2. Определитесь с графиком работы. Определите, в какие часы будут работать ваши удаленные сотрудники. Если удаленный сотрудник должен быть на связи с вами в ваши рабочие часы, то обозначьте это. Если ваш сотрудник готовит тексты для блога и лендингов, и вам не важно, в какое время эта задача будет выполнена, важен лишь конечный результат, то ставьте просто дедлайн к каждой задаче.
Важно также, в каком часовом поясе работаете вы и ваши удаленные сотрудники. Старайтесь строить график работы таким обращом, чтобы всем было удобно работать в одно время, если этого требует ваша деятельность.
3. Обеспечивайте обратную связь. Удаленных сотрудников часто демотивирует ощущение, что они работают «в стол». А это случается, когда они не получают обратную связь о проделанной работе. Старайтесь на планерках и общих созвонах озвучивать результаты выполненной работы каждого удаленного сотрудника. Например, вот эта статья с блога вышла в ТОП Google по такому-то запросу.
Вы также можете проводить один раз в неделю или один раз в две недели созвон с вашими сотрудниками для обсуждения дальнейшей работы и планов, а также для решения возникающих проблем в ходе выполнения задачи.
4. Система мотивации — это важный пункт для удаленных сотрудников. Многие компании уходят на путь поиска удаленных сотрудников по той простой причине, что уровень зарплат в регионах ниже и можно найти квалифицированных и опытных сотрудников, готовых работать за меньшие деньги, чем в столице. Желание сэкономить на зарплатах приводит некоторых предпринимателей к поиску удаленных сотрудников.
Поэтому важно разработать такую систему мотивации и оплаты труда сотрудников, чтобы они «горели» своим делом и у них было жгучее желание работать на результат. Это может быть окладная часть и проценты с продаж, если сотрудник связан с продажами. Или это может быть оклад и бонусы за своевременно проделанную работу и за выполнение дополнительных задач.
Как контролировать удаленных сотрудников
Благодаря современным средствам коммуникации удаленные сотрудники всегда на связи, даже если их стиль жизни — путешествия. Тем не менее, на начальном этапе сотрудничества требуется контроль за сотрудниками, ведь все люди разные, кто-то сам умеет себя легко организовать, а кому-то требуется четкая постановка задач.
1. Планерки. Проводите планерки с сотрудниками и планируйте рабочую неделю или месяц, чтобы сотрудник знал, какие задачи стоят перед ним и мог сам распределить свое время на выполнение этих задач. Не стоит думать, что удаленные сотрудники только и думают о вашем проекте и готовы сиюминутно выполнить только что поставленную задачу. Поэтому заранее оповещайте сотрудника о предстоящем плане.
Именно на совместных планерках вы можете выяснить, с какими проблемами и трудностями сталкиваются удаленные сотруднки при выполнении задач. Также, знакомясь ближе с сотрудниками, вы будете знать, что от каждого члена команды можно ожидать.
Мы рекомендуем при постановке задач обязательно назначать контрольные точки проверки результатов. В случае невыполнения сотрудником задач, вы можете быстро подключить других специалистов.
2. CRM-система позволяет контролировать удаленных сотрудников. Вы ставите задачи в системе, а сотрудник после выполнения всех этапов задачи делает отметку о выполнении, так вы легко и просто будете контролировать все процессы, происходящие в компании. CRM-система позволяет также контролировать менеджеров по продажам и знать, как они ведут переговоры путем прослушивания телефонных звонков, интегрированных в CRM.
3. GoogleDocs. Контроль удаленных сотрудников можно легко осуществлять через GoogleDocs, если у вас проект совсем небольшой, но перед вами стоит достаточно много задач, которые требуют вашего участия.
Уже долгое время фриланс и удаленная работа активно присутствуют в нашей деловой жизни и пользуются спросом у многих владельцев бизнеса. По словам экспертов, внештатная рабочая сила в настоящее время насчитывает 53 миллиона человек, а по прогнозам, внештатными сотрудниками будут 40 процентов рабочей силы к концу 2020 года.
В последние годы множество компаний предпочитают работать с удаленными сотрудниками. Работа с ними может предложить множество преимуществ для любого вида бизнеса, но вместе с тем, управление фрилансерами и удаленщиками также может быть сложной задачей.
Мотивация сотрудников
Эффективно управлять командой удаленных сотрудников и осуществлять контроль их работы можно только учитывая психологические, мотивационные и организационные факторы.
Выяснить мотивацию удаленных сотрудников можно, узнав побольше о каждом из них, об их интересах, семьях, индивидуальных особенностях и т.д. Взаимосвязь с удаленными сотрудниками важно постоянно улучшать, выстраивать с каждым из них доверительные отношения. Безусловно, удаленным сотрудникам, равно как и фрилансерам, в первую очередь нужна самомотивация, но участие и поддержка со стороны руководства существенно повышает продуктивность.
Как фрилансеру, так и удаленному сотруднику, нужна прежде всего одна вещь: мотивация. Таким людям сложно работать, не имея внутреннего двигателя, который подталкивает к действию и гарантирует, что человек может приступить к работе и выполнять задачи без «босса на шее». Ведь любая свобода также может быть довольно обременяющей, поскольку означает большую личную ответственность и требует высокой степени самодисциплины.
Преимущества гибких рабочих моделей заключаются в повышенной мотивации и продуктивности сотрудников — эти положительные аспекты необходимо поддерживать при организации менеджером работы удаленных сотрудников. В то же время, менеджеры должны предоставить таким сотрудникам соответствующие инструменты и возможности, чтобы все они могли работать вместе так же тесно, как если бы вы были в одном офисе.
Знакомство сотрудника с компанией, построение рабочих отношений
Неважно, работают ли сотрудники удаленно или в офисе — для руководителя необходимо одинаковое внимание уделять их социализации. Важно, чтобы в компании существовали максимально прозрачные правила относительно корпоративный политики, рабочего времени, процессов координации и участия в собраниях. Это создает ясность и надежность планирования для всех. Взаимоотношения между сотрудниками и руководством должны доверительными, то есть построенными таким образом, чтобы руководителю не приходилось тратить время и нервы на постоянные напоминания о сроках выполнения и требованиях к качеству работы.
Поскольку удаленные сотрудники не могут просто обмениваться идеями за чашечкой кофе на офисной кухне или переговариваться с рабочих мест, необходимы подходящие каналы связи. Электронная почта и мессенджеры идеально подходят для коротких обсуждений. Когда же дело касается более важной информации, удаленные сотрудники должны иметь возможность непосредственного общения. Все сотрудники могут участвовать в видеоконференциях, не требующих сложного оборудования и без затраты особых усилий. Это делает взаимоотношения между сотрудниками гораздо более тесными. Исследования Института Фраунгофера показывают, что общение по видео не обязательно происходит быстрее, чем по телефону или электронной почте, но качество результатов и удовлетворенность сотрудников значительно выше. Это укрепляет командный дух, даже если участники не находятся в одном офисе.
Контроль рабочего времени сотрудников
Как бы странно это ни звучало, статистика показывает, что контроль дисциплинирует сотрудников и повышает их производительность. Они работают более усердно, когда знают о контроле или когда думают, что за ними наблюдают. InspectSystem успешно достигает этой цели, автоматически контролируя компьютеры ваших сотрудников.
Программный продукт InspectSystem работает в режиме реального времени и может ответить на все ваши вопросы в процессе работы с удаленным персоналом. Это эффективный, недорогой и удобный инструмент руководителя для контроля удаленных и офисных сотрудников, работающих за компьютером.
Сотрудники работают лучше, если есть регулярный контроль с обратной связью в реальном времени от их менеджера. Простой записи нажатия клавиш или сохранения снимков экранов недостаточно для будущего анализа. Определенный уровень взаимодействия и обратной связи имеет решающее значение для дисциплины и улучшения результатов. Если вы сообщите сотрудникам, что менеджеры и руководители могут видеть, что происходит на персональных компьютерах в режиме реального времени, это повысит дисциплину и производительность.
InspectSystem позволяет руководителям осуществлять удаленный мониторинг нескольких сотрудников в режиме реального времени. Вам не нужно покидать свое рабочее место, чтобы проверить компьютеры своих сотрудников на предмет незаконных действий. Запишите действия и посмотрите, что делают ваши сотрудники!
Как программа помогает контролировать удаленных сотрудников
Вы даёте установочную программу удаленному сотруднику, он устанавливает ее на свой рабочий компьютер. Программа фиксирует время начала и окончания работы, отображает бездействие сотрудника на протяжении рабочего периода. Она также умеет подсчитывать заработную плату по отработанному времени, поэтому вам не придется платить за простой, а только за активные часы работы.
Так как часто удаленные сотрудники используют собственные компьютеры или ноутбуки, то чтобы не фиксировалась их личная деятельность, в программе предусмотрена возможность исключения из мониторинга их личных локальных учетных записей. Сотрудник может создать в компьютере новую учетную запись, например, «фрилансер», и выполнять в ней ваши задачи, не опасаясь вмешательства в личное пространство.
Контроль удаленных сотрудников — будьте в курсе!
Чтобы начать использовать программу, вам достаточно зарегистрироваться в интернет-сервисе. Это может сделать и сам удаленный сотрудник или фрилансер и выдать вам доступ к статистике своей работы. Далее необходимо установить программу на удаленный компьютер, после чего вы сразу сможете получать данные о выполняемой сотрудником работе, которые будут поступать автоматически.
Начните уже сегодня вести контроль удаленных сотрудников, перестаньте беспокоиться, вся работа будет вам очевидна!
