Инструменты предварительного контроля при удаленной работе

Предлагаем взглянуть на тему максимально широко и обсудить виды контроля персонала, его функции и принципы. Не забудем про популярные методы контроля персонала в организации: от GPS-наблюдения для выездных работников до офисных CRM-систем. Попробуем ответить на ключевой вопрос: как контролировать сотрудников, чтобы польза была всем — и компании, и персоналу. Начнем с классического вопроса: «зачем». 

Для чего нужен контроль работы сотрудников

Например, если вы вводите трекинг сотрудников через GPS или видеонаблюдение — все об этом знают, и знают, что это делается не из желания наказать, лишить денег и вообще унизить, а ради общего дела, которое может пострадать при невыполнении договоренностей. 

  • Сотрудники выдают предсказуемый результат, ведь у них есть понятные kpi и не менее прозрачные санкции. Работа ведется «под стеклом» и провалить задачу затруднительно.  
  • Улучшается культура договоренностей. Компания не срывает сроки и партнеры больше доверяют вам. 
  • Контроль сотрудников обеспечивает стабильное качество и четкие сроки работы, что делает компанию конкурентоспособной на рынке. А это приносит выгоду как владельцу, так и персоналу (рост зарплат, уважение бренда работодателя). 
  • Контроль помогает проходить кризисы, развивать и менять компанию, ведь судно с отлаженным управлением и надежной командой пройдет любые шторма.     
  • Ошибки и проблемы выявляются на ранней стадии. И исправлять их дешевле. 
  • Четкие установленные правила и санкции повышают лояльность сотрудников. «Строгий, но справедливый» босс всегда пользуется уважением. 
  • Правильный контроль персонала фиксирует в первую очередь успехи, а не промахи. И это мотивирует, личностно и профессионально растит каждого сотрудника. Бесплатный тренинг, который всегда работает. 
  • Выявляет низкую мотивацию сотрудников. И ее причины, что очень важно. 
  • Находит слабые места в планировании рабочих процессов (сроки, объем работ, загрузка конкретных людей). 
  • Находит «слабое звено» среди персонала. Выясняется, кто «бьет баклуши», срывает сроки. 
  • Снижает воровство денег и других ресурсов компании. 
  • Помогает «вычислить» мошенников, авантюристов, шпионов конкурентов, «подрывников». 
  1. Предварительный контроль — когда дают задачу, четко очерчивают нужный результат, как его измерить, сроки выполнения (дедлайн). 
  2. Текущий контроль — когда проверяют по ходу дела, фиксируя определенные этапы, меняя задачи и сроки в зависимости от положения вещей. Особенно популярно в проектной работе, где есть промежуточные точки.
  3. Итоговый контроль — главное, как говорится, результат. Итоговая оценка может сопровождаться как поощрением (премиями), так и санкциями (штрафами, например). 
  1. Мотивация: материальное и нематериальное поощрение. 
  2. Принуждение: материальные и нематериальные санкции. 
  3. Дисциплина: зная о контроле, люди склонны быть более собранными.    

Перейдем к основным видам контроля персонала. Виды можно комбинировать или найти оптимальный вариант для вашего бизнеса.   

«Не важно, что ты делаешь и когда. Выдай нам результат!» 

Этот вид контроля персонала хорош для сотрудников, которые жаждут самостоятельности (и способны ее проявлять). Ответственная команда все сделает сама и «выкатит» вам впечатляющий результат. Вам останется только премировать и поблагодарить сотрудников. 

По промежуточным результатам

Разделить контроль на несколько промежуточных этапов — уже менее рискованно. Руководитель тратит больше времени на задачу, но получает результат гораздо ближе к заявленному изначально. У сотрудника же остается достаточно ответственности и самостоятельности, чтобы самому планировать свое время и работать как удобнее. 

Промежуточный контроль также эффективен в работе с «процессниками», которые склонны закапываться в нюансы. А мы ждем от них определенные результаты на каждом этапе. Это помогает довести любимый ими процесс до нужного нам результата.   

По срокам

Можно идти от сроков, согласовав с командой график выполнения этапов работ. Далее мы собираемся (в идеале, по пятницам) и подводим итоги внутри коллектива: кто успел, кто не успел, что сделано, а что пошло не так. 

Контроль персонала через сроки выстраивает жесткий таймлайн. Этот вид контроля подходит для работ, где нужно и можно рассчитывать временные затраты на каждый вид работ. Нарисовать макет сайта можно за условные две недели, заложить фундамент дома можно за условный месяц. Такой вид контроля не подходит для высокоинтеллектуальных или творческих задач: нельзя взять и открыть закон всемирного тяготения к 8 утра в понедельник. 

По произвольно выбранным точкам

Этот метод подходит для потоковых производств, но и в малом бизнесе его можно творчески переосмыслить. Суть в том, что мы внезапно проверяем сотрудников. Причем в произвольно выбранном аспекте работы: сегодня смотрим на качество, завтра на технику работы, в понедельник на дисциплину.   

  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Основные методы контроля

Проведение «планёрок»

Внедрение «тайного покупателя»

Установление ключевых показателей эффективности (KPI)

Фиксация задач и успехов на доске мотивации

Отмечайте на доске KPI, планы продаж и так далее. Каждый день или в оговоренный период сотрудники заносят на доску свои достижения. Результаты всегда на виду, и это мотивирует без всяких штрафов. Когда отмечают достижение коллективных целей — это еще и сплачивает команду. Можно сделать доску достижений в CRM, но круче, когда она висит по-старинке, на стене офиса.    

Контроль может быть тихим. Кажется, что люди работают без надзора, но на самом деле офис напичкан камерами, а компьютеры сотрудников — программами, следящими за расходом трафика и времени персонала. Шпионить за сотрудниками вы можете, только письменно их уведомив и получив разрешение. Таков закон. А инструменты есть самые разные. Расскажем коротко об основных методах. 

Программы «учета рабочего времени» и наблюдения за рабочим столом

  • фиксировать время прихода на работу и штрафовать за опоздания;
  • просматривать рабочий стол сотрудника на предмет того, чем он занят;
  • прослушивать разговоры с клиентами и оценивать эффективность работы;
  • выявлять мошенничество и недобросовестное использование ресурсов работодателя;
  • отслеживать конфликты и утечку корпоративной информации.  

Торговые представители, курьеры, экспедиторы на грузоперевозках и другой разъездной персонал получают на работе планшет и специальный трекер, по которому работодатель отслеживает, где именно находится сотрудник. Следим, занимается он рабочими задачами или поехал по своим делам. 

Камеры в офисе и на производстве ставят для контроля рабочего времени персонала и оценки эффективности труда. Идеально размещение видеокамер с записью звука — так вы проверите и качество работы, например, колл-центра или отдела продаж. 

Прослушивание телефонных звонков

Правильно, когда записи звонков сохраняются в CRM и прикрепляются к карточке клиента. Вы получаете историю взаимоотношений с клиентом, что удобно для доведения его до сделки.  

Оценка деятельности сотрудников по методологии DISC

  • dominance (господство); 
  • inducement (побуждение); 
  • submission (подчинение); 
  • compliance (согласие). 

Опросник по типологии DISC используется при профайлинге на собеседовании, но и ваших нынешних сотрудников можно профилировать по DISC, чтобы определить, какие из них: 

Разбор по DISC помогает формировать рабочие команды, грамотно распределять задачи и подбирать мотивацию, исходя из способностей и поведенческих паттернов сотрудников. 

Современный метод контроля персонала — отчетность в CRM-системе. Это не только удобно, но и позволяет автоматизировать многие бизнес-процессы, вести статистику и делать аналитику, непрерывно совершенствуя работу. Вам не нужно ждать от сотрудников отчеты. Вы просто открываете CRM и видите цифры, выполненные задачи, дедлайны и учет рабочего времени. С помощью CRM легко контролировать и удаленных сотрудников. Популярные CRM-системы: Битрикс24, Мегаплан, AmoCRM.

Важно понимать, какие задачи выполняют сотрудники, где потенциально могут быть слабые места: воровство, прокрастинация, нарушение нормативов. От этого строится организация контроля персонала. Комплекс методов работает лучше. При этом комплекс включает не только технику: видеокамеры и другие устройства, программы слежения и CRM-систему. В первую очередь контроль строится на системе мотивации, выстроенной с учетом особенностей работы и психологических типов сотрудников.   

Какое ПО установить для контроля работы сотрудников

Инструменты, повышающие эффективность офисных работников: 

Инструменты, повышающие эффективность мобильных сотрудников:

Инструменты, повышающие эффективность «удаленщиков»: 

Причины и последствия чрезмерного контроля работы сотрудников

  • снижается мотивация сотрудников — если мне не доверяют и в итоге все исправят, зачем делать сразу хорошо? 
  • снижается эффективность руководителя — он становится «нянькой» сотрудникам, а на стратегические задачи времени не остается;
  • больше контроля — меньше времени на работу у всех.

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Контроль процесса, суть которого не ясна — когда гуманитария ставят на контроль высокотехнологичной работы. Он не может оценить ни качество, ни сроки, ни риски. 

Скрытый контроль — когда вы неявно следите за персоналом, и в случае ошибки налетаете «коршуном» на сотрудника, он чувствует себя, как в триллере. 

Контроль работы персонала — деликатный вопрос, который часто принято решать силовыми методами: давить, штрафовать, увольнять. Однако гуманистический подход, уважение к правам и самостоятельности сотрудников, доверие к их решениям более эффективны. Ведь человек способен на большее, если его уважают. 

StaffCop Enterprise — программное решение для учета рабочего времени, контроля эффективности работы персонала и предотвращения утечек конфиденциальных данных. Данная статья продолжает цикл публикаций о практических сценариях использования StaffCop Enterprise и рассказывает, как с его помощью контролировать действия удаленных сотрудников.

1. Введение

2. Архитектура

3. Учет оплачиваемого времени

4. Контроль активности

5. Контроль присутствия на рабочем месте

6. Выводы

Введение

В России рекордными темпами набирает популярность привлечение удаленных сотрудников. Все больше профессий не требуют от персонала  постоянного присутствия в офисе, и с развитием сетевых технологий работодатели стали всё чаще привлекать к работе удаленный персонал.  

В некоторых организациях пользуются услугами фрилансеров — временных работников, привлекаемых для решения определенных задач, без их включения в штат компании, в других — переводят штатных работников на удаленный режим. Подобная практика позволяет компаниям значительно снизить расходы на сопутствующие нужды — оплату парковки и проезда, организацию рабочего места, корпоративное питание и прочее. По данным аналитического центра SuperJob, в России более 22% компаний имеют в штате удаленных сотрудников, еще 11% привлекают на разовые работы фрилансеров. При этом 24% опрошенных менеджеров по персоналу считают, что удаленные сотрудники без соответствующего контроля работают хуже персонала в штате, а 31% склоняются к мнению, что удаленный работник выдает такой же результат, как и в офисе.

Нужно отметить, что продуктивность удаленных работников страдает в первую очередь из-за отсутствия контроля.  На помощь приходит продукт StaffCop Enterprise, одинаково эффективно работающий как в сети предприятия, так и на удаленных рабочих местах.

Архитектура

Архитектура StaffCop Enterprise построена на клиент-серверном исполнении, подключение к серверу осуществляется по HTTPS (443 TCP-порт). Поддерживается работа в любых сетевых инфраструктурах, обеспечивающих подключение от клиента к серверу, включая NAT-трансляцию, VPN-каналы и другие варианты подключения. Благодаря этому StaffCop Enterprise может быть установлен на удаленный компьютер, не находящийся в локальной сети предприятия.

Еще одна особенность StaffCop Enterprise, делающая работу с удаленными сотрудниками удобной, — это поддержка offline-режима, в котором данные на клиенте, при отсутствии подключения к серверу, накапливаются и передаются без потерь после установления подключения. Эта функция позволяет обеспечить постоянный контроль сотрудников, выходящих в интернет через временные каналы связи — мобильные 3G/4G-модемы, публичные Wi-Fi-подключения и так далее.

Чтобы обеспечить бесперебойный прием данных от клиентов, сервер StaffCop Enterprise поддерживает резервирование. Если агент не сможет подключиться к основному серверу, он будет пересылать данные на резервный. Если резервный сервер не задан или недоступен,  данные будут переданы при восстановлении связи.

StaffCop Enterpise имеет гибкую политику лицензирования — предлагаются именные лицензии, привязывающиеся к определенному компьютеру, а также конкурентные лицензии, которые больше подойдут  для удаленных сотрудников . Последние не зафиксированы за конкретным рабочим местом и могут быть использованы на любом компьютере, учет количества лицензий производится на сервере, во внимание принимается только количество одновременно подключенных клиентов. Использование конкурентной лицензии помогает организовать работу с часто меняющимися удаленными исполнителями. При этом нет необходимости выделять дополнительные средства на закупку лицензий для StaffCop Enterprise.

StaffCop Enterprise обладает большим числом функциональных возможностейполный перечень которых рассматривался в нашем обзоре, из них наибольшую эффективность имеют модули контроля рабочего времени и функции по слежению — мониторинг ввода и запись снимков экрана. Дополнительно используются функции по мониторингу сетевого трафика и контролю активности приложений, так как информация от этих модулей применяется при учете рабочего времени.

Учет оплачиваемого времени

В большинстве случаев труд удаленного работника оплачивается по количеству рабочих часов, и важная задача работодателя — обеспечить учет потраченного времени для проведения расчетов с сотрудником. Как уже упоминалось в предыдущей статье цикла, StaffCop Enterprise обладает функциями по учету рабочих часов.

Рисунок 1. Учет рабочего времени в StaffCop Enterprise

Учет рабочего времени в StaffCop Enterprise

 

StaffCop Enterprise способен автоматически определять присутствие пользователя за компьютером и обеспечивать аудит количества рабочего времени. Для удаленных сотрудников, как правило, применяется только информация о суммарной активности пользователя, без учета времени опозданий и переработок (работа после окончания трудового дня). 

StaffCop Enterprise позволяет выводить отчеты как по отдельному сотруднику, так и по всей организации в целом. Сводные отчеты помогают выявить лучших и худших сотрудников в компании. Система отчетов и таблиц с данными может активно использоваться специалистами отдела кадров в их работе с персоналом. В StaffCop Enterprise можно экспортировать и печатать отчеты, что позволяет использовать продукт для презентации работы компании руководству. Кроме того, данные из StaffCop Enterprise можно выгрузить в Excel, что помогает автоматизировать рутинную работу бухгалтерии и отдела кадров по составлению отчетности, заполнению платежных ведомостей и расчету с удаленными сотрудниками.

Контроль активности

Использовать данные учета рабочего времени StaffCop Enterprise без дополнительной обработки можно только в одном случае — если сотруднику для выполнения служебных обязанностей выдано отдельное устройство и он не использует его в личных целях. StaffCop Enterprise при подсчете проведенного за компьютером времени учитывает всю активность пользователя — от момента входа в систему до завершения работы, за исключением времени отсутствия активности (перерывов). Однако в большинстве случаев один и тот же компьютер используется как в рабочих, так и в личных целях.

Чтобы работодателю не пришлось оплачивать нерабочее время сотрудника, в StaffCop Enterprise реализованы функции контроля активности пользователя за компьютером. Для разделения рабочего и нерабочего времени производится определение активного приложения и анализ сетевого трафика. Администратор задает в StaffCop Enterprise перечень программ, которые применяются для исполнения служебных заданий, а также список сайтов, имеющих отношение к работе. В отчете по учету рабочего времени выделяется время, потраченное на исполнение служебных функций, что позволяет производить расчет непосредственно за время, потраченное на работу.

Рисунок 2. Графики продуктивности сотрудников в StaffCop Enterprise

Графики продуктивности сотрудников в StaffCop Enterprise

 

В качестве дополнительной проверки StaffCop Enterprise позволяет производить съемку экранов удаленных пользователей, обеспечивая процесс ручного контроля деятельности сотрудников. Снимки экрана производятся в автоматическом режиме с интервалом, задаваемым администратором. Дополнительно StaffCop Enterprise позволяет делать снимки с веб-камеры, если требуется убедиться в наличии пользователя за компьютером.

Рисунок 3. Просмотр снимков экрана в StaffCop Enterprise

Просмотр снимков экрана в StaffCop Enterprise

 

Использование кейлоггера совместно со снятием скриншотов помогает не только убедиться в эффективности использования рабочего времени, но и обеспечить контроль сотрудников, обладающих доступом к важной информации. Если удаленный сотрудник имеет контакты с клиентами компании, функции контроля переписки, кейлоггер и возможность записи звука с микрофона позволяют контролировать качество предоставления услуг, а также собрать архив для расследования жалоб и замечаний клиентов.

Контроль присутствия на рабочем месте

Не всегда работа связана с активным использованием компьютера, например, в случае операторов различных пультов, станций, охранников и т.п., присутствие на рабочем месте которых очень важна.  Для этого в StaffCop Enterprise присутствует модуль контроля сотрудника на рабочем месте, который посылает запросы сотруднику, на который он должен ответить, подтверждая свое присутствие. В случае невыхода на связь в назначенное время система отправит уведомление ответственному лицу, а по возвращению на рабочее место сотруднику будет предложено ввести причину своего отсутствия.

По данным компании StaffCop эта функция также популярна для контроля присутствия персонала в удаленных офисах, сети складов и розничных точках продаж.

«Наша компания имеет большую сеть офисов распределенную по всей России, с помощью функции контроля присутствия в StaffCop Enterprise мы смогли значительно повысить дисциплину руководителей региональных офисов, что напрямую сказалось на эффективность работы компании в целом», —поделился впечатлениями Алексей Марков, директор ИТ микрофинансовой компании «Джет-мани».

Рисунок 4. Уведомление об отсутствии активности на экране пользователя

Уведомление об отсутствии активности на экране пользователя

 

Выводы

Благодаря продуманной архитектуре, гибкому лицензированию и широким функциональным возможностям StaffCop Enterprise значительно облегчает и автоматизирует контроль удаленных пользователей. Продукт обеспечивает контроль и учет оплачиваемого рабочего времени, позволяя исключить лишние траты на выплаты персоналу и повышая эффективность труда.

StaffCop Enterprise предоставляет инструменты для сбора и хранения истории общения удаленных сотрудников с клиентами — записывает разговоры, собирает информацию о переданных сообщениях и делает снимки экранов. Все это позволяет значительно повысить эффективность и снизить стоимость обслуживания удаленных колл-центров, отделов техподдержки и других сотрудников, чья деятельность связана с прямым общением с клиентами.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть