Инструкция по удаленной работе для сотрудников

Какие шаги для налаживания дистанционной работы сотрудникам нужно сделать, чтобы учесть все аспекты перевода на удаленку: законодательные, технические, организационные и психологические. В нашей сегодняшней статье инструкция о том, как правильно организовать и перевести на удаленную работу сотрудников, и как СБИС легко обеспечит этот переход.

Кого можно перевести на удаленную работу в офисе? Практически весь персонал, за исключением служб, отвечающих за жизнеобеспечение здания/помещения и техники, а также дежурный офисный персонал. Переводят на удаленную работу программистов, айтишников, менеджеров, юристов, маркетологов, службу поддержки клиентов, пресс-службу, бухгалтерию, кадры, управленческий персонал и других.

Когда пишут про удаленную работу, чаще всего останавливаются на том, как мотивировать сотрудника работать в домашних условиях, а не сидеть в интернете или у телевизора. Однако мотивация сотрудника – это лишь малая часть того, что нужно сделать при переходе на удаленную работу. Необходимо учесть множество аспектов.

4 направления работы при переводе офиса на дом:

• Законодательное (отвечает кадровое подразделение),
• Техническое (отвечает ИТ-служба),
• Организационное (отвечает менеджмент компании),
• Психологическое (отвечают менеджмент и кадры).

Удаленная работа: оформление согласно законодательства. Отвечают кадры

1. Прежде всего, нужно определиться, кого именно компания будет переводить на удаленную работу, составить поименный список таких сотрудников и начать готовить всю необходимую документацию. Необходимо знать, что дистанционная работа регулируется Трудовым кодексом. В ТК гл. 49.1 посвящена особенностям регулирования труда дистанционных работников.
2. Нужно подготовить приказ об удаленной работе по компании, в котором надо указать причины такого решения и сроки работы на удаленном формате. В текущей ситуации причина – «чрезвычайные меры по противодействию коронавирусной инфекции», а в качестве конечного срока можно указать не конкретную дату, а использовать формулировку — до окончания действия чрезвычайных противоэпидемиологических мер на территории России или субъекта федерации.
3. От работника требуется заявление о переходе на дистанционный формат выполнения должностных обязанностей.
4. Далее с каждым работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на дистанционную работу. Данное соглашение является обязательным, подробности прописаны в главе ТК о регулировании труда дистанционных работников. В документе должны быть указаны – рабочее место сотрудника, средства связи, передаваемые материальные ценности, требования по защите данных.
5. Допсоглашение рекомендуется дополнить локальными нормативными актами. Законодательно эта норма не закреплена, но работодатель имеет право установить правила дистанционной работы. В частности, дополнить допсоглашение актом, в котором будут прописаны принципы удаленной работы, например, порядок постановки задач, сроки их выполнения, способы отчетности. Отдельным актом можно прописать недопустимость передачи данных третьим лицам и ответственность за сохранность данных. Защищенность информации – зона риска работы на удаленке, поэтому данной теме следует уделить особое внимание.
6. Оплата удаленной работы осуществляется в полном объеме.

Техническая подготовка – ответственность ИТ-подразделения

1. Нужно решить вопрос с «железом», то есть с техникой. Требуется понять каково удаленное место работы сотрудника, какой техникой он располагает. Оптимальный вариант – вооружить всех ноутбуками. Также важно помнить, что у удаленщика требуемая для работы техника на этом не заканчивается: не нужно забывать про наушники и микрофон, которые обязательно понадобятся при удаленной работе.
2. Установить на все рабочие места сотрудников, переведенных на удаленную работу, нужное программное обеспечение. Установка и настройка софта – задача, которая может оказаться под силу не всем сотрудникам, лучше, если это сделают профессионалы.
3. В задачи ИТ-подразделения также входит и ответственность за качество связи. Нередко сотрудники возлагают надежды на мобильный интернет, однако для полноценной работы его может быть недостаточно или его технические характеристики могут не соответствовать предстоящей нагрузке. Поэтому эксперты в этом вопросе чаще рекомендуют выходить в интернет с выделенной линии или иметь домашний Wi-Fi. Нужно помнить, что у сотрудника есть право потребовать возмещения дополнительных расходов, которые он понес в ходе удаленной работы, в том числе расходов на связь.

Построение новых бизнес-процессов – ответственность руководителя

1. Проведите обучение, познакомьте сотрудников с принципами удаленной работы.
2. Четче обозначайте задачи и этапы их выполнения.
3. Используйте формат видеосвязи. Это простимулирует сотрудника встать с постели, привести себя в порядок и сесть за рабочее место. Данный формат актуален особенно на старте удаленной работы, чтобы у сотрудника выработалась «гигиена» работы в удаленном режиме.
4. Используйте канал коммуникации, который позволит сотрудником быть на связи в режиме онлайн.
5. Наладьте контроль за работой, на старте сформируйте систему отчетности. Системность позволит сотруднику не отвлекаться на домашние дела и другие, не относящиеся к работе занятия.
6. Давайте обратную связь.

Виртуальный корпоративный дух – новое слово в корпоративной культуре

1. Важная задача – «не потерять» сотрудника на удаленной работе во время карантина как эффективного и заряженного работника. С одной стороны, на эту цель будут работать хорошо выстроенные бизнес-процессы и коммуникационный инструментарий, о котором мы рассказали выше, с другой – необходимо поддержать сотрудника психо-эмоционально, чтобы он не потерял мотивацию, лишившись живого общения и оказавшись в ситуации социальной неопределенности.
2. Чтобы переход на удаленку не демотивировал сотрудника, прежде всего, начать надо с объяснения коллективу происходящих перемен: их причин, сроков работы в новом формате и т.п. Это позволит избежать ненужного напряжения, домыслов и демотивации.
3. Используйте групповые форматы онлайн-коммуникации, чтобы у сотрудников не потерялось ощущение командной работы и единства с компанией.
4. Информируйте сотрудников о важных событиях, происходящих в компании, о результатах удаленной работы офиса. Для этой цели, безусловно, отличным инструментом служит корпоративный портал.
5. Продолжайте соблюдать корпоративные традиции, например, поздравлять сотрудников с днем рождения, создавайте новые объединяющие проекты, например, благотворительные и социальные акции, так актуальные в текущей ситуации и т.п.
6. А еще очень важно доверие: ведь нередко отправлять на удаленную работу сотрудников не спешат сами работодатели, которые думают, что дома работники будут «отлынивать» от выполнения своих должностных обязанностей. Такое отношение может повлечь излишнюю заорганизованность процесса. Однако, если на удаленку перейти грамотно, соблюдая все шаги, которые мы описали в статье выше, результат должен приятно удивить скептиков. Да и не время сейчас, чтобы относиться к работе «спустя рукава» – потерять работу в текущих условиях слишком безответственно.

Платформа СБИС — мечта удаленщика

Существенно облегчить удаленную работу сотрудников можно с помощью электронных сервисов. Для того чтобы работать дистанционно в СБИС, не требуется никаких сложных дополнительных действий. В любом браузере компьютера удаленщика, на его мобильном телефоне или планшете вводится логин и пароль пользователя, и сотрудник оказывается в привычной системе, в которой он работал в офисе. Все функции в системе доступны в круглосуточном режиме, кроме того, в качестве «плеча» существует служба поддержки клиентов, в которую можно обратиться при возникновении трудностей. А если вы не хотите голосовых коммуникаций с поддержкой, то в сервисе есть обширная база знаний, содержащая ответы на абсолютное большинство вопросов. Специально для перехода на удаленный режим мы разработали специальный тариф.

Приведем несколько примеров того, что можно делать в СБИС на удаленке.

• Умная постановка задач.
• Мониторинг действий сотрудника.
• Удобная система внутренних коммуникаций.
• Продажи «под ключ». От удаленного поиска клиентов до выставления счета, оформления актов, накладных, счет-фактур.
• Ведение учета. Дистанционная подготовка отчетности и отправка в контролирующие органы, работа по поиску и трудоустройству персонала и многое другое.

Подробнее о том, как перейти на удаленку с помощью СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.

Тем, кто еще не знаком с системой СБИС, хотим представить наши флагманские решения.

Система СБИС Электронная отчетность автоматизирует процесс подготовки и сдачи электронной отчетности. Система проверяет правильность форм отчетности, точность отчетной информации и соблюдение сроков сдачи отчетов в государвственные органы.

СБИС Бухгалтерия и учет — универсальный инструмент ведения бухгалтерии для любого бизнеса. Сервис не только ведет бухучет, но и рассчитывает зарплату, ведет кадровую документацию и многое другое.

СБИС Электронный документооборот ускоряет обмен данными как внутри компании, так и с контрагентами. Система увеличивает скорость и качество взаимодействия между партнерами.

Со СБИС Управление персоналом – организуйте рабочее пространство для управления сотрудниками. Легко рассчитывайте заработную плату, создавайте мотивационные схемы, контролируйте выполнение задач, ведите документацию по каждому работнику и принимайте сотрудников на работу. Со СБИС Учет и контроль времени составьте персональный календарь каждого работника и следите за выполнением плана по всей компании и каждому отделу в частности.

Для контроля работы коммерческого отдела используйте СБИС CRM система стимулирования продаж: организуйте в период карантина весь цикл продаж онлайн: со СБИС продажи идут даже если сотрудники работают дистанционно. Проводите виртуальные собрания и видеосовещания, делайте рассылки сотрудникам с оперативными новостями через корпоративный мессенджер, используйте облачную телефонию.

Слава Баранский, совладелец Лайфхакера и его бывший главный редактор, написал на Medium большую статью о том, почему сегодня офисные сотрудники нужны малому количеству фирм, а большинство уже может работать из дома или из любой точки Земли.

Мой опыт в офисах — от торговой жлобской конторы в квартире вместо офиса до роскошного офиса «Яндекс» — составил почти 8 лет и вот что я понял.

Константа «работа — это офис» настолько живуча, что выбить её из голов очень сложно.

Старая модель офиса

Дон Дрейпер в разгар рабочего дня в офисе

Офис трансформировался. Вам не нужен больше человек, чтобы помнить о важном, не забывать о встречах и просто выполнять свою работу. Пить стало неприлично в течении рабочего дня. Кабинеты мало у кого есть. Но офис сам по себе остался. Константа «работа — это офис» настолько живуча, что выбить её из голов очень сложно. Этим больны не только пожизненные топ-менеджеры корпораций и «красные директора», но и молодые стартапы, которые первые «посевные» деньги зачем-то сразу тратят на офис, а не на продукт или продажи.

Начальник «на упругом»

Что делать: Менять начальника сложно, но вот изменить коммуникацию с ним можно: стать более открытым в отчетности и просто рассказывать без пинка, что вы делаете. Всё это позволит снизить напряжение и сделать его менее «упругим» боссом.

Корпоративная культура и рабочие часы в офисе

Корпоративная культура — это совокупность господствующих в организации ценностных представлений, норм и образцов поведения, определяющих смысл и модель деятельности сотрудников независимо от их должностного положения и функциональных обязанностей.

Ничего общего с тем, зачем вас загоняют в офис и тем, что такое на самом деле корпоративная культура, нет. Никакая дорога по пробкам и обозлённость от метро в час-пик не помогает строить эту самую культуру компании. Сидение с 9 до 6 не есть корпоративная культура. Зависание с коллегами до ночи в Counter Strike не строит корпоративную культуру. Не строит её пиво и пицца. Это просто человеческие отношения, но никакая не культура. Тем более точно не корпоративная культура.

Что делать: Если вы хотите постоянно или выборочно работать удаленно, то не принимайте как причину отказа фразу «Это у нас такая корпоративная культура». Когда мне такое говорят, то я слышу что-то типа «Я просто тебе не доверяю и хочу за тобой присматривать. Но не переживай, не только тебе, но и всем тут. Так что жду в 9:00 и чтобы без опозданий!» Вы можете постараться выстроить доверие своими успехами и постоянными своевременными коммуникациями, в которых вы являетесь инициатором, или же немедленно покинуть место, в котором вам настолько не доверяют.

Чем добродушнее и более открыты ваши коллеги, тем больше они делятся с вами своими переживаниями. Меньшую долю в них занимают разговоры о работе. Признаюсь, мне это очень мешает работать. Кого-то это неимоверно бесит. Я спрашивал.

Приучите взаимодействовать с вами отложенно и переносите все обсуждения на совместный обед или на вечер после работы (если у вас нет занятий поинтереснее). Это не просто упорядочивание связей, но и ещё один шаг к удалённой работе в будущем.

Не смотря на то, что обедать советуют не одному, я предпочитаю делать это именно так. Причина не в том, что мне не интересно, о чём говорят коллеги, а в том, что мне действительно нужно обдумывать первую половину дня и решить, что я буду делать во второй. Этот час я всегда оставляю себе.

Что делать: Если вы всё ещё постоянно в офисе, то выработайте свои привычки и следуйте им. А ещё знайте, что обед при работе дома занимает обычно всегда менее часа, даже если вы готовите этот обед сами. Приготовить спагетти — это 15–20 минут, овощной суп — 20 минут, сэндвич с курицей — 10 минут. И всё это свежая сегодняшняя еда в 2–3 раза дешевле и вкуснее.

Только серьезные компании могут позволить себе купить для вас эргономичный стул, удобный стол, хорошую технику. На большинстве моих работ это были раздолбанные стулья, которые получает каждый новичок (лучшее всегжда до вашего прихода забирают себе сторожилы), компьютеры, которые меня бесили своим уродством и наличием на них ОС Windows…

Внешние посетители и время затрачиваемое на их приём

1. вы добираетесь в БЦ в центр по пробкам;
2. ищите парковку еще 15–20 минут;
3. ждете в холле БЦ пока вам выпишут пропуск или дозвонятся тому, кто вас пригласил;
4. потом вы ждете пока он/она за вами спустится. Иногда это может длиться 10–20 минут и более;
5. потом вас садят в переговорку и предлагают кофе/чай/виски и в это время собирают всех причастных. А они не всегда на месте. Бывает так, что встреча наступила, а кто-то на другой встрече или на обеде и все его ждут;
6. сама встреча;
7. расшаркивания;
8. пункты 1–2 в обратном порядке.

Что делать: Договоритесь с клиентами о расписании таких встреч заранее. Постарайтесь сделать клиента частью процесса и не оставляйте ему роль нервного ожидателя дедлайна. Он задёргает и вас, и сам изведётся. Пригласите его в вашу систему организации проектов наблюдателем. К примеру, это позволяет Битрикс 24, Basecamp или просто расшареный и регулярно обновляемый документ Google Docs, в котором можно включить оповещения по почте. Пусть на него вывалится поток писем, который показывает, что все заняты его проектом с максимальным фокусом. Пустите его в Dropbox, пусть живет с вами виртуально. И помните, если вы и ваша команда настроит работу с нервным удалённым заказчиком должным образом, то и внутри своей компании сделать это — плёвое дело.

Люди как компании — у них куча прорывных идей, но, почему-то, все они лежат в чулане. Но и люди, и компании одержимы созданием новых и новых идей вместо того, что бы реализовать те, что давно придуманы. Для этого руководители постоянно собирают встречи и обсуждения, постоянно хотят с вами о чём-то поговорить и в разных конфигурациях что-то обсудить. Я не видел более тупых и неэффективных явлений, чем собрание всей компании или целого отдела для «придумывания чего-то нового» или «обмена опытом». Это действтительно настоящая катастрофа. Бардак, муть и бессмыслица.

Идеи могут создаваться и при Skype-звонке, да и собираться парам совсем не обязательно в офисе. В общем, ведите учёт придуманным и реализованным идеям. Поднимайте вопросы реализации этих самых идей и беритесь за их реализацию. Это самостоятельная работа, для которой нужен полный фокус, и худшее место на земле для этого — офис с его движем.

Если вы работаете в Европейскими партнёрами, то всё немного проще — разница во времени не существенна и не привносит коррективы в ваше работу. Если же вы работаете с США, Австралией или Азией, то разница может быть как несколько часов, так и «у нас день, у них — ночь». Это потребует от вас общения с людьми ранним утром или поздним вечером.

Если аргумент у вашего босса — телефон-то в офисе!, то расскажите ему про SIP-телефонию или найдите другое приемлемое решение. Большинство систем связи сегодня имеют веб-шлюзы, открытые протоколы и могут быть доступны на компьютере или смартфоне. Западные коллеги охотно перепрыгивали в Skype, Google Hangout или WebEx, если я просил их об этом. Политика безопасности — это круто, но смартфоны есть у всех 🙂 И если им надо вам что-то продать или решить проблему, они будут там, где вы попросите их быть.

Никакой хаос не рождает порядок. Если вы хотите завершать дела и наводить порядок, то нет ничего лучше, чем система GTD. Пусть вокруг бушует ураган, а на вашем фронте будет полный порядок и пустая голова по вечерам плюс уверенность, что у вас всё под контролем.