Эффективность удаленной работы

На растущем рынке компании могли себе позволить не обращать внимание на недостаточную эффективность работы ряда сотрудников. В кризис, когда приходится «резать косты», снижать постоянные затраты, зачастую — сокращать персонал, повышение эффективности работы оставшихся сотрудников и оптимизация бизнес-процессов становятся жизненно необходимыми. Стремительное распространение коронавирусной инфекции COVID-19 не оставило выбора ни руководителям, ни сотрудникам — необходимо срочно перестроить бизнес таким образом, чтобы обеспечить эффективное удаленное управление компанией, результативную работу сотрудников в удаленном режиме и выполнение ключевых бизнес-показателей.

• нет четкого разделения ответственности;
• бизнес-процессы не регламентированы, многие поручения выполняются сотрудниками, как им удобно;
• нет механизмов постановки и управления поручениями и регулярными задачами, отсутствует регулярная отчетность;
• контроль выполнения задач и поручений происходит стихийно.

• сместить внимание с процесса выполнения рабочих задач, на результативность сотрудников, выраженную в измеримых показателях;
• выстроить сквозную систему показателей, объединяющую цели компании и подразделений с целями каждого сотрудника;
• мгновенно получать информацию о невыполнении планов, поручений с указанием ответственного;
• разработать индивидуальные показатели результативности для каждой должности (или сотрудника) с привязкой к индивидуальной схеме премирования;
• автоматически рассчитывать премии и коэффициенты выполнения плана;
• контролировать исполнение отдельных поручений, задач, зафиксированных в ходе совещаний.

• определить плановые и фактические значения для 50 показателей;
• распределить и проконтролировать 100 поручений;
• рассчитать 10 коэффициентов результативности и произвести расчет премий;
• обсудить с каждым сотрудником результаты его работы и шаги для повышения его результативности в следующем месяце.

Вручную это делать практически невозможно. Внедрение управления компанией по KPI без автоматизации может стать испытанием на прочность для любого руководителя. И здесь на помощь организациям приходит проверенный инструмент управления эффективностью сотрудников по ключевым показателям деятельности — решение «1С:Управление по целям и KPI», разработанное совместно с компанией «Волгасофт». Применение «1С:Управление по целям и KPI» позволяет значительно повысить производительность труда и обеспечить операционную устойчивость компании в кризисных условиях пандемии COVID-19.

• руководители;
• сотрудники, участвующие в создании ценностей для клиентов: продавцы, производственники, логисты, сервисные сотрудники;
• сотрудники, работающие на внутренних клиентов: бухгалтеры, юристы, служба качества, ит-служба.

Разные категории сотрудников обладают разным уровнем ответственности, в их работе по-разному сочетаются количественные, качественные (оцениваемые экспертно) показатели и разовые поручения. Поэтому их матрицы результативности будут отличаться друг от друга. При построении матрицы результативности сотрудников каждый показатель имеет вес, плановое и фактическое значения, коэффициент выполнения плана:

По матрице в целом высчитывается коэффициент персональной результативности (КПР) сотрудника за период, расчёт учитывает коэффициент выполнения каждого показателя и его вес в матрице:

После итогового расчета КПР также можно увидеть окончательный расчет результативности и то, какое вознаграждение получит сотрудник:

На основании итогового КПР определяется, какую премию получит сотрудник. Размер премии может определяться по-разному: как фиксированная сумма или рассчитываться по формуле. В программу необходимо внести плановые и фактические показатели, остальные расчеты произойдут автоматически:

• по сквозным показателям, которые относятся ко многим сотрудникам;
• по всем поручениям, выполняемым в компании;
• по результативности выполнения планов подразделений и компании в целом.

А сотрудники, в свою очередь, могут контролировать свою работу в течение месяца, видя, какие показатели им необходимо подтянуть:

Таким образом, «1С:Управление по целям и KPI» позволяет организовать эффективное взаимодействие между руководителями и сотрудниками для управления результативностью персонала, работающего удаленно.

Решение «1С:Управление по целям и KPI» успешно внедрено и используется в компаниях различного масштаба и отраслей, среди которых:

Группа компаний UMATEX (входит в Госкорпорацию «Росатом») ­- крупнейший производитель углеродного волокна в России. В ходе внедрения был реализован контроль вех и ключевых задач стратегических проектов, планирование стратегических KPI компании, планирование KPI сотрудников, автоматический сбор фактических данных, ручной ввод фактических данных по количественным и качественным показателям, расчет коэффициентов премирования. Реализован обмен данными с 1С:УПП в части загрузки кадровых данных и коэффициентов премирования. Внедрение продукта позволило UMATEX управлять результативностью с использованием KPI и сбалансированной системы показателей (BSC).

ООО Мясокомбинат «Олимпия» — производитель широкого ассортимента высококачественных колбас, мясных деликатесов и замороженных полуфабрикатов юга России. Руководству было важно иметь возможность контроля и оценки каждого отдельного специалиста и ситуации на производстве в целом. В ходе проекта реализован ввод плановых и фактических показателей по сотрудникам, ведется аналитика по ежемесячным показателям и отслеживание достижения бизнес-целей, производится автоматический расчет бонусов для сотрудников предприятия. Внедренное решение позволяет использовать все функции современной системы для KPI-управления и учитывает рост потребностей компании в перспективе.

ООО «ТемпТранс» входит в число ведущих перевозчиков наливных грузов в Российской Федерации. Компании необходимо было выстроить эффективную и прозрачную систему оценки и мотивации персонала, осуществить её автоматизацию. Были разработаны карты целей и матрицы результативности для основных функциональных направлений, проведена автоматизация управления по KPI. Автоматизация системы мотивации позволила ООО «ТемпТранс» сфокусироваться на стратегических целях развития и повысить эффективность управления.

Кроме того, решение применяют такие компании, как ГК «Дамате», агрохолдинг «Кубань», «Базэл Аэро», ЗАО «Чебоксарское предприятие «Сеспель», ООО «Риттал», ТОО «GLASMAN TRADE» и другие.

Узнать больше о продукте «1С:Управление по целям и KPI», заказать онлайн демонстрацию и выбрать партнера для покупки можно на сайте фирмы «1С».

Опросы мнений рисуют радужную картину. 94% респондентов утверждают, что продуктивность во время кризиса осталась на прежнем уровне или даже повысилась (Mercer). 79% сотрудников американских компаний со штатом свыше 1000 человек отмечают, что за первые четыре месяца пандемии качество и продуктивность их работы улучшилась (KPMG). Удаленная работа оказала лишь незначительное влияние на продуктивность — она снизилась в среднем всего на 1% (Valoir).

Чем больше энтузиазм, тем сильнее сомнения — как такое возможно? Даже в США у трети домовладений скорость интернет-соединений недостаточна для видеозвонков, а без коммуникаций невозможно эффективное сотрудничество. 35% удаленных сотрудников испытывают сильнейший стресс из-за эпидемии. И это только пара примеров, характеризующих неготовность технических средств и психологические проблемы работников, которые неизбежно должны были сказаться на результатах работы.

Часто под продуктивностью понимают, сколько человек успевает сделать за день. Многие с переходом на удалёнку стали работать дольше — по данным Valoir средняя продолжительность рабочего дня выросла почти до 10 ч. Сказался и фактор новизны — компании Splunk, Affirm и Microsoft отмечают всплеск продуктивности в первые два месяца карантина и постепенное ее снижение в дальнейшем из-за нарастания чувства одиночества.

И чем дольше сотрудники остаются на удаленке, тем больше компаний сообщает о падении продуктивности. Так, по данным Vocon, в апреле 56% компаний оценивали продуктивность удаленной работы как «превосходную». Спустя полгода их энтузиазм заметно поубавился. 40% отмечают начавшееся снижение производительности, четверть из них добавляет о выгорании сотрудников из-за необходимости каждый день работать дома.

Так как же удаленная работа в условиях пандемии влияет на продуктивность (заметим, что фактор эпидемии исключить невозможно)? Ориентиром может служить разработка программного обеспечения, где удаленный режим работы используется давно и широко.

Оценка продуктивности зависит от метрики и проекта

У разработчиков есть все необходимые инструменты, чтобы они могли выполнять свои повседневные задачи удаленно. Многие команды разработчиков собираются под проект из программистов со всего мира и работают исключительно в дистанционном режиме. Более того, для них он стал единственным возможным способом существования — modus vivendi. Однако, это ничего не говорит о том, достигли бы они результатов быстрее, если всех участников команды удалось бы собрать в одном месте.

Да, исследования говорят о большей эффективности дистанционной разработки, однако, они опираются преимущественно на субъективные мнения респондентов проводимых опросов. Согласитесь, не очень надежный источник. Китайские ученые из Чжэцзянского университет Ханчжоу предприняли едва ли не первую попытку количественно оценить влияние работы из дома на продуктивность разработчиков. В течение месяца в пик пандемии в Китае исследователи изучали повседневную деятельность программистов из Baidu, крупнейшей китайской поисковой системы. Они отслеживали и оценивали выполнение типовых задач — написание, отладку, сборку и анализ кода.

Для большинства сотрудников (85%) переход на работу из дома почти никак не повлиял на их производительность, она осталась прежней. Изменения продуктивности у остальных 15% были разнонаправленны — у одних она оказалась значительно выше, у других же заметно ниже. Исследование Чжэцзянского университета

Для оценки продуктивности использовались такие специфические показатели работы программистов как количество написанных и удаленных строк кода, число сборок и ревизий кода и т.д. Несколько неожиданно, они имели меньший разброс, т.е. меньше отклонялись от средних значений, чем при работе в офисе. Иначе говоря, продуктивность при удаленной работе оказалась более предсказуемой. Основные результаты таковы.

1. Из 139 отслеживаемых разработчиков продуктивность изменилась только у 21 человека, на результатах большинства (85%) переход на работу из дома почти никак не сказался —их производительность осталась прежней.
2. Изменения продуктивности у остальных 15% были разнонаправленны — у одних она оказалась значительно выше, у других же заметно ниже. Но по ряду показателей таких как количество написанных строк кода и число компиляций суммарный итог всей группы разработчиков оказался хуже, чем у их офисных коллег.
3. Исследование показало, что изменение продуктивности — позитивное или негативное — зависело от используемой метрики и индивидуальных качеств сотрудников. Например, медианное (среднее) значение для числа сборок оказалась меньшим, чем при работе в офисе, тогда как максимальное значение этого параметра, наоборот, большим. Иначе говоря, некоторые разработчики стали выполнять больше сборок, тогда как большинство — меньше сборок.
4. На продуктивность влияют не только индивидуальные особенности программистов, она может меняться от проекта к проекту и зависеть от его типа, размера, длительности, этапа и даже используемого языка программирования. Так, для большинства небольших проектов основные оцениваемые метрики улучшились, тогда как для многих крупных ухудшились. Причина может быть в том, что в масштабных проектах сложнее согласовать графики работ и наладить коммуникации при работе из дома. Все проекты были условно разбиты на три категории: разработка приложений (прикладное программное обеспечения), серверные решение (серверное ПО, например, Web-сервисы и библиотеки API) и SDK (средства разработки). Для последних двух типов проектов результаты оказались хуже, чем при работе в офисе. Это объясняется тем, что такие проекты обычно сложнее и содержат больше компонент, чем разработка приложений. Соответственно, они требуют более тесного взаимодействия и общения между разработчиками.

Таким образом, если обстоятельства позволяют, при переводе сотрудников на удаленную работу следует придерживаться избирательного подхода. Если продуктивность разработчика падает, то прежде всего необходимо выяснить причины. Возможно, снижение вызвано техническим проблемами, а не индивидуальными особенностями. Тех, кто не может эффективно работать дома, следует вернуть в офис. Тех, кто, наоборот, лучше работает дома, имеет смысл оставить на удаленке.

При работе над конкретным проектом следует учитывать его особенности. Чем сложнее, длительнее и масштабнее проект, тем важнее коммуникации между его участниками. Как отмечают в Baidu, переход на удаленную работу отрицательно сказывается на взаимодействии в команде, что ведет к снижению продуктивности. Соответственно, необходимо особое внимание уделить выбору коммуникационных инструментов для налаживания общения в дистанционном режиме.

Пандемия негативно сказывается на самочувствии и продуктивности

Количественные оценки кажутся более основательными, чем простое выяснение мнений «лучше/хуже вы стали работать». Однако, в действительности не существует надежных общепринятых метрик для измерения продуктивности труда разработчиков. Так, например, число изменений (коммитов в терминологии разработчиков), одна из основных метрик китайского исследования, ничего не говорит об их ценности. Опросы же мнений, при выборе правильной методологии, хорошо коррелируют с объективными показателями.

В исследовании Университета Далхаузи (Канада) «Программирование во время пандемии» для более детальной оценки продуктивности разработчиков использовался адаптированный опросник Всемирной организации здравоохранения Health and Work Performance Questionnaire. Он содержит 11 вопросов о презентеизме и абсентеизме (присутствии и отсутствии на работе), например, как часто не удается сконцентрироваться на работе. Респондентам предлагалось оценить каждый из них по шкале от «ни разу» до «все время».

Главной целью исследования было определить, как пандемия повлияла на самочувствие разработчиков и как это в свою очередь сказалось на их продуктивности. В опросе приняло участие 2225 человек из 53 стран мира, в том числе России. (Российские программисты оказались вторыми по активности участия в опросе, но, к сожалению, данных по странам не приводится). Таким образом, исследование дает более полную картину, чем китайское, ограниченное одной компанией.

Основной вывод: субъективно воспринимаемая производительность у разработчиков снизилась. Этот результат отличается как от китайского исследования, где она осталась, по сути, на том же уровне, так и от большинства других менее глубоких опросов, где радостно сообщается об эффективности удаленной работы. В то же время он представляется более логичным — трудно ожидать чего-то другого в чрезвычайной ситуации.

Самочувствие и продуктивность во время пандемии оказались тесно связаны. Ухудшение самочувствия из-за опасений относительно собственно здоровья и здоровья членов семьи, страха потерять работу и т. п. отрицательно повлияли на продуктивность удалённой работы. Неготовность компаний к чрезвычайной ситуации и плохая эргономика домашнего офиса только усугубили этот эффект.

Средний стаж принимавших участие в опросе разработчиков составил почти 10 лет (9,3 года), а опыт удалённой работы около года (1,3 года). При этом у более половины программистов (58%) он отсутствовал вовсе. У многих даже не было нормального рабочего места — им приходилось работать в спальной, за кухонным столом, сидя на диване и неизбежно отвлекаться на чад и домочадцев. Очевидно, такие же проблемы испытывают многие другие сотрудники.

Поэтому часто оказывается полезным сделать рабочее место более эргономичным. Под эргономикой в данном случае понимается не рекомендации по правильной высоте кресла и стола, положению ног и рук и т.п. Сотрудников лучше прямо спросить, что им поможет чувствовать себя более комфортно и снизить влияние отвлекающих факторов. Новое удобное офисное кресло или наушники с шумоподавлением могут помочь сконцентрироваться на работе.

У самих разработчиков нет единого мнения, какую бы поддержку они хотели получить. Только одно более половины респондентов воспринимают как полезную помощь со стороны компании — оплату домашнего интернета. При этом их ожидания не совпадают с действиями компаний — только одна из десяти взяла на себя оплату счетов за интернет. Другие меры, например, регулярные встречи онлайн, не рассматривалась как полезные.

Таким образом, в качестве главного способа повышения производительности рекомендуется поддержка сотрудников для улучшения их эмоционального состояния. Однако каждый человек реагирует на ситуацию по-своему, поэтому принимаемые меры должны носить индивидуальный характер. Компании должны выяснить, в чем нуждается конкретный сотрудник.

В чем ценность удаленной работы?

Удалённую работу в условиях пандемии нельзя приравнивать к удалённой работе в нормальных условиях. Многие ее достоинства такие как гибкий график работы оказываются попросту неприменимы, поскольку люди были изолированы у себя дома. А именно чередование работы дома и в офисе позволяет использовать преимущества обеих способов организации труда и нивелировать недостатки каждого из них.

Полученные результаты не позволяют сделать однозначного вывода, но ожидать высокой эффективности от удаленной работы при ее поспешном внедрении было, по меньшей мере, наивно. Соответственно, несмотря на глобальный характер эксперимента, делать из него далеко идущие выводы о продуктивности удаленной работы не стоит. К тому же сам вопрос представляется несколько однобоким.

Продуктивность, безусловно, важна, но попытки оценить эффективность удаленной работы как таковой бессмысленны. Это как пресловутая средняя температура по больнице — у каждого пациента свои симптомы и методы лечения. Если процесс в принципе может выполняться дистанционно, многое будет зависеть от исполнителя и организации его работы (коммуникаций, рабочего места и т. п.). И здесь широкое поле для оптимизации, на что в условиях кризиса просто не хватает ни времени, ни ресурсов.

Фокусировка сторонников удаленной работы на продуктивности вызвана желанием развеять предубеждения против нее. Это напоминает ситуацию с продвижением облачных вычислений на ранних этапах их развития. Тогда они рекламировались как способ экономии на собственной инфраструктуре. И хотя нередко это справедливо, решающее значение при их выборе зачастую приобретают другие преимущества такие как возможно быстро получить необходимые ресурсы.

Точно также и ценность удаленной работы для компаний может заключаться отнюдь не в повышении производительности, а, например, в повышении привлекательности на рынке труда. Гибкий режим работы становится одним из основных критериев при выборе работодателя, так что компании, его не поддерживающие, оказываются менее привлекательными для соискателей и могут в дальнейшем столкнуться с трудностями при найме специалистов. Им придется платить ценным специалистам более высокие зарплаты, но даже этого может оказаться недостаточно, чтобы их привлечь.