Что включить в пвтр об удаленной работе

Е. А. Юрова

автор статьи, консультант Аскон по трудовому праву

Уходящий 2020 год внес много изменений в работу кадровых служб и специалистов. Новации приходилось реализовывать практически мгновенно, понимая, что жизнь людей, их здоровье важнее устаревающих норм трудового законодательства.

Деятельность работодателя как юридического лица всегда содержит свои нюансы документирования. Нюансы должны быть закреплены в локальных актах, устанавливающих КАК конкретно на ДАННОМ предприятии осуществляются трудовые отношения. Соответственно, работодателям необходимо актуализировать локальные акты и отразить в них все выявленные в 2020 году устойчивые, повторные аспекты фактических трудовых отношений.

Рассмотрим общие особенности трудовых отношений, какие следует отразить в локальных нормативных актах, в частности, в общем для всех документов — Правилах внутреннего трудового распорядка (далее в тексте — ПВТР).

Диспансеризация

Работодатель обязан освобождать работника на один рабочий день один раз в три года с сохранением места работы (должности) и среднего заработка для прохождения диспансеризации в порядке, предусмотренном законодательством в сфере охраны здоровья (ст. 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ).

Соответственно, работодатель обязан определить процедуру освобождения от работы, процедуру предоставления работником справки медицинских организаций, подтверждающей прохождение им диспансеризации в день (дни) освобождения от работы, возможность предоставления дополнительного дня для диспансеризации и иные аспекты диспансеризации, существующие на данном предприятии.

График отпусков

Также в 2021 году необходимо актуализировать процедуру составления графика отпусков, выделяя возможность некоторых категорий работников (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ) выбирать удобное им время отдыха, закрепляя процедуру выбора в ПВТР и процедуру коррекции графика отпусков, если работник попросит сдвинуть отпуск (Письма Минтруда России от 27.02.2020 N 14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 N 14-2/ООГ-8456).

Удаленная работа

Существенным изменением является выполнение трудовых обязанностей вне места расположения работодателя. Удаленная работа обязывает внести в локальные акты:

1. Возможность выполнения трудовых функций как в помещениях, занимаемых работодателем, так и в помещениях, определяемых работником самостоятельно, т.е. удаленно.

В настоящее время правовое понятие «удаленная работа» в Трудовом кодексе Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ не закреплено. Проект изменений, который содержит терминологию, устанавливающую единство правого понятия дистанционной и удаленной работы, на дату публикации статьи рассмотрен Государственной думой в третьем чтении. Такую работу проект определяет как «выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети „Интернет“, и сетей связи общего пользования».

Соответственно, следует актуализировать не только понятие удаленной работы, но и понятие дистанционной работы, если оно применяется в трудовых отношениях компании.

В случаях, когда предприятие не может перевести на удаленную работу всех работников, необходимо установить перечень подразделений, должностей (профессий), способных осуществлять свою деятельность только на предприятии, и перечень подразделений, должностей (профессий), способных осуществлять свою деятельность удаленно, тем самым определите сведения для включения в условия трудового договора каждого из работников.

2. Выполнение трудовых функций удаленно не может осуществляться без средств производства, оборудования, технической документации и иной информации. Поэтому следует определить обеспечение работников необходимым, предусмотрев сохранность законом защищаемых сведений, используемых в работе. Более подробно сохранность сведений рассмотрена далее в тексте.

3. Удаленное выполнение трудовых функций обязывает работодателя компенсировать расходы работника на содержание удаленного рабочего места, на снабжение этого рабочего места и помещения, где оно находится, электроэнергией, теплом, водой и проч., в том числе расходы на санитарное и бытовое обеспечение труда работника.

Размер этой компенсации, порядок выплаты и иные особенности следует включить в соответствующий локальный акт работодателя, предусмотрев в ПВТР саму выплату как норму.

4. Выполнение трудовых функций вне рабочего места, условия труда которого были оценены в ходе установленной процедуры, обязывает работодателя внести изменения в систему охраны труда, определив разумные меры охраны труда на рабочем месте, находящимся фактически вне юрисдикции работодателя.

5. Удаленная работа обязывает определить в локальных актах порядок учета труда (его количества и качества), порядок учета рабочего времени и иные особенности регулирования производительной деятельности работников компании, закрепив индивидуальные параметры в трудовом договоре.

6. При отсутствии личного контакта следует предусмотреть способ ознакомления работников с локальными нормативными актами, распоряжениями работодателя, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Это можно сделать, признав электронную подпись, формируемую системой электронного делопроизводства компании, или признав надлежащим подписанием документа отправку фотографии, сканобраза распоряжения (листа ознакомления с локальным актом и подобное), подписанного собственноручной подписью работника и иные принятые в компании способы информационного обмена сторон трудовых отношений.

Удаленная работа может потребовать регулирования и иных аспектов трудовых отношений, что обязывает работодателя провести в 2021 году ревизию подойти локальных актов.

Персональные данные

Взаимодействие работодателя и работника в электронном пространстве является не только предметом регулирования взаимоотношений сторон трудовых отношений, но и предметом регулирования сохранности сведений, относимым законом к защищаемой информации.

Мы привыкли к необходимости сохранения персональных данных. В трудовых отношениях следует сохранять и личную тайну, и семейную тайну, и медицинскую тайну, и банковскую тайну, и иные сведения. Юридическое лицо озабочено сохранностью коммерческой тайны, авторского права и проч.

Сохранность законом защищаемых сведений обязывает работодателя внести соответствующие изменения не только в ПВТР, но и иные локальные акты, определяющие сохранность информации на предприятии.

Взаимодействие в электронном пространстве: электронные больничные, электронные трудовые

Цифровое развитие, использование информационных технологий свершилось в электронных листках нетрудоспособности, в электронных сведениях о трудовой деятельности (электронных трудовых книжках), в обмене с пенсионным фондом сведениями о предпенсионерах и проч.

Развитие цифровой среды в виде идентификации участников информационного взаимодействия, платформы идентификации, биометрической идентификации, облачной квалифицированной электронной подписи, цифровых профилей гражданина и юридического лица, которое предусмотрено национальной программой «Цифровая экономика Российской Федерации» (Распоряжение Правительства РФ от 21.02.2020 N 381-р «Об утверждении Концепции развития и функционирования в Российской Федерации системы налогового мониторинга») и эксперимент по использованию в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, уже сегодня обязывает работодателя превентивно закрепить в локальных актах хотя бы саму возможность электронного обмена сведениями между сторонами трудовых отношений, между работодателем и государственными структурами и органами, легализовав существующий обмен сведениями и подготовив будущий переход в цифровую среду.

Учитывая динамику изменений федерального законодательства, рекомендуем также добавить в ПВТР процедуру актуализации локальных актов и процедуру ознакомления с локальными актами. Это поможет не только закрепить сформировавшиеся на предприятии трудовой распорядок и процедуры, но и в будущем выстроить приемлемый сторонам трудовых отношений способ актуализации локальных актов.