Администратор обязанности

Содержание

Среди участников проекта наиболее значимыми субъектами являются заказчик, куратор, менеджер и его команда. Когда компания вырастает «из коротких штанишек» стадии «давай-давай», с активным применением проектной формы число проектов значительно увеличивается. Генеральный директор осознает, что хороших руководителей проектов невозможно получить столько, чтобы хватало. В подобный момент, как правило, возникает новая роль — администратор проекта. Этот специалист способен принять задачи, которые важны, но не настолько, чтобы нельзя было их передать от менеджера.

Должностные обязанности PM включают документационное обеспечение и проведение совещаний проектных команд. Чем качественнее в компании поставлено управление проектами, тем больше регламентов и сопутствующей документации. Организационной и документационной работы становится все больше, она непрерывно усложняется.

Сам профиль PM-достиженца, нацеленного на результат, вводит менеджера во внутреннее противоречие. Он перестает находить мотивацию в «бумажной рутине», поскольку не усматривает связи между реальными действиями и соблюдением регламентных требований. Что делать, если в целом проектная идеология сильна, а качество и уровень процедур не оставляют сомнений в их целесообразности? С какого-то числа проектов (предположим, с двадцати) в компании полезно ввести обязанности администратора. Его еще называют АСУП — администратор системы управления проектами.

Какую роль должен принять на себя АСУП? Кто нужен менеджеру, чтобы главные задачи решались лучше? Практика свидетельствует, что администратор играет роль помощника РМ и секретаря совещаний. Наиболее опытные специалисты способны становиться также и координаторами большого числа вопросов, включая координацию команды. Исходя из реально установленной роли, должности администратора придаются должностные обязанности и соответствующие им функции.

Обязанности и функции администратора проектов

• помощь в организации совещаний, подготовку и согласование итоговых протоколов, контроль извещений и исполнения решений совещаний;
• уведомление и сбор отчетов исполнителей;
• консолидацию отчетной информации от исполнителей;
• помощь менеджеру в подготовке справок, презентаций и отчетов;
• подбор информации в помощь менеджеру для отчетов на стратегическом комитете (контроллинге);
• составление регистров и реестров учета, форм мониторинга и анализа (рисков, показателей) согласно требованиям регламентов;
• оформление актуализированных планов-графиков;
• организацию командировок и приема участников проекта;
• координацию совещаний рабочих групп;
• исполнение прямых поручений PM в рамках подведомственной проектной деятельности;
• коррекцию календарных планов, ресурсной базы и сроков;
• выполнение коммуникационных процедур, рассылку документации по проекту заинтересованным сторонам согласно регламенту;
• иные формы документационного обеспечения процессов управления проектом.

Корпоративная система управления проектами даже в зачаточной стадии своего становления предполагает кооперацию и специализацию не только исполнительских функций, но и операций по управлению проектом. Это касается и обеспечения высокой производительности управленческого труда. Функции секретаря, помощника РМ и координатора выполняет новая роль — администратор проектов. Менеджеру проекта полезно знать о том, какие обязанности он может возложить на администратора, а какие сохранить у себя. Усиленная концентрация на результатах подотчетных задач, несомненно, комфортнее, так как соответствует позиции проектного лидера.